關于新時期做好文書檔案管理工作的思考

文/西山煤電（集團）有限責任公司檔案館 郭玉珍

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關于新時期做好文書檔案管理工作的思考

文/西山煤電（集團）有限責任公司檔案館 郭玉珍

【摘要】現代社會，經濟高速發展，各大小企事業單位都在機遇與挑戰中不斷調整自身的結構與管理模式，作為資源管理體系中最重要的組成部分，文書檔案管理日漸被人們開始予以重視，它是社會各行各業歷史發展過程的一種文本記錄，更是對其發展的一種客觀評價與反應。隨著社會的不斷加進步，如何做好文書檔案管理工作，早已成為了研究者們亟待研究的重要課題。

【關鍵詞】新時期；檔案管理；思考

社會不斷發展進步，企業的文書檔案日漸增多，歷史遺留問題加之文書檔案管理體系的不健全導致文書檔案管理中出現了一些問題，因為文書檔案是將文書信息整理存檔以備有需求的部門隨時使用的，所以，就目前而言，設立健全的、系統的文書管理檔案，并對其管理工作加以創新和實踐是各大小企事業單位亟需解決的問題。

一、新時期做好文書檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員的綜合素質不高。在現今社會，文書檔案管理工作日漸被人們提上管理日程，一套行之有效的文書檔案管理體系需要一批專業水平較高，道德品質優秀的工作人員進行建立并完善，因為從文書檔案的形成到檔案的確立，以及檔案的歸檔，整個過程瑣碎而繁雜，尤其是歸檔時，要保證數據、案例等信息準確無誤，很多符號，哪怕一個小數點就會影響整個文書檔案的正確性，所以這就需要人員的規范化操作和管理。是不可以摻雜虛假信息和錯亂數據的，這對工作人員的要求就很高。但是現在的問題是，一些文書檔案管理人員管理思維落后，個人綜合素質不高以及專業管理水平較差，最后就導致文書檔案在管理過程中出現了一系列的問題，這與現代社會的發展趨勢和發展理念是不協調的，也不利于企業的健康、可持續發展。

（二）存儲檔案文書的質量有待考察。因為現在的文書檔案工作人員業務水平較差，所以致使文書檔案在建檔和歸檔時出現了文書質量問題。管理人員意識不強，管理水平落后，道德感和責任感不重，以及一些個人的利益驅使致使一些工作人員在資料搜集時就開始弄虛作假，文書檔案一開始的建立就是錯誤的，信息不真實，此外，在文書歸檔過程中，因為對數據和內容等細致的要求比較多，有些工作人員在進行電腦輸入時思維不夠縝密，輸入不夠細致。另外，文書檔案存檔時還存在一個問題就是文書檔案在選擇時不夠全面的問題，很多重大事件、重大理念沒有被采入文書檔案中，文書檔案內容空洞、簡單，這樣就不利于以后為企業查檔服務。所以，在整個系統中，文書的準確性和質量性有待考察，迫切地需要實行系統的管理制度和工作責任制。

（三）缺乏現代化的管理方法。傳統的文書檔案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人員手工進行檔案的搜集、建立、歸檔和檢索工作。這樣的方式繁雜、瑣碎，并且個人的因素很高。質量是我們首要考慮的問題，為了做好現代化的檔案管理工作，把好質量關，就需要正視現在文書檔案管理方法的落后性。現在的管理方法，傳統的管理方法將占用了大量的人力、物力，但是也不見文書檔案的質量很高，在種形式下就需要不斷調整管理方法，正確地使用現代化的方法和手段進行文書檔案管理，因為只有系統的、科學性的、規范的現代化管理模式和方法才能節約人力、物力，并更好地適應社會和企業的發展需要。

二、新時期做好文書檔案管理工作的措施研究

（一）加強文書檔案管理工作的人員素質建設。要想提高檔案工作管理工作的效率和質量，首要的任務就是加強文書檔案管理人員的綜合素質，要不斷培訓以提升他們的業務水平，還應該進行素質教育和培養，讓廣大的文書檔案工作者對該本職工作有較高的思想覺悟和責任感，除了要掌握扎實的庫藏整理基本功外，還能夠做到時刻檢閱、勤加整合。文件的收、發登記是必須謹慎細致的。除了業務水平外，還應該注重工作人員的道德素養和職業操守，杜絕工作人員在進行文書檔案建檔和歸檔時出現徇私舞弊，偷工減料，投機取巧的行為。這就需要管理層和相關部門建立健全的管理工作體系，制定相關的人員規范責任制度，明確劃分人員的管理職責，并定期對員工進行崗內培訓和崗外教育。

（二）注重文書質量，建立標準化的管理。根據企業的實際情況，建立一套系統的、科學的、標準化的管理是時代所需，企業發展的必然選擇。對員工進行標準化的職業培訓，建立相關的責任機制和，區別各個員工的工作內容，這樣才能確保檔案的采編和資料的歸檔具有一定的系統性，并且一旦文書檔案查閱時出現錯誤的話，也可以及時地查找相關責任人。具體的方式、方法是在建檔時工作統一進行工作任務分配，并在每一份文檔上標明相關的工作人員姓名等，實行管理制度責任制，這樣才能有效地提高員工的責任意識，細分工作后員工也會更加積極地開展工作，在以后的實踐中也會節約時間、節約人員成本，避免工作的交互性。建立標準化的管理，注重員工對于文書檔案的質量管理，這樣對于文書檔案管理工作是即為有利的，對于日后的文書檔案的檢索效率也有著大大的提升作用。

（三）加強現代化管理。傳統的文書檔案管理很多都是手動的，在今后的發展中亟須引入一些現代化的管理模式和管理系統。采取高科技的文書檔案管理設備，加強辦公自動化技術水平，盡量規避認為工作失誤，提高文檔的準確性和安全系數。

三、總結

文書檔案是企業歷史發展的真實記錄，它作為一種有據可查的歷史憑證，是企業實現持續發展的主要因素。在新時期，只有做好文書檔案的保密工作，建立專業化的管理團隊和管理人才，并健全科學的檔案管理體系和方式、方法才能更好地做到企業內部資源整合，大大的提高企業文書檔案管理工作的質量，并為企業的發展而服務，促進企業的良性發展。