新形勢下電子檔案管理存在的問題與措施分析

文/湖南省第一測繪院測繪成果資料與檔案管理中心 劉瑩

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新形勢下電子檔案管理存在的問題與措施分析

文/湖南省第一測繪院測繪成果資料與檔案管理中心 劉瑩

【摘要】當前我國的經濟發展水平越來越高，信息技術發展速度越來越快，電子檔案伴隨信息技術的發展而產生。由于互聯網的快速發展，我國網絡使用人數越來越多，因此，網絡的開放性也更強。網絡也給人們的生活和工作帶來了方便，電子檔案避免了紙質檔案的煩瑣性，讓資料的查找和歸類更為方便快捷。但從整體上來看，電子檔案還存在一些問題，因此，在提高電子檔案管理工作質量的同時，整理分析在電子檔案運用過程中出現的問題，并針對問題提出相應的措施，以此推動電子檔案在工作中的作用。

【關鍵詞】新形勢；電子當案；管理問題；問題與對策

信息在很早以前就被人們利用在各個方面，但是信息很難被保存，而寫在紙上的信息才能被人們保存下來，像紙質檔案的整理保存。檔案信息保存為了再次使用，但由于紙質檔案數量過于龐大，要從很多檔案庫中去查找一個人的檔案信息，可謂難上加難，信息繁多不方便查找。電子檔案的出現避免了這一問題，它不僅收集整理速度快，而且容易查找，操作容易。但是，由于電子檔案使用時間較短，操作不完善，還存在一些問題，所以，針對電子檔案目前存在的問題，提出相應的解決方案，使其能夠更好地在工作中發揮積極作用。

一、電子文件檔案概述

電子檔案在40多年前已經出現，只是那時的電子檔案還不太成熟，電子檔案出現之前，人們稱其為“電子文件”。我國的電子檔案早在20世紀90年代出現，國家成立了檔案研究小組，國家質量監督檢驗檢疫總局對電子檔案下了一個定義，即：電子檔案是在數字設備環境下生成的，它是以數碼的形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上，在計算機的幫助下，在數字設備中閱讀、處理，最后在通信網絡上傳送的文件。這個定義在《電子文件歸檔與管理規范》中。

二、電子文件檔案在工作中存在的問題

（一）與傳統的紙質檔案相比，電子檔案容易破壞檔案的真實性。只要知道進入檔案的密碼，那么，在電腦操作的情況下，修改后的檔案依然和以前一樣，沒有任何痕跡，并且電子檔案具有多次可重復操作性，電子檔案的信息具有可變性。

（二）網絡進入人們的生活后，相應的出現了一些破壞網絡正常運行的東西，比如影響網絡正常運行的木馬病毒等，這給網絡的安全操作帶來了隱患。病毒的入侵，讓原有的文件丟失，這些都是網絡安全隱患。當人們的信息不再安全的情況下，信息將給人們的生活帶來負面影響，網絡將會失去信任，這對以后的網絡發展極為不利。

（三）電子檔案管理人員的專業技能比較弱。現在絕大部分的工作人員只具備基礎的計算機知識，當電子檔案管理出現異常或安全隱患時，這些管理人員將沒有辦法處理，導致了信息無法及時地處理。并且，有些檔案管理人員的職業素質不高，不能做到盡職盡責，可能為了自身的利益而做出泄露檔案信息或篡改檔案的事。

三、電子文件檔案存在問題的對策分析

（一）加強人們對檔案管理重要性的認識是非常必要的。隨著社會的發展，新的工作崗位產生，而不符合社會發展的崗位逐漸消失，檔案管理也是如此。從紙質檔案到今天的電子檔案，這也代表著社會發展的痕跡，電子檔案的出現是檔案管理工作的重大轉變，現代化的檔案管理工作要和社會的發展同步，加強工作人員思想觀念的轉變，才能進一步提高檔案管理水平，讓檔案管理的價值更有效。

（二）規范檔案歸檔。在鑒定文件真實的情況下，做好檔案的初期鑒定工作，做好信息的收集和整理工作，并對信息做好數據記錄和統計工作。同時，成立相應的監督機構，和檔案管理配合進行。確保讓檔案的管理工作在監督狀態下完成。讓流程完善、規范化，讓監督機構具有強有力的執行作用。

（三）使用統一標準的軟件，嚴格記錄，做好文件的備份工作。使用數據格式標準統一的軟件是最有必要的，當每個單位、每個企業都是用同樣的數據格式，那么在文件的傳輸、接收、鑒定、歸檔整個流程中將是緊密連接的。

（四）利用法律途徑保護電子文件。對于電子檔案管理工作來說，由于電子文件在傳輸、處理、歸檔等各個環節有可能讓信息丟失，或者被更改，為了確保電子檔案能萬無一失地歸檔，所以，要建立健全法律機制，確保國家檔案行政管理部門依照法律管理電子文件和檔案；讓電子檔案的管理更加完善。

四、結束語

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展和應用，電子檔案管理將成為一種趨勢，我們在利用好趨勢的前提下，要保證電子檔案的真實性和可靠性，防止檔案信息的丟失和泄露。為了讓企業之間的聯系更加緊密，我們要使用統一標準的數據格式，確保企業之間的信息共享。當然，高素質的專業人才也不可或缺，有效的法律管理是手段，但人才才是保證工作得以正常進行的主導因素。有效的運用上述對策，在提高檔案管理工作質量的同時，推動我國電子檔案管理工作的長遠發展。

【參考文獻】

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