檔案管理工作存在的問題及對策

張紅春

【摘要】檔案是信息的重要載體，是主要信息源，也是一項專業性、政策性、機要性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。檔案管理工作仍然存在許多不規范不標準的現象，加強對檔案的管理，解決檔案管理工作中遇到的問題，對現今檔案管理存在的問題找到一些改進的方法和對策，是我們今天的檔案管理工作亟待解決的問題。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策

在步入知識經濟時代、中國市場經濟逐步建立完善的大背景下， 檔案管理工作出現了不少新情況、新問題。因此，深入探討檔案管理中需要解決的一些問題，才能準確、完整地提供信息，從而建立系統、科學、民主的檔案管理制度。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）相關法律法規的執行力度不夠。《檔案管理制度》的執行力度不夠，缺少法律監管。改革開放以來，國家針對檔案管理也頒發了一些針對性的文件，也有相關的檔案管理若干規定，但是在法律法規的執行上很是欠缺，例如：近年來由于某些個人工作疏忽或者一些單位管理欠妥，導致個人或集體重要的檔案資料遺失，往往處理結果十分簡單，或批評教育或罰款了事，甚至有一些單位覺得無所謂，正是因為在這一方面從來沒有一個嚴格而行之有效的處罰措施，不能真正從法制出發，依法對檔案管理工作進行監管，所以導致檔案管理的不規范、不重視、不嚴謹，從而出現很多問題。檔案管理方面的法規執行力度相對來說還是偏弱的，應進一步加大。

（二）檔案室硬件環境設施不齊全。檔案管理質量不高的一個重要原因，是檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件主要包括檔案室和相關的檔案管理基本設備。事實上的情況是，有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的檔案管理設備，甚至連檔案管理工作中必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備，計算機的管理更是不可能實現。檔案管理的硬件缺失導致很多原始的紙質檔案得不到有效的保護，時間一長很多珍貴的原始檔案很可能出現蟲蛀、霉變等現象，造成不可避免的損失。

（三）檔案管理缺乏標準化、規范化。檔案管理工作與現代社會發展相匹配的大前提是檔案基礎工作的標準化、規范化。當前大多機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：檔案管理模式老套，技術陳舊落后，大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。各部門應移交檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門不清楚哪些檔案應移交檔案室存檔。檔案管理標準化、規范化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是需要由許多方面的因素相互協調、相互制約才能完成，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員在轉變原有觀念的基礎上通力合作。

二、檔案管理工作的對策與措施

（一）加強法規建設，確保檔案管理有章可循、有法可依。改革開放以來，黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規用來規范檔案管理工作，為加大執行力度，相關部門應該在《檔案法》的指導下，從檔案工作的實際情況出發，對違反法規的處罰規定具體化、精細化，確保檔案管理工作真正意義上的有章可循、有法可依，用“法規”的力量強化人們的檔案意識，指導、約束相關部門和檔案管理人員的管理態度，只有這樣檔案管理工作才能有序、有效地進行。

（二）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。檔案管理中的硬件設施還很不盡人意，完善檔案管理硬件設備，實施規范整理迫在眉睫。首先，要加大對檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理所需硬件設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持檔案室內的溫濕度，配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。配備標準合格的檔案室，及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，是現代經濟條件下檔案管理的基本要求，要充分利用現代科技在檔案管理中的作用，進一步完善檔案管理在新時代、新形勢下的工作環境和技術要求，這也是及時收集、有效整理信息的必備條件。

（三）重視檔案管理的標準化、規范化。要實現檔案管理的標準化、規范化，首先要健全檔案管理制度，建立起來的規章制度要體現合理性、科學性，符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。 其次要注意改進和完善檔案功能。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，在檔案標準制定的過程中，要注意改進和完善檔案功能，汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

三、結語

檔案是社會發展進步不可或缺的重要資源保障，檔案管理工作已經成為社會信息管理工作的重要組成部分，對檔案的管理過程中出現了各種各樣問題，我們要著力解決它，讓檔案管理在新的歷史條件下發揮更大的作用。

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