醫院檔案庫房安全管理建設的思考

文/海南省海口市人民醫院 冼茂娟

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醫院檔案庫房安全管理建設的思考

文/海南省海口市人民醫院 冼茂娟

【摘要】醫院檔案庫房安全管理工作是檔案保護最重要的基礎工作之一，是檔案部門的基本任務，本文就如何進行醫院檔案庫房安全管理建設，滿足檔案保管的最基本安全要求和保管條件，最大限度地保護檔案安全，提出一些有效的工作思路和方法，有力保障醫院檔案安全管理工作的順利進行，對醫院管理也是一項更具全局意義的工作。

【關鍵詞】檔案庫房；安全管理建設；方法

檔案作為人類進步和經濟社會發展的歷史記錄，隨著當今社會經濟、政治、文化、自然環境的發展變化，檔案的安全越來越引起檔案工作者的重視，檔案庫房安全管理就是其中之一。檔案安全管理要從檔案工作的每一環節抓，筆者從事醫院檔案工作二十多年，對此有較為深刻的認識和思考，認為檔案庫房安全是檔案實體安全的前提，是檔案部門的基本任務和第一要務，更是檔案工作的根本保障。

一、醫院檔案庫房安全管理的缺陷

（一）缺乏有效的庫房安全管理機制。實踐工作中，檔案庫房安全工作沒有引起醫院領導和檔案人員的足夠重視，沒有制定完善的檔案庫房安全管理制度和應急預案，管理缺乏系統性，安全制度執行不力，不少檔案人員對預案的內容理解不夠，組織安全應急演練不到位，以致面對突發事件時束手無策，應變能力低，容易出現安全管理脫節現象，造成檔案丟失、損毀等現象時有發生

（二）檔案庫房安全保護存在缺失和隱患。目前，醫院辦公用房較少，檔案庫房選址多在頂層或底層，個別檔案庫房與檔案工作場所合用，檔案保密性差且不科學，人員雜，檔案易散失；庫房大多采用含紫外線較多的熒光燈，也有的白熾燈燈泡過大，窗簾不遮陽，不利于防光、不適宜檔案的保護，檔案易褪色；不少老庫房的電線系明線，易引起線路短路；裝具安裝的密集架質量較差，安全隱患大；庫房沒有安裝應急燈，停電后不能利用檔案。

二、庫房安全防護設置的基本要求

（一）檔案庫房的選址。按照國家有關規定檔案庫房應單獨興建，但目前醫院并不具備這些條件，所以選址上要因地制宜，不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來講，庫房宜選擇辦公樓層中間，且樓板應具有一定的承載力，雖然建筑上沒有專門的標準和設計，都須符合檔案庫房安全保護條件，這是檔案保管最基本的物質條件。

（二）庫房安全合理布局。合理規劃庫房案卷存放格局，實行三分開，即做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，且庫區內布局不應設用其他房間，其他辦公用房之間的交通也不得穿越庫區，從庫房借閱的檔案傳送中盡量不通過露天通道，以免日曬雨淋，有溫濕度要求的房間應集中或分區集中布置。

三、健全檔案庫房安全管理制度

（一）建立和完善檔案庫房安全管理工作制度。如：制定庫房檔案保密制度、定期檢查制度、檔案進出庫制度；定期清掃制度、檔案安全檢查制、防火制度等，做到八防：即：防塵、防腐、防潮、防蟲、防高溫、防火、防光、防盜的相應防范工作，體現檔案管理工作的規范性。嚴格按照規定執行，以制度管人，創立最佳的庫房安全管理工作機制。

（二）庫房安全專項工作專人管理。每天巡查，節假日（小長假、大長假）都應安排人員值班巡查，庫房門前留存責任人聯系電話。落實庫房安全責任制，做好檔案室藏統計、庫房安全巡查等各類登記冊簿的記錄。庫房整潔，室內勿堆放雜物，避免引起火災、鼠災。非庫房人員未經許可不準入庫，不許在庫房內從事與庫房工作無關的活動，保持庫房管理的安全狀態。

四、制定完善的檔案庫房安全應急預案

（一）制定針對性和可操作性的庫房安全應急預案。以應用和實效為主導，管理與技術為支撐，成立檔案工作突發事件應急處置工作領導小組，明確相關人員的安全職責。結合檔案庫房可能面對的具體突發事件的特征、危害程度，制定防范、應對、急救的基本措施，采取最有效行動保護并搶救檔案，保護未受損的檔案，搶救已受損的檔案，消除災害對館藏檔案的威脅。

（二）注重與相關部門組成的應急聯動救援。目標是在應急的情況下，采取最有效行動。如醫院安保、后勤管理部門等，檔案庫房一旦發生火災、水災、震災等突發事件，相關部門應盡做出應急處置工作，開展自救互助，共同抗災，保證突發事件應急處置工作的有效實施。

五、檔案庫房安全防范和處置技術

（一）針對檔案的安全需求、管理現狀和存在問題，進行安全風險分析，提出解決方案和預期目標。在進行改造、裝修檔案庫房時，要充分考慮檔案室的建筑要求和合理布局，滿足檔案保管最基本的安全要求和保護要求，整體提高檔案保管條件，最大限度地延長檔案的“壽命”。

（二）規范庫房示意指南。在庫房內標示庫房檔案及庫房相關設備、設施存放位置的索引，每個檔案庫柜、架應擺放科學，分門別類清楚，取放整齊有序，優化管理，使平日庫房管理人員切實掌握庫房檔案的存放情況，能在短時間內向查考者提供利用的同時，更有利于在突發情況下迅速搶救并轉移檔案。

檔案是醫院寶貴的財富，檔案安全是檔案工作的生命線，檔案庫房安全是檔案安全體系建設的重要內容之一，以人為本構建和諧檔案工作，倡導安全第一。實踐證明，加強檔案庫房安全建設，實行檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。建設一支高度自覺安全、技術過硬的檔案人才隊伍，有力保障檔案安全管理工作的順利進行，是醫院檔案工作可持續發展的堅實基礎，也是醫院管理一項更具全局意義的工作。