試論電子檔案管理工作中存在的問題及建議

宋金銥

摘要：文章中作者根據自己的實際工作情況，試論了電子檔案管理工作中存在的問題，并就此提出了一些相關建議，以便對以后的工作給予一定的幫助。

關鍵詞：電子檔案管理；問題；建議

1電子檔案工作面臨的問題

1.1電子檔案原件的真實性問題

電子文件極易被更改，且改后無什么跡象。在使用計算機形成文件材料的過程中。使用者不能留下自己的痕跡，單位負責人也不能在形成的文件材料磁盤上簽發，之后無法確定此材料是否具有權威性和真實性。若有人出于自己的目的把軟盤中存的內容進行了更改，也無法確定和發現。

1.2電子檔案內容的保密性問題

用網絡的任何終端設備均可得到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也能同時發給若干個網絡終端。這給那些需保密的內容或限制提供利用內容的安全保密工作，帶來了很大的挑戰。

1.3電子檔案保存的長久性問題

由于辦公自動化的持續深入。大多單位均已落實無紙辦公。所有的信息、決策、情況存儲在網絡中，人們僅需操作一下鍵盤就能夠得到想要的信息。此方法真是為檔案的存儲歸檔簡化了程序，也方便了利用，可是只要網絡被毀或發生癱瘓，若發生“黑客”問題，碰到病毒問題或其它方面的故障，電子文件將可在頃刻間消失掉。導致無法彌補的損失。

1.4檔案管理軟件的統一性問題

計算機軟件開發與硬件相比較為落后，還無法適應各方面存儲的需求。個別檔案系統各單位之間、區域之間還無法使用統一的軟件。此情況影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

2做好電子檔案管理的建議

2.1要完善體制。建立統一的電子文件管理標準

首先，要落實檔案管理與文件管理統一規劃和領導。讓兩者同步發展；其次，應把文件管理的前期控制與指導歸入檔案部門的工作職責，保證從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一指導監督下開展；再次，應制定統一、合理、科學的電子文件歸檔管理標準；最后，在接收電子文件時，檔案部門應對歸檔電子文件信息內容的真實性、原始性開展鑒定。

2.2應嚴格控制電子檔案的可轉換性來確保電子檔案的安全

因為電子文件能夠按照需要在不同的載體上同時存在，也能夠互相轉換。包括文件的印章、簽名、字體等，經過計算機基本的粘貼、復制功能就可達到完全一樣，這讓電子文件僅可確保真實性而不能確定原始性。雖然如此，可我們能夠運用計算機的更高功能對電子資料和電子文件進行保護。若對部分電子文件加密或把文檔設為只讀模式，進而到對電子文件開展特定的保護。并且因為計算機環境本身的特點以及計算機系統中信息的相對獨立性，讓系統中信息的更改、增刪變得非常容易。而且修改后能馬上形成一份新的文件且看不出一絲修改的跡象。在這樣的情況下，若沒做備份，數據只要被修改，之前的文檔就毫無痕跡、蕩然無存。所以，檔案室應該把形成的第一手電子資料和電子文件第一時間備份存檔，保證今后的使用準確。

2.3要做好電子檔案使用中的控制與管理

首先應開始使用權限的審核。要按照各種人員設置利用級別，開展對利用權限的認定，并憑此向利用系統注冊登錄。其次。應做好拷貝的回收與提供管理。要按照使用者的需求，對其利用權限開始確認后，再開展拷貝制作。并要盡可能避免將載體上存儲的信息全部拷貝，要運用技術手段控制所提供拷貝的資料再復制。第三，應提高電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，要按照密級層次開展有效管理。系統應對利用的全過程開展有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，來做為以后驗證的憑據。

2.4應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件高速發展的今天，造就和培養一批懂檔案管理、通電子技術的人員是首要任務，檔案部門要提高和重視對檔案管理人員的培養。一方面，應多渠道引進專業的管理和技術人員，盡可能使用責任心強、思想好、素質高的人員做檔案工作。另一方面，應對現有的檔案人員開展專業培訓。尤其是加強對電子技術和現代科技知識的培訓。目前檔案工作的深入進行，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不但取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。所以，檔案管理部門要盡早改變結構單一、保管型人員過多的檔案隊伍現狀，打造一支結構合理、具有較高素質，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

3結語

在目前信息化快速發展的今天，在提高電子檔案管理工作時，應按照電子檔案自身的特點，既應關注硬件建設，全面運用網絡技術和計算機技術，更應關注軟件建設。設立健全電子資料及電子文件管理制度，增強電子檔案管理及電子文件制作人員的素質。持續提高各個環節的管理與溝通。只有如此，方可順應時代的進步，快速、準確地向社會提供有利的信息資源，最終做到不但可節約開發資源，還可增強信息時代電子檔案管理的工作效率和層次。