教育教學檔案管理和利用

趙麗輝

【摘要】教育教學檔案真實反映了學校的教學管理情況，為研究學校教學、教育規律提供了寶貴的第一手資料。但在實際工作中，教育教學檔案存在一些問題需要得到進一步改善。通過規范檔案管理，以及科學化的利用手段可以使這些問題得到改善，同時進一步發揮教育教學檔案在教育工作中的價值和意義。

【關鍵詞】教育教學檔案；管理；利用

學校的核心在于教學，而教育教學檔案在各類學校的教學管理和教學活動中都占據重要的地位和作用。教育教學檔案是學校教學水平和質量的重要指標，也是提供未來教學參考的寶貴資源。隨著教育改革的推進和教學評估的發展，更加凸顯出了教育教學檔案管理和利用的重要性。但從教育檔案的本質上來說，其真正的價值在于利用，只有在實際的教學過程中有效利用這些檔案資料才能真正體現其價值，這要求檔案管理人員不斷提高自己的思想意識，增強對教學檔案意義和重要性的認識，同時積極探索更新更現代的管理與使用之道，以期充分發揮教育教學檔案的價值和意義。

一、教育教學檔案的定義和分類

教育教學檔案指的是在學校的教學管理和教學活動中形成的文字、影像等具有保存價值的各類文件資料。這類資料對未來的教學工作和研究具有重要的意義和參考價值，其中真實記錄了學校教學實踐的方法、途徑和效果。

根據國家相關部門對學校檔案分類的標準，教學檔案可以分為三類：第一類是教學工作檔案，其中包括培養目標、教學大綱和計劃、教學工作的管理規章、教學改革的各類文件、各類實習材料等、各類考試試卷和成績等、畢業設計等內容。第二類是教師業務檔案，其中包括師資培養計劃、教師工作業務考核表、教師工作量統計表、培訓計劃情況、晉升職稱材料等內容。第三類是學生管理檔案，其中包括名冊、成績、學籍變動材料、證書存根、獎勵材料等，以及畢業生去向和質量調查報告等內容。

二、學校教育教學檔案管理中出現的問題及對策

長期以來，教育教學檔案還是存在著一些被忽視的問題值得我們改進。例如相關人員對檔案重要性的認識不夠；沒有對檔案進行妥善規范地管理；忽視科學的檔案管理方法，同時忽視了檔案的開發和利用。為了進一步開發檔案在教學工作中的巨大價值，我們可以從以下幾個方面進行改進：

（一）保證教育教學檔案的完整和規范。這是開發利用檔案資源的前提和基礎，根據其他研究者的看法我們可以采納“三納入和四同步”的建議，“三納入”即“納入教學計劃、教學管理制度和各級管理人員的崗位職責，作為教官人員的考核標準”，“四同步”即“下達教學任務與提出教學文件資料歸檔同步，檢查教學工作與教學文件材料的歸檔同步，評審鑒定教學成果與驗收檔案材料同步，畢業或晉升與檔案部門出具歸檔證明同步”。

同時在學校教學與檔案管理工作中加大宣傳力度，增強各位工作人員的檔案管理意識，這樣可以讓廣大教育工作者認清教育教學檔案的意義和價值。

在此基礎上，學校必須嚴格按照相關部門制定的檔案管理辦法進行整理歸檔工作。首先統一編號，對檔案進行排架和入庫。其次是要針對檔案信息的收集工作進行及時反饋和收集。相關部門要通過網絡等形式為廣大師生提供及時的教育教學檔案信息的情況，同時針對反饋也要及時作出調整和改進工作。

（二）用科學方法開發利用。需要不斷加強對檔案資料開發利用重要性的強調。從近幾年學校教育教學檔案實踐活動來看，相關文件中缺乏具體規則的指導使得學校檔案管理人員無章可循，同時由于任課老師課業繁忙，同時對教學檔案的使用和重要性抱有一定的誤解，擔心自己的教學材料存檔會引發泄密等行為，造出教學檔案歸檔率不高。據此，學校應進一步規范檔案部門的工作，規定好教學檔案資料的歸檔范圍，以保證教學檔案的完整、系統和準確。

需要定期針對不同檔案進行價值鑒定工作。根據《文書檔案保管期限表》的指導，檔案的保管期限可以分為短期、長期和永久三種類型。但原有的保管期限表無法滿足當下對檔案使用的需要，所以在實際工作中更應該嚴格掌握檔案的質量，根據學校的具體情況靈活修改補充相關條目。

需要認真做好教學檔案的收集和整理。相關工作人員要認真發掘教學檔案的內容并進行分析、研究和加工、編制，及時準確地將此類檔案提供給有需要的機構和個人使用。同時需要注意此類檔案材料的系統性和時效性。

為了增加檔案資源的使用率，需要及時了解使用者的情況。相關檔案管理人員可以及時了解檔案需求的動向，了解使用者對檔案使用情況的評價，同時與時俱進主動為使用者提供更加方便快捷的服務，以求提高檔案的使用效率。

同時要善于使用科學化的檔案管理手段和方法，開展多元化的利用途徑。逐步實現教育教學檔案管理的科學化和現代化，通過計算機網絡的使用，探索建立現代化的檔案數據庫，并不斷完善使用手段，實現教學檔案的輔助立卷、編制、統計和歸檔的網絡化。通過這些舉措，可以匯集各種教學資源，方便學校各級師生及時查閱和提取使用，這也加強了學生和未來步入社會的進一步發展，起到了很好的教育目的。

三、結束語

教育教學檔案在學校教育和教學改革中占據著重要的地位，但同時也存在眾多的亟待解決的問題。這需要檔案管理人員進一步轉變思路，針對問題提出有價值的具體解決方法，同時加強自身建設，充分合理地利用現代的網絡技術對傳統的檔案管理方法和程序進行與時俱進的調整和改進，進一步發揮教育教學檔案的巨大價值。

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