淺談實現現代化企業檔案管理的幾點策略

文/國投新疆羅布泊鉀鹽有限責任公司 趙慶芳

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淺談實現現代化企業檔案管理的幾點策略

文/國投新疆羅布泊鉀鹽有限責任公司 趙慶芳

【摘要】根據現代企業管理的要求及重要性，闡述了企業應該具備完善的檔案管理制度，建立適合本企業檔案管理的體系，使檔案管理工作全員化和全過程控制，并以績效考核的方式規范檔案管理，使企業檔案管理工作規范化、制度化和科學化以適應現代企業管理的要求。

【關鍵詞】檔案管理；制度全員化和全過程控制；績效考核

經濟體制的轉軌、現代企業制度的建立與信息技術的發展和普及，使我們見證了一個經濟、技術、政治全面發展與改革的時代，在一個新的市場環境與政治環境中，深化企業檔案工作改革，探索企業檔案工作現代化發展之路顯得尤為重要。從公司建立檔案科至今，我們的檔案管理工作逐步走向正規化，我認為現代化檔案管理應具備以下幾點：

一、建立完善的檔案管理制度，是企業檔案管理工作的基礎和前提

企業檔案工作有一個與生俱來的特點，即檔案人員是管理企業檔案而不直接產生企業檔案，但企業檔案的形成過程，又影響著檔案收集的質量。

我公司自2000年9月成立以來，公司科研、試驗、工業化生產等一系列的工作都在緊張有序推進，隨著試驗研究、地質勘探、工程設計及建設的快速增長，積累了大量的檔案資料，但公司一直沒有一個統一管理檔案的部門以及完善的檔案管理制度，造成大量工作檔案資料不完整。在2011年公司成立檔案室，檔案實行統一領導、統一制度、統一標準、統一管理。我們首先針對本單位制定了《檔案管理辦法》《文書檔案歸檔要求》《科技檔案歸檔要求》《檔案收集范圍》等相關制度，其次要求將分散保存在各部門或者個人手里的資料限期交回檔案室，對移交歸屬不清的重要文件，在部門之間的協調下追根尋源，有效地完成檔案收集工作。同時不斷完善企業管理制度，并協調企業文件的形成與歸檔關系、協調企業發展規劃與企業檔案工作的關系、協調企業各項管理制度與企業檔案工作制度的關系等，從而提升檔案管理工作水平和管理效率。

二、檔案管理工作全員化和全過程控制，是現代化企業檔案管理工作的亮點

在整理120萬噸工程項目時，我們發現不少竣工圖沒有加蓋竣工圖章、大量復印件代替了原件而沒有做替代原件的技術處理，招投標及相關合同文件簽署不完備，大量技術變更出現圖文不符或依據不清等問題。產生這些問題我們分析了主要原因有：一是工程項目管理過于粗放，造成招投標及相關合同文件材料失信；二是工程項目建設的技術流程控制不規范，使得技術文件不合法乃至缺失；三是歸檔驗收過程不嚴肅，驗收標準不明確，造成有問題的文件材料在歸檔的入口沒有有效控制。

如果我們檔案人員將這一堆尚未閉合、不符合規范、不能準確反映實際工作狀況的文件材料歸檔，檔案人員對其管理越是認真，其管理成本就越高。

因此，我們要求檔案管理必須要有全員性和全過程性。企業檔案部門及檔案人員的職能性質由過去的單一收集保管資料，轉變為全員參與企業各項工作，尤其是參與企業的重要工作會議、重大建設項目的竣工驗收、產品或技術研發項目的成果驗收、設備開箱和安裝竣工的驗收等關鍵性活動，以便了解各項工作部署進度，合理地安排文件材料收集歸檔工程，確保文件材料的歸檔質量。總之，檔案管理全員性，就是企業中凡是與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關的崗位任職人員，都具有合法地形成和處置文件材料的職責，企業應當將這類職責納入其崗位責任制并加以考核。檔案管理的全過程性，就是在企業各項工作的過程中，特別是在文件材料處理的關鍵結點上，都應明確的管理內容和管理要求，以維護企業信息處理渠道的暢通與高效，保證企業活動的正常運行。

三、提高檔案人員業務素質

企業檔案工作水平由檔案人員從事該項工作的年限、記憶和經驗決定，新上崗檔案人員的業務能力主要是通過老檔案人員傳幫帶進行培養的，在這種狀況下，如果新老檔案人員的工作交接正常，檔案管理水平便可順利延續，但長此以往容易造成檔案人員觀念保守，方法陳舊，管理水平低層次循環等現象；如果上述工作交接異常，很容易產生管理上的真空現象，有存無取的問題依然存在，隨著工作交接次數的增加有愈發嚴重的趨勢。

企業及企業檔案部門應采取措施，保證企業檔案工作隊伍的相對穩定。另外科學技術的發展、社會的進步以及企業檔案工作的不斷深化，企業檔案工作者的有些知識會逐步老化。所以企業及企業檔案部門應當通過多種渠道，采取多種方式，加強對企業檔案工作者的教育和培訓，不斷提高其業務水平，更新其知識結構，以適應企業檔案工作發展的需要。

四、將企業檔案管理工作納入到企業業績考核

對檔案資料的流動性管理上，通過績效考核實起到約束和監督、利用和保護的作用，重點突出嚴格性、規范性、時限性，以及對檔案人員和其他人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開展。目前，不少企業的檔案管理工作標準沒有工作考核；或有考核，但往往是流于形式，這是檔案工作體系建設不完整的表現。

總之，企業檔案資源來源于企業的各個部門、各個環節，是最基礎的企業知識資源，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度，是企業歷史發展的記載，是企業發展史上的優秀成果，我們必須科學的分析、揚長避短，做好檔案管理工作,探索一條適合自身企業的檔案管理現代化之路。