試論新形勢下聲像檔案的管理與利用

文/撫順市科技館 劉曉菲

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試論新形勢下聲像檔案的管理與利用

文/撫順市科技館 劉曉菲

【摘要】隨著新技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的種類和管理內(nèi)容發(fā)生了很大的變化，本文著重從加強制度建設(shè)、提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)、實施統(tǒng)一管理、強化過程控制、落實保管措施和保證文件安全等幾個方面論述了新形勢下聲像檔案管理與利用的基本對策。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；管理；利用

聲像檔案是檔案的一個重要種類，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料上的影像和聲音，并輔以文字說明的一個檔案種類。它是單位或個人瞬間和階段的真實記錄，具有其他檔案不可替代的歷史作用，是單位檔案管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，聲像檔案的數(shù)量和種類將越來越多，對該類檔案的管理與利用值得我們?nèi)フJ(rèn)真思考和探索。

一、健全規(guī)章制度，確保檔案管理有章可循

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案在內(nèi)容和形式上都有很大的不同，有其便于儲存、記錄真實等特點，因而檔案部門在對聲像檔案進行收集時，應(yīng)采取有針對性的制度來保證其管理的完整性。特別是由于聲像檔案的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有共同點也有很多的區(qū)別，聲像檔案的保護應(yīng)貫串于電子文件的整個生命周期，就是要對所保存的聲像檔案制定一個從收集、整理、保管到移交檔案室整個過程嚴(yán)格的管理制度。檔案人員要依法管理，落實法規(guī)和制度，形成良好的檔案工作氛圍，確保聲像檔案管理的質(zhì)量。

二、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員管理能力

新形勢下，檔案人員不但需要很強的檔案管理能力，而且還應(yīng)掌握計算機信息技術(shù)，才能更好地對聲像檔案進行歸檔、檢索和利用。但是長時間以來，檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣于以紙質(zhì)文件為主要載體的傳統(tǒng)管理方式，現(xiàn)在面對新技術(shù)條件下的聲像檔案，感到無從下手，因此全面加強對檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)迫在眉睫。應(yīng)通過多種方式加強對檔案人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員提高工作技能，盡快熟悉聲像檔案管理業(yè)務(wù)，掌握聲像檔案管理流程，獨立開展工作。檔案工作者也要不斷充實、調(diào)整自身的知識，改進與提高專業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的步伐，做檔案管理與信息化管理的復(fù)合型人才。

三、實行集中管理，確保聲像檔案管理質(zhì)量

聲像檔案由于其自身與其他的特殊性，因此應(yīng)由專門的部門統(tǒng)一對聲像檔案進行管理，確保實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、專業(yè)化和資源一體化。檔案管理部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)起管理聲像檔案的責(zé)任。從收集、歸檔、存儲、移交到銷毀全過程的按照規(guī)章制度進行，避免由于非專業(yè)人員的管理造成文件的丟失和破壞，還能加強聲像文件之間以及聲像文件與其他檔案之間的聯(lián)系，使聲像檔案發(fā)揮最大的作用。

四、強化過程控制，確保聲像檔案有效管理

聲像文件歸檔過程中，應(yīng)注意登記文件的容量及形成時間，發(fā)現(xiàn)文件可能被修改，應(yīng)及時查找原因，并盡可能恢復(fù)原文件的初始面貌。聲像文件歸檔一般保存2套，減少聲像檔案在保存過程中會出現(xiàn)讀寫錯誤造成文件丟失的可能性，提高電子檔案的安全性和可靠性。在聲像檔案進行移交時，交接雙方應(yīng)編制移交目錄，并按照目錄要求清點簽字。有復(fù)制需求時，應(yīng)辦理相關(guān)的審批手續(xù)。機構(gòu)撤銷合并、聲像檔案應(yīng)與其他檔案一起移交心得檔案管理部門，不得擅自保留、轉(zhuǎn)交或銷毀。照片檔案要按年代進行分類。另外同一類的照片應(yīng)按其拍攝時間思維順序編號，同時應(yīng)配備文字說明，文字說明應(yīng)包括時間、地點、人物、背景、緣由、作者等基本內(nèi)容。文字說明要求簡潔而且語言通順。銷毀聲像檔案時，須由檔案管理部門鑒定，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。聲像檔案與其他檔案相比有其特殊的保管要求，一方面聲像檔案要與其他的文書檔案分別存放，獨立成卷，另一方面要設(shè)立專用的聲像檔案庫房，庫房最好在相對獨立的場所，庫房要符合防盜、防火、防水、防蟲、防光等具體的要求，庫房鑰匙要有專人掌握，非管理人員出入庫房時要建立出入臺賬，每次都要進行登記，確保檔案能夠得到有效防護。同時錄音帶、錄像帶等要采取定期倒帶檢查等保護措施，如發(fā)現(xiàn)有斷裂、損壞的跡象，要及時采取措施處理；聲像檔案每年要全面清點一次。

五、強化風(fēng)險意識，加強聲像檔案保密管理

檔案管理部門要不斷增強做好聲像檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，加強聲像檔案保密宣傳工作的力度，通過對相關(guān)法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳聲像檔案保密工作。要根據(jù)機密性檔案的保密范圍、保密時限等進行分類，并隨時掌握涉密等級變化情況，減少涉密檔案的管理壓力，有利于對聲像檔案后期的管理。對涉密計算機逐臺設(shè)置開機密碼，重要目錄設(shè)置密鑰口令進行身份認(rèn)證，對計算機病毒進行查毒殺毒，并為涉密計算機配置防視頻泄密干擾器等安全保密防范措施；要加強對涉密聲像文件的印制、保管、清理、歸檔、銷毀工作的保密安全措施。

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