淺析高校機要文件的管理

鄧海康

摘要：機要文件是指涉密或不宜公開的各種文件資料，它是高校傳達貫徹黨和國家的方針政策的重要依據，是部署學校工作、發布規章，布置工作的重要工具，高校應加強對機要文件的管理。文章對加強高校機要文件的管理工作提出了幾點思考。

關鍵詞：新時期；高校；機要文件

機要文件是指涉密或不宜公開的各種文件資料，它是高校傳達貫徹黨和國家的方針政策的重要依據，是部署學校工作、發布規章，布置工作的重要工具。機要文件若泄露則會使國家安全和利益遭受損害。加強高校機要文件的管理就顯得尤為重要，筆者結合多年的高校機要文件管理經驗，談談如何加強新時期的機要文件管理。

一、強化思想認識，適應新形勢的要求

思想是行動的指南，要做好高校機要文件的管理工作，首先要提高思想認識，提高保密意識，牢固樹立責任意識。

網絡技術的迅速發展和自動化辦公系統在高校的普及，給高校機要文件的管理帶來了新的挑戰，增加了新的失泄密渠道和泄密隱患，這需要機要管理人員在管理公文上有新的思考，怎樣在簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀等各個環節做到機要文件的安全保密、萬無一失。機要文件管理并非是管理人員個體的行為，高校應結合自身實際情況，充分利用多種手段，采取多種形式、多渠道加大對國家《保密法》《保密法實施辦法》等保密法規的宣傳教育；更重要的是機要管理人員要加強對政策法規和專業知識的學習，致力于提高自己的思想認識和綜合素養，以高度的責任感做好機要文件的管理工作，以精益求精的工作態度和工作作風落實高校機要管理工作，牢固樹立責任意識。

二、建立完善機要文件管理的規章制度，并重在落實

工作制度是行動的準則，針對機要文件的管理工作，一系列行之有效的制度必不可少：大到學校層面上的對保密息息相關的部門、部位和秘密載體的保密管理規定，小到機要室內對有關人員閱讀涉密文件資料的管理規定等等，都要按照制度辦事。制度要做到規范化、精細化，它有利于機要管理人員照章落實工作要求，保證工作不出差錯。

加強各項規章制度的執行力。細節體現于執行力，嚴格執行機要文件管理制度能夠引起其他相關人員對機要文件的高度重視，幫助他們形成嚴格遵守機要文件管理制度的意識，事半功倍的促進了機要工作的順利開展。

三、規范機要文件管理過程

機要文件的管理主要有簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀等環節，每個環節都需要有認真負責的精神，要確保機要文件安全保密，萬無一失。

（一）簽收。高校的機要文件主要是通過兩種渠道接收，一是通過機要局傳遞的機要文件；二是通過專用設備通道接收。簽收機要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內裝文件的痕跡；二是要核對簽文薄與實際信件件數、信封號碼是否相符。檢查核對準確無誤后方可簽字，并且注明收到時間。

（二）登記。登記機要文件時要注意以下幾點：一是要核對所收文件與發文通知單是否相符；二是要核對所登記的來文日期、單位、文號、標題、密級、緊急程度、來文分數等是否相符；三是登記清楚發文單位。

（三）呈批與傳閱。傳閱機要文件時應做到：認真填寫文件處理簽核文件傳閱登記，先呈辦公室主任擬辦，根據辦公室意見分呈有關領導閱看，然后按批示的范圍傳閱。傳閱的過程中，一是要經常核對傳閱登記薄，隨時掌握文件走向，收回文件時一定要清點文件分數，以免丟失。機要文件要隨到隨傳，催閱催退，以加快傳閱速度。對一些密級高的文件可讓領導現場閱文批示，以防泄密。二是要嚴格遵守機要文件的閱讀規定，不能漏傳和隨意擴大閱讀范圍；三是要嚴禁橫向傳閱文件，領導同志在閱件上有批示，要及時將文件傳給有關領導及相關部門閱知。領導對文件作出批示或提示辦理要求的，要及時傳有關部門辦理，并做好記錄。四是實時將已辦理的文件收回，分類妥善保管，以備歸檔和利用。

（四）清理和銷毀及歸檔。為了確保機要文件的安全性，必須對機要文件定期進行檢查、清點和整理。一切屬于保密范圍的文件和標有“內部資料”、“內部刊物”字樣的應到指定的專點進行銷毀，切忌任意處理。對不屬于清退范圍的文件資料，根據學校檔案管理要求進行存檔。

四、加強網絡保密措施，提高機要文件管理的現代化水平

嚴格機要文件的現代化管理手段，實行微機處理和檢索是機要文件現代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎上，實行微機處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。首先，機要人員要熟練掌握現代辦公技術以及密碼通訊網絡安全防護知識，以適應新時期機要文件管理的要求。同時，必須加強計算機網上保密措施和相應硬件設備建設，以實現機要文件管理的現代化。科學技術的迅猛發展，國際互聯網的廣泛應用，合作渠道的日益增多，給高校機要文件管理工作帶來了新情況、新問題。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要文件管理工作，這對于保持高校穩定，鞏固和發展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業的發展有著重要意義。

五、認真做好文件清退、銷毀工作，確保密級公文不遺失

每到年底，對當年所收到的文件特別是密級文件對照收文登記作一次清點。對清退整理過的、經鑒定沒有保存價值的公文、資料、刊物等，按規定予以銷毀。銷毀公文一般有兩種辦法，一是焚燒，在專門焚燒秘密公文的焚燒爐里銷毀秘密公文，焚燒一定要徹底，不留片字只紙。二是把要銷毀的公文資料等送到指定的造紙廠化成紙漿。后一種方法是目前普遍采用的，它既可以化廢為利，又達到了銷毀秘密公文的目的。無論用哪種方法，都要嚴格執行監督制度，由二人以上監銷，個人不得私自銷毀文件。特別要注意秘密公文銷毀運輸途中的安全，包裝要嚴，防止公文在途中散落，監銷人員不得擅離職守，待銷毀的公文全部銷完后方可離去。待銷毀的公文資料絕對不準當廢紙出售給廢品收購部門或個人。

六、結束語

高校機要文件管理工作的任務艱巨、責任重大，目的就是要在遵守保密制度的前提下充分發揮文件的效能。鑒于高校的多樣性與差異性，機要人員在細節管理的具體操作方面還需要結合本校的具體情況，對具體問題進行具體分析，腳踏實地的從平凡的工作中積累經驗，以精益求精的細節管理理念不斷地改進工作方法，更好地完成機要文件管理工作，促進高校辦公室各項工作協調有序的開展。

參考文獻：

[1]張晏如.對高校機要文件管理工作的若干思考[J].城建檔案，2011（1）.