關于印章檔案規范化管理問題的思考

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：全面改革的進一步實施過程中，在印章檔案的管理工作方面也有了更高的要求。傳統的印章檔案管理中，由于受到諸多層面的因素影響，其中還存在著一些問題有待解決。面對新的發展改革環境，加強對印章檔案的規范化管理就比較重要。本文主要對印章檔案的作用發揮以及特征體現加以分析，然后結合實際對印章檔案管理的主要問題和規范化管理策略詳細探究，希望能通過此次的理論研究，對印章檔案的規范化管理目標實現起到促進作用。

關鍵詞：印章檔案；規范化管理；問題

加強印章檔案的管理工作，就要在方法措施上多樣化實施。印章檔案作為社會組織以及國家機關等在各方面活動中的重要載體形態，其自身有著特殊性的價值體現。通過從理論層面加強印章檔案的規范化管理研究，就能保障印章檔案管理的整體效率水平的提高。

1 印章檔案的作用發揮以及特征體現分析

1.1 印章檔案的作用發揮分析

印章檔案的作用是多方面的，印章檔案能夠對機構的變革情況加以反映，一個印章就是一段歷史，將這些集中起來就能形成機構發展的歷史。對于一些不存在的原有機構，也能通過印章檔案進行了解。印章檔案對機構的權利以及職能和地位也能有效的反映，能夠從印章檔案方面看出機構曾經的職責履行情況，在歷史作用的發揮上就比較突出[1]。通過印章檔案，也能對文件的真偽進行辨別等。在這些方面的作用發揮就比較突出。

1.2 印章檔案的特征體現分析

印章檔案的特征體現在多個層面，其中在形成的方式層面有著其特殊性。印章檔案是專門的檔案，在形成方面主要是通過印章形成方式特殊性所決定。對于機關印章的制作過程中，就要向主管機關進行申請，批準后才能進行制作然后進行下發各機構。在機構變遷以及規格變化等原因停用的，就要進行歸檔處理。所以印章檔案就能作為是反映機關職能以及歷史面貌的重要檔案。

從印章檔案特征的載體多樣化方面也有著鮮明呈現。在載體形式的多樣化方面，主要就是印章檔案制成的材料以及形式多樣化。從材料上來看有玉、石、金、木等等材料。在形式上印文邊框是統一的，這是政府機關的印章[2]。對于個人的印章也可結合自己的喜好隨意制作。在印章檔案的特征方面，收藏價值高以及研究價值高也是比較重要的特征。印章檔案室機構或者個人在一定時期的業務見證，有著記錄的作用。

2 印章檔案管理的主要問題和規范化管理策略

2.1 印章檔案管理的主要問題分析

對印章檔案進行管理過程中，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現在對印章檔案的管理意識不強，在印章檔案的收集工作方面還存在著諸多的弊端。有的領導認為印章檔案的工作可有可無，這些因素的存在就使得在具體的印章檔案收集過程中，存在著很大的難度，常有印章檔案丟失的問題出現。

再者，對印章檔案的管理過程中，沒有注重制度的完善建立，對印章檔案的管理工作不能統一化進行。印章檔案有著不同的類型，在用途以及審批權限方面也有著不同，所以在工作中的統一化管理就比較重要。但是在實際的管理工作中，并沒有在這一方面得以加強，管理還是采取分散管理的方式，在管理的制度層面沒有完善化[3]。在對印章檔案的鑒定以及歸檔要求等諸多方面，都沒有詳細化的規定，這些方面就對印章檔案的管理水平提高有著很大的阻礙。

另外，對印章檔案的管理工作方面沒有得到有效落實。在實際的印章檔案管理工作的實施過程中，沒有將管理工作得到有效落實，從具體的問題上來看，就是沒有將印章檔案管理和日常檔案管理工作相結合[4]。以及在檔案管理的機構方面沒有得到有效落實，有的檔案管理機構對印章檔案部門沒有獨立性開設，這樣就使得檔案管理工作比較混亂。再有就是在印章檔案管理人員方面沒有得到有效落實，在工作的職責上也沒有明確化等。這些方面的問題對印章檔案的管理工作實施就形成了很大的阻礙。

2.2 印章檔案的規范化管理策略實施

加強對印章檔案規范化管理，就要能充分注重管理方法的科學實施。筆者結合實際對印章檔案的規范化管理方法進行了探究，在這些方法的實施下，對印章檔案的管理水平提高就有著積極意義。

第一，對印章檔案的規范化管理，就要能充分注重檔案價值的正確認識。檔案館在對館藏檔案的宣傳工作方面要能加強，要能對館藏的印章檔案內容以及價值等加強宣傳，在印章檔案的了解方面能夠充分化。領導方面要對此有充分的重視，對印章檔案的管理的具體情況能加強了解，只有在這些基礎層面得到了加強，才能有助于印章檔案的規范化管理目標的實現。

第二，加強印章檔案規范化管理的制度自定完善化。從具體的管理制度制定過程中，對印章的刻制材料的選擇方面要加強，對印章的安全管理工作要注重，在印章的啟用過程中，就要在印章備案登記表方面進行建立，在印章檔案的制度保障層面要加強。在對印章檔案管理過程中，就要能在綜合檔案室接收保管層面進行加強，在檔案保管制度以及印章銷毀履行程序的制度等。在這些層面的制度建設都要能夠加強重視。

第三，對印章檔案的收集工作方面，就要能夠注重范圍的科學控制。印章檔案的收集工作實施并不是很復雜，在歸檔材料的范圍方賣弄有印章備案信息表以及蓋章審批材料等，所以在進行檔案收集過程中，就要注重材料收集的完整。對印章檔案的保管價值以及期限方面，也要能區別化的對待，由于不同類型印章在效力上也有著不同，在對檔案材料的價值的保存期限也會不同，這就要能結合實際來進行判斷。

第四，加強印章檔案管理人員的綜合素質提高。對印章檔案的規范化管理，就要能充分注重管理人員的素養提高，在學習的意識上要不斷加強，注重終身學習制度的科學建立。先要能夠在政治方向以及高度政治責任感方面能加強樹立，能夠有正確政治觀以及價值觀，對檔案法以及保密法等相應的法律知識的學習也要能充分重視[5]。印章檔案的管理人員要在系統化的專業知識學習培訓方面進行加強，對檔案的管理知識技能以及實際操作的方法等，都要能夠進行加強學習，將理論知識和實踐緊密的結合，在業務能力上得到了加強，才能有助于印章檔案管理水平的提高。

第五，印章檔案的管理模式的創新應用。在管理的模式上進行創新應用，對提高印章檔案管理水平就比較有利。印章檔案的管理工作，要能在管理的專業性方面得以有效突出，將印章檔案的檢索利用效率不斷提高。在信息化技術的應用下，能對印章檔案的管理效率的提高提供技術支持，數字化的印章檔案管理，就能將印章檔案的利用效率得以提高，這樣也能延長印章檔案的壽命。

3 結語

綜上所述，在面對新的改革發展環境下，只有充分注重印章檔案的規范化管理，將印章檔案的管理水平等有效的提高，才能真正有利于檔案管理的整體水平提高。印章檔案作為檔案館館藏中比較重要的部分，在歷史價值層面比較高，這就要能充分注重印章檔案的規范化管理。通過從多方面對印章檔案的管理進行加強研究，就能有助于實際檔案管理水平的提高。

參考文獻

[1]彭堅.從印章失效到印章檔案的管理[J].四川檔案.2014（05）

[2]馬曉梅.淺談印章的管理與使用[J].黑河學刊.2015（10）

[3]高樹森.廢止印章的管理亟待加強[J].山西檔案.2014（03）

[4]夏帆.參公事業單位“印章檔案”管理的思考[J].辦公室業務.2014（07）

[5]徐玕，高麗華.小議印章檔案[J].蘭臺世界.2014（08）

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國網池州供電公司，檔案專責，研究方向：電力檔案。