檔案信息化為檔案管理帶來的機遇與挑戰

姚君

摘要：隨著科技發展，信息化時代的到來，社會對檔案資源信息化的要求越來越高。而檔案工作部門在檔案管理過程中要勇于迎接信息化過程中出現的挑戰，準確把握科技信息化提供的機遇，再造檔案管理流程，實現從傳統檔案管理到信息化檔案管理的過渡。

關鍵詞：檔案管理；信息化；改革

1 檔案信息化的概念及其對檔案管理的意義

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現代化的信息收集和處理技術，對檔案信息資源進行處理、管理和分析。實質上就是將檔案管理模式由傳統的實物保管為重點，轉化為檔案的數字化存儲與分析處理，并為社會提供服務。檔案信息化的意義在于推動檔案管理模式，以滿足社會對檔案資源的需求，實現檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價值。

2 檔案信息化對檔案管理帶來的挑戰

2.1 對檔案管理理念帶來的挑戰

檔案信息化對傳統檔案管理模式帶來的諸多挑戰中，最為激烈的當屬對檔案管理理念的挑戰。檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎和指引。但是新時代和新形勢下的檔案信息化工作，需要打破原有的理念，例如檔案“來源原則”講究不同來源的檔案不能相互混淆。但是信息時代，檔案信息來源和類屬增加幅度巨大，難以準確分辨歸屬。同時對檔案的“周期原則”也存在挑戰，實物檔案的保存周期與電子檔案的生命周期是完全不同的，那么也應該重新劃分管理周期。

2.2 對檔案管理制度帶來的挑戰

檔案信息化對檔案管理制度帶來的挑戰主要存在于實物檔案與電子檔案的各自不同的特點上。相對于實物檔案，電子檔案有著“流動性、易改性、易逝性”等特點。在檔案信息化過程中，電子檔案的管理數量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環節都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過程中還會存在大量的數據遷移和格式轉換工作，如何在這個過程中包裝檔案的正確性、連續性和可讀性也需要在管理制度上進行變革。

2.3 對檔案服務模式帶來的挑戰

傳統的檔案服務模式有兩個顯著的特點，即單向的和被動的。所謂單向的是指檔案服務工作只是對上不對下，普通社會公眾和一般組織無法獲取檔案信息。而被動的特點則是指檔案部門只是被動的接受檔案信息的查詢服務。但是信息化時代對檔案管理提出了新的要求：社會需要開放的、便捷的檔案信息服務。而市場經濟也賦予社會行為主體更多的多元化與個性化的自由。服務對象的變更讓檔案管理工作的服務理念不斷拓寬和轉變。

2.4 對檔案安全帶來的挑戰

檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時，也為數字化檔案的安全管理問題帶來了新的挑戰。電子檔案與實體檔案最大的不同就是易改性。實物檔案的修改需要較高的技術要求，而且容易進行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強對檔案的安全管理工作，保證檔案真實性。另外檔案信息管理系統也容易遭受來自技術層面的挑戰，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。

3 檔案信息化對檔案管理帶來的機遇

3.1 檔案信息化提高了檔案的更新與共享

經濟全球化和信息化是社會發展的總趨勢，作為衡量一個國家和地區綜合實力的重要標志，信息化水平成為國家戰略發展的重要組織部分。在檔案管理范圍內，要進一步推進檔案管理工作的信息化水平。傳統檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數據時代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務。而檔案部門借助信息技術，整合本部門的檔案資源，一方面節約用戶的查找信息的時間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規?；男畔⒓?，有利于信息資源的開發和預測，而預測正是大數據的精髓。

3.2 檔案信息化更新了檔案管理的理念和制度

檔案信息化對傳統檔案管理的理念和制度提出挑戰，但是這種挑戰也為檔案管理工作更新管理模式，創建適合信息化社會的管理制度提供了良好的機遇。借助檔案系統的信息化進程，構建與完善科學有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強數字化電子文件的監控與管理，提升電子檔案的比例。同時要針對新的檔案管理模式，完善相關的檔案法律法規制度。盡可能地建立合理的管理和分配機制，開展檔案信息的管理工作。

3.3 檔案信息化創造了檔案服務新模式，提高了檔案利用率

傳統的檔案信息的管理理念在于“重保管輕利用”，但是信息化社會則有著更高的要求。檔案管理人員要把傳統的檔案服務進行拓展，由定時或限時的服務轉變為檔案用戶的隨時自助服務。利用電子檔案可與載體分離的特點以及資源的可復制性和共享性等特點，由傳統的提供實體檔案到電子數據和實體檔案并用服務，由平面的服務轉化為與網絡空間結合的立體化服務。這種服務模式的創新進一步推動了檔案資源的主動性、針對性、廣泛性和開放性，樹立了以檔案用戶為核心的服務理念，為用戶提供信息咨詢與分析一體化的服務。

3.4 檔案信息化挖掘了檔案信息的深層次數據

檔案的信息化建設不僅讓傳統檔案資料進行信息化存儲，還增加了網頁檔案、圖片資料、聲像資料、多媒體資料等內容。而現代的數據挖掘技術可以把大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識。這些數據可以是數據庫中結構化的數據，也可以是分布在網絡上的零散數據。檔案管理部門拓展自身數據挖掘能力并對檔案數據進行維護，開展數據的關聯分析，發現一個檔案與其他檔案間的相互關聯性或相互依賴性。數據挖掘自動在大型數據庫中進行分類和預測，尋找預測性信息，自動地提出描述重要數據類的模型，或者是預測未來數據的發展趨勢。這些數據挖掘行為大大地開發了現有檔案資料的價值，為用戶提供更多選擇和可能。

4 檔案信息化管理實現流程

4.1 檔案管理業務流程再造

傳統的檔案管理業務流程已經不能適應檔案信息化管理的需求，急需要對現有的檔案管理業務流程進行再造。在信息化社會的背景下，檔案管理部門與其他組織機構及檔案信息提供部門之間的聯系和工作銜接變得更加緊密。業務流程出現在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業務流程要適應檔案信息化管理就必須進行重構。首先是優化業務流程，理清并記錄下數據產生的環節、數據產生并存儲的地址、數據長期保存的方式方法、數據流轉的途徑和接口標準等。其次要建立標準和制度，制定數字檔案接收標準，才能保證檔案信息即時、長久、有效地保存。

4.2 檔案信息資源的整合

檔案資源的質量直接影響了信息化檔案管理與提供的數據服務的效果。目前各級政府部門和組織應用了各式各樣的信息化系統，包括辦公自動化系統、財務系統、電子政務系統等。這些信息化系統為檔案數字化提供了必要的信息員，同時大部分檔案信息也來自于這些數據應用系統。要建立一體化的檔案信息化管理系統，就必須將檔案部門的信息管理系統納入整個政府和各級組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設和社會信息化建設同步對接。完成政府和各級組織實體檔案數字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數據備份。

4.3 檔案服務能力與范圍拓展

在市場經濟的大環境下，組織與部門要想快速發展，就必須有自身的核心業務和核心競爭力。而檔案管理部門的價值就在于為有需要的用戶提供準確、充足的檔案信息。傳統的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復印件、檔案檢索等。但是這些服務已經不能滿足信息化社會的需求。一是要拓展服務功能，利用檔案信息的整理、組織和開發創造更好的信息資源服務條件，充分發揮數據挖掘技術、信息集成技術、全文檢索技術等信息技術，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準率。二是要拓展服務范圍。將傳統的查閱服務向知識服務轉化，提供更加精準的專業化和個性化的服務，研究用戶的信息需求，分析他們利用數據解決問題的方法以及查詢問題的特點和要求，來拓展服務范圍。

4.4 檔案管理人力資源建設

檔案信息化建設不僅賦予了檔案管理新的內涵，也轉變了檔案工作人員的工作理念和方式。首先工作對象由實體拓展到了數字代碼，工作方式由傳統模式拓展到了網絡模式，由被動查詢轉化為主體提供咨詢服務。這些轉化對檔案管理的人力資源建設有了更高的標準。要立足目前檔案人才儲備特點，盡快提升工作人員的信息素質，打造新能力、新知識、新技術的復合型檔案人才隊伍。要重視人才的培養工作，加強培訓和深造。同時引入人才激勵機制，激發檔案工作人員的挑戰欲和創造力。還要創新人才管理方法，讓檔案管理信息化建設達到質的飛躍。

5 結語

檔案信息化是全球信息化的必然選擇，也是檔案管理工作今后的發展趨勢。檔案管理部門要不斷地借助信息技術，改變檔案管理理念，完善檔案管理機制，加強人才隊伍的建設，抓住信息化建設的機遇，勇于迎接挑戰，把社會對信息的需求和不斷提高自身服務質量作為目標，提高檔案部門的工作價值。