新形勢下獨立學院教學檔案管理建設新常態的思考與舉措

李菲菲

摘要：隨著當前高等教育的不斷發展，獨立學院也在大步前進中，因此對于獨立學院的教學檔案管理的工作也要隨著學院的發展，進一步完善。我國的高等教育隨著辦學模式的不斷轉變，當前已經趨向大眾化教育。獨立學院正是符合這個多元化的發展趨勢，在學科建設和辦學方面，快速發展。獨立學院中的教學形式和課程管理，也是學院特色的體現點，因此對于教學檔案的管理過程中，就該對考慮現代這種大眾化教育形式下的，檔案管理新常態化的舉措。

關鍵詞：教學檔案管理；獨立學院；舉措

獨立學院在人才培養方面，擔當著重大的作用，因此對于獨立學院的教學檔案管理是非常重要的。這些教學檔案的管理，是對整個學院教學過程的重點記錄，對整個學院的教學工作進行和發展提高，都有著促進作用。

一、獨立學院教學檔案的范圍和內容

獨立學院檔案是日常教學中收集下來的文字或者圖片和視頻等形式的數據，這些數據信息的保留，對于獨立學院的教學工作時有很大的促進作用。主要的信息內容包括，教學的培養內容，包括教學的文件、制度、計劃、大綱、進度、調查表等，課程表、教研記錄和試卷等，業務方面有各方面的建設項目資料，優秀的成果、教材，學籍，優秀教案展示等，并且包括畢業動向信息。

二、獨立學院教學檔案建設的現狀

當前的獨立學院的檔案管理，由于教學評估工作的重視，教學檔案的管理也得到完善。首先教學檔案的范圍得到確立，都包含有教學的機制、新辦學模式相關的課程和教學內容。大概分為九類如綜合類、學科建設、教學類、學籍類、課程類、畢業和教材等相關內容。其次獨立學院的各種日常管理教學相關的計劃、大綱、日歷等，都是當前的檔案內容。有些獨立學院的競賽、訓練和實驗等教學方面，同時有教師方面的活動，都在當代獨立學院檔案建設得到體現。

三、獨立學院教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案意識薄弱，對教學檔案工作不夠重視

在獨立學院的教學檔案相關人員，對于教學檔案的意識相當薄弱，只關注到自我日常的教學工作和研究上來，把教學檔案的收集僅僅當成與自己工作無關的事情，對于該上交的教學檔案等信息，都認為是屬于自我成果保護，所有內容并不完全，經常把自己的教學資料，自己保管，或者上交不全面。

（二）教學檔案管理制度不夠完善，落實不到位

獨立學院教學模式開啟的時間比較晚，這樣相應的教學檔案管理建設不夠全面，很多相關的細則也不夠全面，這就導致教學檔案的規范性不夠。管理收集人員與教師上交人員，都對于相關教學檔案內容明細，表示不明確，上交內容不夠正規。這就導致了獨立學院的這種被動且不定期的收集方式，非常不利。對于性格的教學檔案管理人員的培訓和監督，也是不都的。

（三）教學檔案缺乏系統性、完整性

獨立學院的教學檔案收集時，由于在意識上，管理人員和教師對教學檔案上交的意識和相關知識的不完全，導致上交的檔案不夠齊全。很多獨立學院沒有專門的人員，來處理檔案收集、整理、管理工作，導致教學檔案資料沒有規范性，十分散亂。檔案館內，沒有進行科學的編目處理，未按照正常的圖書管理來進行分類，不利于查閱，檢索工作的詞條處理，更是沒有。同時教學檔案上交的形式也是單一的，都是紙質文件為主。

（四）管理手段相對落后

獨立學院的教學檔案管理，并沒有和社會發展程度相接軌，當今已經是計算機網絡為主的信息社會了，所有資料信息管理工作，都幾乎已經全面或者部分信息化了。獨立學院總的教學檔案管理，這種以紙質形式作為主要存檔方式，這種手工管理的方法，并沒引入電子信息管理，同時不僅導致呈現形式的單一化，借閱形式等，都會因為電子信息的現代化不足，而帶來不便，這種教學檔案管理手段落后性，需要改變。

（五）管理隊伍力量薄弱

獨立學院的教學檔案管理，大部分都是由某個管理人員進行兼并職務參與，而沒有進行專職專設。這就導致管理人員的專業知識不夠全面，不能對整個管理工作很好的處理。不僅不知道歸檔的程序，更是對于教學檔案收集的資料各方面內容和形式上的要求，了解的不夠詳盡。這就使得獨立學院教學檔案管理工作過程中，出現各種紕漏百出的狀況。這種管理隊伍薄弱的現象，彼此從人員配備開始。

（六）獨立學院的特色凸顯不夠

獨立學院的教學檔案主要資料是教學過程中的紙質資料，這些檔案材料不能很好的體現獨立學院的新常態化的要求，對當前新形勢了解不夠的話，就很難使得獨立學院發展潛力和管理革新度。同樣對于人才的相關鼓勵，也是必須的。這就對獨立學院的整個辦學特色，要有充分的了解。

三、獨立學院教學檔案管理建設的有效途徑

（一）廣泛宣傳，全院動員，增強檔案管理意識

獨立學院的教學檔案管理意識，必須動員所有人，經過一系列的改造宣傳，對檔案業務進行專門的培訓，包括內容、法規、點評等方式，這種教學檔案的管理，就是要從全面的參與方、收集人員的思念和概念的植入。宣傳的范圍，也是這些意識薄弱，才帶來一些了問題。

（二）建立規章，依法科學管理教學檔案

制度是一切事情規范的利器，獨立學院中有了制度的存在，才能有實現規范的標準。通過制度不僅突出了準則，更能夠讓教學檔案管理的理念深入人心。這樣在收集管理工作中，才能夠更標準。還需要制定出相關辦法、細則，實現教學管理檔案上交有賞有罰。

（三）建設合理、高素質的專兼職管理隊伍。

獨立學院應該針對教學檔案管理，編排相關的專職工作負責人，并且通過培訓和專業的學習指導進行教學檔案管理的綜合管理。從多種存檔形式和索引的規范化出發，使得存檔查閱更加便捷，同時負責人員的工作熱情和工作態度，必須是積極向上的，這樣才能使得專兼職管理教學檔案工作，更加順利的進行。

（四）利用網絡技術，實現教學檔案的信息化管理

當今社會已經進入計算機網絡化的時代了，獨立學院的教學檔案管理的信息化也應該更加普遍。例如用網絡存儲電子教學檔案，對材料接收、存儲用直接的掃描方式，這些電子數據的存儲，不僅利于空間節約，更有利于編目工作的進行。更可以成了信息系統，從而使得整個教學檔案管理工作，更加系統化、一體化。

（五）全方位展現獨立學院的特色

獨立學院的教學培養計劃是一定自我特色的，有著競賽優勢，或者課程管理優勢，因此獨立學院的教學檔案管理也是有自我特色的，例如實踐特色培養檔案，就可以存入學生參加競賽獲獎之類的檔案保存，還可以有畢業生優秀成果，學生科研資料等。

（六）開發教學檔案信息資源，加快教學檔案管理共享步伐

教學檔案的存檔管理應該實現現代化的前提下，讓所有的學生和教學工作者，可以查閱，提高教學檔案的利用率，這樣才能實現存檔共享的價值意義。

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