信息化背景下的檔案管理研究

摘 要：信息化背景下的檔案管理研究，不僅在一定程度上提高了我國檔案管理部門的工作效率，還在一定程度上避免了檔案信息的泄露，為保護(hù)檔案持有者的個人信息，保護(hù)國家機(jī)密提供了重要依據(jù)，由此可見將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，是我國檔案管理單位一項重要的改革措施，切實加快了我國檔案管理工作信息化進(jìn)程，為促進(jìn)我國檔案管理部門的長足發(fā)展提供了重要線索。

關(guān)鍵詞：信息化背景下；檔案管理；研究

如今信息化已經(jīng)逐漸滲透到人們的生活、學(xué)習(xí)以及工作等領(lǐng)域，甚至對國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也起到了巨大的推動作用，而我國部分地區(qū)的檔案管理單位還沒有認(rèn)識到信息化技術(shù)的便利性與可靠性，依然采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案管理，因此本文分析了信息化背景下檔案管理研究意義，并進(jìn)一步研究了信息化背景下的檔案管理途徑，為加快我國檔案管理單位的信息化進(jìn)程提供了基礎(chǔ)，為部分地區(qū)檔案管理部門的深化改革提供了科學(xué)借鑒。

1 信息化背景下檔案管理研究的意義

檔案管理是一份十分繁雜的工作，具體包括檔案整理、檔案收集、檔案保管、檔案編目、檔案價值鑒定以及檔案的統(tǒng)計和研究等，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要大量的人力和物力，并且無法保證檔案管理工作效率，信息化最大的特點就是能夠通過數(shù)據(jù)庫將繁瑣的信息科學(xué)合理的收集與整理，以電子計算機(jī)為依托利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，分別建立檔案收集、保管、檢索等數(shù)據(jù)庫，將大量的檔案信息錄入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案管理工作效率，還使檔案的調(diào)取與檢索工作變得更加簡單和方便，在一定程度上能夠有效避免長時間內(nèi)檔案沒有人追蹤而丟失的情況，對確保檔案擁有者的信息安全具有重要意義[1]。

此外，檔案管理不僅是一項基礎(chǔ)管理工作還具有集服務(wù)、管理與政治于一體的特點，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，也是我國檔案管理與時俱進(jìn)的重要表現(xiàn)，將檔案管理信息化，能夠促使檔案管理部門不斷發(fā)展與進(jìn)步，由于信息化檔案管理工作，對管理工作人員信息化技術(shù)具有嚴(yán)格的要求，這就促使檔案管理部門不斷引進(jìn)信息化技術(shù)人才，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，這對促進(jìn)檔案管理部門的長足發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)，對我國檔案管理單位的深化改革起到了一定的推動作用。

2 信息化背景下的檔案管理研究

2.1 建立完善的信息化檔案管理制度

完善的信息化檔案管理制度是保證信息化檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵條件，建立完善的信息化檔案管理制度首先要求檔案管理單位大力宣傳信息化技術(shù)對檔案管理工作的重要性，同時還要通過培訓(xùn)使檔案管理人員了解檔案知識以及與檔案相關(guān)的法律法規(guī)，通過思想教育使檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理工作人員重視檔案管理工作、明確檔案管理工作的重要性[2]。同時檔案管理單位要對管理人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，聘用專業(yè)的信息技術(shù)人員，為檔案管理工作人員講解信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的步驟與操作技巧，通過長時間的培訓(xùn)使檔案管理人員掌握最先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)，并將檔案管理工作責(zé)任落實到每一位管理工作人員當(dāng)中，使其具有強(qiáng)烈的責(zé)任感，保證檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。

建立完善的信息化檔案制度，還要求檔案管理單位形成一套規(guī)范性的信息化檔案管理規(guī)范與流程，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作人員的工作程序，使其按照規(guī)范的信息化檔案管理流程開展工作，同時檔案管理單位還要在每個階段對工作人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督和模擬考核，督促檔案管理工作人員嚴(yán)格遵守信息化檔案管理制度。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才

專業(yè)的信息化人才是保證信息化檔案管理工作有效進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才需要檔案管理單位從以下兩個方面著手：首先，在信息化檔案管理中要聘用部分專業(yè)的信息化技術(shù)人才，保證信息化技術(shù)人才的中堅力量，檔案管理部門在本部門內(nèi)部展開信息化技術(shù)培訓(xùn)，實行分組互幫機(jī)制，指派檔案管理部門的專業(yè)信息技術(shù)人才作為互幫小組組長，對一定數(shù)量的信息技術(shù)基礎(chǔ)較差工作人員給予培訓(xùn)幫助，并將小組互幫效果作為小組考核的重要標(biāo)準(zhǔn)，對小組整體成員信息化技術(shù)掌握程度較好的給予薪資方面的獎勵，以此促進(jìn)其他小組不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)。

其次培養(yǎng)專業(yè)信息化檔案管理人才還需要檔案管理部門制定相關(guān)的人員激勵機(jī)制，制定相關(guān)的職稱和薪酬機(jī)制，將檔案管理人員的信息化技術(shù)應(yīng)用水平，以及其他工作情況作為評級和薪酬的標(biāo)準(zhǔn)，從精神和物質(zhì)方面激勵檔案管理人員，使其不斷提高自身專業(yè)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，全身心投入到信息化檔案管理工作中。

2.3 加強(qiáng)信息化背景下檔案管理保護(hù)措施

信息化背景下，檔案管理的安全性尤為重要，信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫的錄入模式以及數(shù)據(jù)之間的運(yùn)行模式大體相同，二者之間存在著較強(qiáng)的依賴關(guān)系，一旦數(shù)據(jù)庫被網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的不法分子攻破，就會導(dǎo)致無數(shù)檔案信息泄露，不僅威脅到檔案持有者的信息安全，還有可能泄露國家機(jī)密，由此可見信息化背景下檔案管理安全性的重要程度，要加強(qiáng)信息化背景下檔案管理保護(hù)措施。

首先要求檔案管理人員熟悉檔案數(shù)據(jù)庫之間的依存關(guān)系，在使用信息化管理檔案的同時要及時對系統(tǒng)程序進(jìn)行維護(hù)，消除數(shù)據(jù)庫信息面臨的威脅與破壞[3]。其次，保證信息化網(wǎng)絡(luò)安全，信息化背景下的檔案管理主要是利用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行管理，因此加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)安全是確保檔案管理安全的重要途徑，保證信息化網(wǎng)絡(luò)安全一方面要保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后臺安全，另一方面要保證檔案信息不泄露，檔案管理人員在利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息管理時，要保證操作的規(guī)范性，保證檔案信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，及時檢測網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，通過掃描、認(rèn)證的方式進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的安全性。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案記載著個人全部成長信息以及隱私，甚至有些檔案直接涉及國家機(jī)密，因此檔案管理是一項重要的工作，但傳統(tǒng)的檔案管理工作形式已經(jīng)不能滿足我國檔案管理部門發(fā)展的需求，應(yīng)該利用信息化背景下網(wǎng)絡(luò)便利性與系統(tǒng)性，來提高檔案管理工作效率，減少檔案管理工作的成本，對信息化背景下的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)研究，有利于信息化背景下檔案管理工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)

[1]許桂清，李映天.信息化背景下分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的探索與研究[J].中國檔案.2013（02）

[2]施秀平.改革開放三十年來我國檔案信息化建設(shè)的成就[J].寧德師專學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）.2015（04）

[3]向菁，吳振新.網(wǎng)絡(luò)信息時代檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢分析[J].中國圖書館學(xué)報.2015（02）

作者簡介

孫來津（1968-），女，山東省乳山市人，大專，中共山東省委威海黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，助理經(jīng)濟(jì)師。