淺論企業檔案管理中存在的問題及對策

文/廣東茂湛高速公路有限公司 楊少云

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淺論企業檔案管理中存在的問題及對策

文/廣東茂湛高速公路有限公司 楊少云

【摘要】本文首先闡述企業檔案管理的意義，然后從企業的檔案管理觀念薄弱、企業檔案管理者業務能力差和企業檔案存放設施簡陋這三方面分析企業檔案管理中存在的問題，最后提出改善企業檔案管理工作的對策。

【關鍵詞】企業檔案；管理；問題；對策

企業檔案是在企業經營管理活動中形成的檔案的總和，是企業的重要資料。因此，企業要對企業檔案進行管理，以維護企業的信息資源。然而，大多數企業在檔案管理工作中存在許多問題，所以進行企業檔案管理中存在的問題及對策的探討具有重要的意義。

一、企業檔案管理的意義

企業檔案管理工作是企業日常管理工作的重要組成部分，是一項維護企業商業安全、合法權益、經濟利益和歷史真實面貌的重要工作。企業檔案關系著其在各項生產經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有利益價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，需要對其進行有效的管理，才能發揮企業檔案的價值，做好企業檔案管理工作對企業經營發展起促進作用。因此，有效的企業檔案管理工作對企業具有極其重要意義。

二、企業檔案管理中存在的問題

（一）企業的檔案管理觀念薄弱。目前，大多數企業的企業檔案管理觀念意識薄弱，對企業檔案管理工作不重視，導致企業檔案管理工作只是流于形式的“樣子工程”。例如，2009年的“力拓間諜門”事件中，其辦事處的計算機存有大量中國鋼鐵企業的生產安排計劃、采購計劃、原料庫存等詳細的數據資料。從這次事件中，我們可知正是由于我國鋼鐵企業的檔案管理觀念意識薄弱，在企業檔案管理的人力、物力和財力上投入不足，以致不能對企業檔案進行有效的管理，導致企業檔案輕易被泄露，造成企業經營管理信息的泄密，最終損害了企業的利益。

（二）企業檔案管理者業務能力差。檔案管理者是直接從事企業檔案管理工作的人員，其自身的工作能力直接影響企業檔案管理工作的有效性。然而，從我國企業檔案管理工作的現狀來看，企業檔案管理者往往都是兼職的，其檔案管理業務水平低下，達不到企業檔案管理工作崗位的要求。有些企業檔案管理者甚至會認為檔案管理工作是份沒有發展前途的工作，不僅吃力不討好，而且又苦又累，從而沒有做好檔案管理工作。企業檔案管理工作是對從事這項工作的人員有著較高的專業素質的要求，而目前企業檔案管理者大多數都是從其他崗位兼任過來的，其自身的檔案管理工作能力往往無法滿足工作需要，造成了企業檔案管理中存在企業檔案管理者業務能力差的問題。

（三）企業檔案存放設施簡陋。《企業檔案管理暫行規定》要求企業檔案要有專門裝具和查閱企業檔案應有專門場所，并應有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外線）、防塵等設施。然而，在現實企業檔案管理中，一方面大部分企業沒有專業的檔案存放設施，甚至有些企業的檔案資料隨便放置，既不防火防潮，也不防鼠防蟲，更不防盜；另一方面很多企業的檔案室建設達不到規范標準要求，檔案的存儲、調配和閱覽的場地沒有嚴格區分，不符合企業檔案管理需要，也不利于企業檔案的保密工作開展。這造成了企業檔案管理中存在企業檔案存放設施簡陋的問題。

三、改善企業檔案管理工作的對策

（一）強化企業檔案管理意識。企業檔案管理意識是指企業全體人員對檔案管理工作的覺察與關注程度，是有效開展企業檔案管理工作的動力源，是完善企業檔案管理工作的基礎。我們要從以下兩方面強化企業的檔案管理意識。一方面，在企業管理層樹立起企業檔案管理觀念。企業管理者是企業管理工作的主導者，只有他們樹立起了良好的檔案管理意識，才能在企業中有效地開展企業檔案管理工作。另一方面，培養員工的企業檔案管理意識。企業員工是企業檔案管理工作的執行者，若其沒有檔案管理意識，就不能勝任企業檔案管理工作崗位，又如何做好企業檔案管理工作。因此強化企業檔案管理意識是改善企業檔案管理工作的對策之一。

（二）提高企業檔案管理者工作能力。企業要根據《企業檔案工作規范》規范企業檔案工作者的工作行為，培養檔案管理者的業務能力，提高其企業檔案管理專業素質。首先讓其學習檔案收集歸檔的工作，檔案收集歸檔關系著能否把企業的有價值資料都保存起來，這是檔案管理工作的基本能力；然后讓其學習資料處理能力，對收集的資料進行處理是有效開展檔案管理工作的基礎；然后讓其學習檔案的管理方法；最后達到提高企業檔案管理者工作能力目標。

（三）建立現代化的企業檔案管理體系。從以下三個方面建立現代化的企業檔案管理體系：第一、根據國家的法律法規，結合企業自身情況建立起現代化的企業檔案管理制度。使企業檔案管理工作有規可循、有章可依。第二、借鑒外界優秀的管理模式，建立本企業的檔案管理模式流程，使本企業的檔案管理工作符合檔案管理發展的要求。第三、建立標準的檔案存儲與閱覽場所，讓企業的檔案管理符合《企業檔案管理方法》的要求。

四、結束語

企業檔案管理對企業經營發展具有十分重要的意義，要做好企業檔案管理工作，需要發現企業檔案管理工作中存在的問題，尋求解決問題的對策，不斷完善企業管理工作方法，提高企業檔案管理工作的效率，為企業的經營發展提供資料支持。

【參考文獻】

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