從過程管理角度探究檔案管理專業化思路

文/陽泉市機關后勤服務培訓中心 任志廉

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從過程管理角度探究檔案管理專業化思路

文/陽泉市機關后勤服務培訓中心 任志廉

【摘要】眾所周知，在工程建設開展過程中，會產生各式各樣的文檔資料，包括：項目建設相關批文、施工過程資料、竣工驗收材料、報批報建材料等。而這些材料與我們建設項目而言，意義重大，不僅僅能全面的反應工程建設具體情況，還有助于項目的質量評級和竣工后的管理維護。正因如此我們應緊抓工程項目的檔案管理工作。本文擬從工程項目的檔案管理角度過程入手，結合具體管理措施，探尋檔案管理專業化道路。

【關鍵詞】過程；工程檔案；專業化；檔案管理

通俗而言，工程管理相關檔案資料就是工程項目的歷史相關記錄，是其進行運營、維修管理、改建擴建及技術改造的有力資料依據。所以，我們對工程項目的檔案資料進行專業化管理具有重大的意義；至于如何進行專業化管理的思路和辦法，則離不開對項目檔案管理過程的具體研究。

一、過程管理內涵解析

（一）過程管理定義。何謂過程管理，簡單來說就是，通過一些實踐方法、技術，借助相應工具，以達到控制或改善，過程中所產生的效果。過程管理涵蓋：過程的策劃、過程的實施、過程的檢查、過程的改進四部分內容，也即是PDCA（Plan-Do-Check-Act）循環。

（二）工程檔案過程管理。

1.過程策劃P。工程檔案管理人員由過程角度出發，對檔案管理的組織價值及價值支撐過程進行深刻認知，進而明確如何進程其價值創造的過程。同時要明確過程的具體輸出對象，建立科學可控的檔案管理相關過程績效目標；基于目標要求，結合所有可用的信息及管理手段，對工程檔案進行過程設計。

2.過程實施D。通過檔案過程策劃對其過程進行設計后，檔案管理人員要充分熟悉具體過程設計內容，按設計要求實施，在柔性范圍內可對檔案過程管理進行微調，使得改進后的檔案管理過程穩定而且具有較強的過程能力，并根據相關改進結果，進一步實施改進后過程。

3.過程檢查C。檔案管理的過程檢查主要包括管理過程實施過程中及過程后的檢查監測，其目的在于明確檔案管理過程是否遵照過程設計要求，是否達到其績效目標。

4.過程改進A。對工程檔案管理的過程，其改進方式可分為兩類：其一，是完全顛覆現有的管理過程或者是用全新的檔案管理流程來取得原先的，“突破性改進”；另一個則是，對現有工程檔案管控流程進行持續性改進的方式，稱“漸進性改進”。

二、基于過程管理角度檔案管理的專業化思路

通過對工程檔案管理過程相關內涵特點的解析，筆者總結由過程管理角度而言實施工程檔案專業化管理主要可以從以下幾方面入手：

（一）完善檔案過程策劃的改進。在工程檔案管理過程策劃的改進，首先要對檔案管理的組織價值及價值支撐過程進行深刻認知，這就要求我們檔案管理人員和相關各級領導，增強自身檔案管理意識，明確工程檔案管理的價值，樹立科學的理念。其次，要改善現行的檔案管理規則，推行現代化工程檔案現代化專業管理模式，制定相應各項規則制度，實現檔案管理標準化、規范化、科學化的蛻變。再次，建立科學可控的檔案管理相關過程績效目標；基于目標要求，結合所有可用的信息及管理手段，推行工程檔案進行過程設計。切實通過完善的檔案過程策劃，促進工程檔案管理專業化的發展。

（二）高效推行過程實施階段。在經過過程策劃對工程管理檔案過程進行科學、合理的安排后，我們檔案管理人員要充分熟悉相關過程設計內容。同時，要制定周密的計劃，如制定好資料收集范圍、檔案收集質量要求及具體歸檔時間等相應的分圖表，時刻緊抓工程項目的關鍵階段進行資料收集。以高效的過程實施力，推行其專業化的發展。

（三）定期自查，正確前行。對于，工程檔案管理相關人員來說，開展定期過程檢查有巨大的裨益；首先能通過標準比對，明確自己在實際檔案管理過程中，是否遵照過程設計要求，以及是否達到其階段性績效目標。其次，會對自己階段性的檔案成果質量進行自檢，不斷地給予重視和注意力，確實提高工程檔案質量。定期自查，能及時修正航向，使得檔案管理沿專業化方向正確前行。

（四）科學而全面地進行過程改進。過程改進是我們由過程管理角度實施工程檔案管理專業化道路的核心內容，包括“突破性改進”和“漸進性改進”兩方面內容。實際工程單位都有自己現行的檔案管理過程體制，雖然，或多或少都存在點不同的缺陷，但很少需要徹底顛覆廢除，因而“突破性改進”只是很小范圍地出現在極個別企業的工程檔案管理過程中，大部分工程管理單位都需要較全面地推行“漸進性改進”。

1.業務水平的漸進性改進。檔案管理人員的業務水平對工程檔案管理能否實現專業化是決定性因素。我們只有持續不斷地對他們的業務水平進行漸進性改變，開展針對性的專業培訓，提升他們在工程建設程序和基礎知識的認知，優化他們的知識結構，使他們有足夠的能力勝任工程檔案管理工作，并逐步實現其專業化道路。

2.科技化管理漸進性改變。當前階段，工程檔案管理已進入推行計算機管理的現代化工程管理模式；科技化管理顯著提高檔案過程化管理的效率。因而，我們要不斷推進科技化管理漸進性改變，實現工程檔案管理專業化。

三、結論

當前階段，我們國家高速發展，城市面貌可謂是日新月異，相應的工程建設項目在全國范圍內，開展得如火如荼。筆者希望通過從過程管理角度入手，結合具體管理措施，探尋檔案管理專業化道路，為更好地為開展工程建設做出自己的貢獻。

【參考文獻】

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