辦公室檔案管理的規范化建設研究

文/廣東省水利電力勘測設計研究院 李紅宙

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辦公室檔案管理的規范化建設研究

文/廣東省水利電力勘測設計研究院 李紅宙

【摘要】隨著社會的不斷發展進步，經濟的快速發展，人們對辦公室檔案管理工作的要求越來越高，近年來，辦公室檔案管理的規范化建設受到了人們的廣泛關注。在單位的發展過程中，辦公室檔案管理的規范化是單位工作的重要內容，并且它是衡量單位發展水平的重要指標，可以有效地提高辦公室的整體工作效率，增強對單位的管理。基于這樣的認識，本文通過對辦公室檔案管理規范化建設的重要性進行分析探究，并提出相應的規范化策略。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；規范化；建設研究

辦公室檔案管理的規范化建設在各單位的發展中應用越來越廣泛，對單位的工作效率有著非常重要的作用。單位辦公室的檔案管理是一種系統性很強的工作，從檔案閱讀到檔案保管的全過程都需要有專門的工作人員進行耐心、細致的管理，對檔案進行裝訂、包裝、蓋章、存檔等程序，當中的每一個環節都有嚴格的規范要求，不能出現一點點差錯。因此，單位應該重視對辦公室檔案的規范化管理，從規范化入手來提高單位辦公室檔案管理的效率。

一、辦公室檔案管理的規范化建設的必要性

（一）辦公室檔案的規范化管理有利于提高單位的管理水平。辦公室檔案管理是對單位的業務和人事變動的史料記錄和有效證據，加強對辦公室檔案管理的規范化建設有利于提高單位的管理水平，提高單位的工作效率和社會服務水平。檔案管理通過對人物、事件、程序等的記錄和存檔，可以為辦公室工作人員提供相應的參考與借鑒。注重對辦公室文件、合同等重要資料的收集整理與存檔，進行規范化的檔案管理。這樣在單位與其他企業相互合作交流時，可以讓對方以簡單直接的方式就可以找到單位的檔案資料，節省不必要的查找時間，提高單位的工作效率。因此，辦公室檔案管理的規范化建設可以有效地推動單位工作的發展進程，提高檔案管理的工作水平，增強檔案的科學管理，促進單位辦公室檔案管理能力的提升。

（二）辦公室檔案的規范化管理有利于豐富管理方式。隨著我國科學技術水平的快速發展，信息化時代的到來，單位的辦公室檔案管理工作也逐漸進入信息化管理，豐富了辦公室檔案的管理方式。當前，利用計算機進行辦公室的檔案管理可以有效地提高檔案管理工作的效率，增強辦公室檔案管理工作的系統化、規范化、科學化等，對單位辦公室檔案管理工作的規范化管理有著重要的推動作用。利用計算機進行對檔案資料的收集、整理、管理、存檔、利用等管理程序進行系統式的工作，提高了辦公室檔案管理部門之間的信息交流效率，促進了辦公室檔案資料的管理和利用水平。同時，利用信息化的辦公室檔案管理的規范化建設，不僅可以減少檔案管理人員的工作時間，降低管理工作的壓力，進而還可以有效地提高辦公室檔案管理工作的效率和質量。

（三）檔案管理的規范化建設可以提升管理人員的綜合素質。辦公室檔案管理的規范化建設可以有效提升檔案管理工作人員的綜合素質，促進檔案管理工作的健康發展。在我國單位的辦公室檔案管理工作過程中，對檔案管理工作人員的為人作風、政治素養、責任心、管理水平等，都有嚴格的標準和要求，所以，在辦公室檔案管理人員的選擇上盡量選擇那些作風端正的黨員，保證辦公室檔案管理工作的順利進行。隨著時代的不斷發展進步，單位定期地對檔案管理人員進行培訓學習，增加對檔案管理工作的新知識，提高檔案管理人員的職業素質和敬業精神，促進檔案管理人員綜合素質的提升。

二、辦公室檔案管理的規范化建設的策略

（一）注重對辦公室檔案管理的規范化。在單位的辦公室檔案管理工作過程中，工作人員要注重對檔案資料的規范化管理，提高檔案管理工作的效率。辦公室檔案管理人員要嚴格地對檔案資料進行收集、整理、立卷、存檔等程序的管理，并且在日常的工作中要重視對檔案資料管理的更新與維護，規范辦公室檔案管理的工作流程，保證辦公室檔案資料的全面性和安全性以及準確性等。同時，還要注重對辦公室檔案管理工作程序的簡化，在一定程度上減少管理人員的工作時間和工作壓力，保證檔案管理工作的效率和質量。

（二）加強辦公室檔案資料的信息化管理。隨著互聯網技術的快速發展，計算機在各個工作領域的應用越來越廣泛，對單位辦公室檔案管理工作的規范化有著重要的推動作用。因此，單位要重視計算機在辦公室檔案管理工作中的運用，加強對辦公室檔案管理人員管理觀念的更新，提高辦公室檔案管理工作人員的計算機操作能力，最終實現辦公室檔案的信息化管理，提高辦公室檔案管理工作的水平。

（三）加強對辦公室檔案管理人員的素質。要做好單位辦公室的檔案管理工作首先要提高檔案管理工作人員的素質，只有檔案管理工作人員的綜合素質提高了，才能做好檔案規范化的管理工作，有效地提高檔案管理的工作質量。因此，單位要定期地對檔案管理人員進行培訓學習，增加檔案管理的新知識，提升檔案管理人員的職業素養和專業技能，促進檔案管理人員綜合素養的提升。

三、結論

總而言之，辦公室檔案的管理工作是單位工作發展中的重要內容，因此，單位要重視辦公室檔案管理的規范化建設，增強檔案管理工作的水平，提高辦公室的工作效率。在日常的辦公室檔案管理工作過程中，要注重對檔案管理的規范化，加強辦公室檔案資料的信息化管理，定期地對檔案管理工作人員進行培訓學習，提升檔案管理人員的綜合素養。

【參考文獻】

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