高校檔案館的數字化建設之我見

龐軍+姜楠

摘 要：高校檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，建設數字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。在技術發展的新形勢下，高校要充分運用計算機技術實現檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理，建立各類數據庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。

關鍵詞：高等院校；檔案館；數字化

本文系寧夏醫科大學校級科研課題研究成果，項目編號：XM2016025。項目名稱《建立干部檔案信息資源共享管理模式的研究》。

近幾年來，高校檔案管理正處于從傳統檔案管理向數字化檔案管理的過渡時期，這也是檔案管理必然的發展趨勢。數字化檔案館是在傳統檔案館基礎上建立起來的，但絕不是簡單的傳統檔案館的計算機化，我們可以把它看成是傳統檔案館中檔案的數字化并通過網絡對其進行管理。也可以將數字化檔案館簡單地理解為傳統檔案館的數字化服務，它是以計算機和網絡為環境，打破時空的限制，為用戶提供更先進、更廣泛的服務，其核心是數字化和網絡化，因為它需要數字化的檔案館來充實，并需要有運行良好的網絡體系，其實質是形成有序的信息空間，實現真正意義上的資源共享。

1 構建數字化檔案館的必要性和緊迫性

“數字化檔案館”是指以二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案信息系統。！” 目前，高校檔案部門管理的檔案很大一部分來源于各級黨政機關形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像資料，而現在大量的政府公文、法令、信函等在以紙質文件形式發布和流通的同時，還以電子文件的形式在網上發布與處理，從而形成了大量電子黨政文件；其次，每年數以千計的畢業論文基本上都有了電子文本，師生管理也都已采用了計算機數據庫技術；再者，高校師生大量的科技活動成果日益以數字化形式出現，高校各職能部門上報的報表等材料也往往以電子報表上報，這就形成了大量的電子檔案。然而，高校檔案部門大都只停留在對上級下發的和本校形成的紙質文件的管理。如何管理大量電子文件、電子檔案使它們最大限度地發揮作用筆者認為，當今高校檔案館作為一個信息服務機構，其生存條件就在于數據庫化的信息和網絡化的服務；通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上發布、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。

2 優化館藏檔案內容

如何發掘高校在教學、科研、文化建設上的特色，優化館藏檔案內容也就成為高校數字化檔案館建設不可忽視的重要任務。首先要立足本校，努力發掘自己的特長。比如理工科院校在科研上各有自己的強項，不僅要做好科研檔案歸檔的規范化工作，還可以在與同類院校比較后，突出本校在某一科研領域的專長，通過網站等形式加以彰揚，提高學校在社會上的知名度，加深人們對學校的了解。其二，改變紙質檔案多、多媒體檔案少的傳統檔案文件載體的形式利用現代錄音、攝像等多種技術手段收集檔案，力求內容豐富多彩、形式不拘一格，而不是過去那種單純的少直觀形象材料的文書檔案。其三，充分利用高校檔案館已有的館藏資源，開發高質量的檔案信息產品。在樹立檔案管理與服務職能意識的同時，發揮檔案學術研究的價值。其四，真正發揮檔案館在各部門檔案管理上的監督和指導作用。我們一直強調檔案是“第一手材料”、“最原始的記錄”，而在實際操作過程中檔案館所接受的檔案并未完全達到這一要求，如科研、人物檔案，有許多材料是復印件，或已經歸檔人員整理組織過的材料，有些有價值的材料可能因為工作需要而保留在本部門中或當事人手中，年深日久，或人員流動或機構改革，這些材料可能就被遺忘和丟失。因此對于應入館的檔案要及時進館，而且要強化檔案行政管理，這樣既能豐富館藏，同時也為檔案資源建設提供保障。高校檔案館更應在這種新形勢下改革檔案管理體制，加大檔案行政監管力度，增強校內機關和院、系、所各部門的檔案意識，在工作中理順關系、形成合力、落實責任，推進檔案資源建設和拓展檔案館服務功能，推動高校檔案事業的新發展

3 建設數字檔案館

把數字化檔案館建設主動融入學校的教學、科研、管理等系統中，因此在設計數字化檔案館時，應考慮如下幾點：

1.相應法律法規的建立，是數字化檔案館建設的前提

建設數字化檔案館要根據數字檔案的特點，制定一套特定的規章制度，如文檔一體化制度、數字檔案歸檔制度、保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，是數字化檔案館的建設能夠安全、順利地開展的保障。建設數字化檔案館更需要在法律上明確檔案館的監督指導職能及權限，并處理好檔案館與檔案館館藏的所有權、使用權、監督權的關系，保障檔案信息安全的同時，保障檔案形成者的合法權益。

2.網絡環境下檔案信息的安全保密管理。除了形成一套法規標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據其性質界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網或只在本單位內部的局域網上按查詢權限訪問。為保證網站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數據”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。

3.數字檔案館建設的人才問題。人才是當今科技進步和社會發展的最重要資源，人才對于數字檔案館的建設尤為重要。先進的高校數字檔案館必須有高素質的人員去操作去管理。一是熟悉檔案業務、精通計算機軟硬件、網絡安全防范等技術；二是能夠參與數字檔案館建設的全過程，把握數字檔案館的管理和技術；三是數字檔案館正常運行后，能了解和把握運行過程中可能出現的各種技術問題；四是具備較高的政治覺悟和良好的職業道德，能嚴守國家機密，對國家檔案財富的安全保管具有高度責任感；五是要選擇合適的伙伴，既要借助別人的技術力量，又不能受制于別人。這就必須加強檔案人員的培訓，全面提高檔案工作者整體素質。檔案工作者要成為信息向導、網絡交換手和網絡導航員。他們不僅要關心信息的更新情況，分析、研究各類信息數據庫的質量，還應關注新的信息系統的發展。因此，檔案工作者應參加各種不同形式、不同程度的培訓，以適應新型館員與利用者之間的相互關系，不但使自己成為具有信息知識、技術能力的人，還應能夠幫助利用者獲取信息，并掌握其中的技巧，從而全面推進高校檔案館的數字化進程。

參考文獻

[1]張曉霞，王宇暉等 & 數字檔案館———21 世紀檔案館的新發展.蘭臺世界2001（1）

[2]湯道鑾，包海峰等 論數字化檔案館.1999 年高校檔案學術年會論文

[3]于麗娟. 數字檔案館及其技術框架，浙江檔案。2002（9）4、黃存勛等6人. 文檔一體化———網絡時代的文件與檔案管理。 四川大學出版社，2000

作者簡介

龐軍（1967-），女，回族，河南商邱縣人，本科，寧夏醫科大學檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。

姜楠（1978-），男，漢族，遼寧大連人，本科，寧夏醫科大學組織部干事，研究方向：組織人事檔案管理。