淺談醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策

文/吉林省遼源市中心醫(yī)院 劉興云

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淺談醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策

文/吉林省遼源市中心醫(yī)院 劉興云

【摘要】檔案記載了醫(yī)院的歷史沿革和工作事務，為醫(yī)院決策提供了重要的憑證。隨著我國醫(yī)療改革的逐步深入，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，應該做出相應的調(diào)整和優(yōu)化，只有這樣，才能保證醫(yī)院服務水平的提升，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。本文在對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀做出分析和論述的基礎上，就醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化進行了研究。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化

醫(yī)院旨在為民眾健康提供服務，在日常工作中，涉及大量的業(yè)務信息，一旦出現(xiàn)紕漏極可能會引起嚴重的醫(yī)療事故。因此，加強醫(yī)院管理一直是社會各界關注的熱點話題。檔案管理是醫(yī)院管理工作不可或缺的一部分，其優(yōu)化、改革對醫(yī)院服務水平提升具有積極地作用，是民生發(fā)展的必然要求。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

在醫(yī)療改革的影響下，醫(yī)院管理體系逐步實現(xiàn)了優(yōu)化和完善。但是，許多醫(yī)院在檔案管理上仍存在諸多不足，其問題主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）制度不全。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”。制度是醫(yī)院管理決策的依據(jù)，為醫(yī)院工作的樹立開展筑造了最堅實的堡壘。目前，大多數(shù)醫(yī)院雖然都建立了一套管理規(guī)章制度，卻很少有涉獵到檔案管理領域。在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，利益最大化思想充斥著整個社會，醫(yī)院也不免受到影響。某些醫(yī)院將醫(yī)療放在主位，忽視了檔案管理輔助功能的發(fā)揮，對此方面的重視和支持力度不足。導致本院檔案管理制度缺乏統(tǒng)一和規(guī)范，一度出現(xiàn)獨立檔案分部門管理的不良現(xiàn)象，這無疑限制了檔案信息的搜集、整合以及開發(fā)利用層次。還有一些醫(yī)院，檔案管理與信息管理出現(xiàn)了嚴重的脫節(jié)現(xiàn)象，隨意丟棄、亂擺亂放等問題衍生，破壞了醫(yī)院檔案信息的完整性，其服務價值得不到發(fā)揮，無法適應社會的需求，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（二）水平落后。信息化時代背景下，科技發(fā)展日新月異，網(wǎng)絡已然滲透到各行各業(yè)當中，并在提升工作質(zhì)量和效率方面發(fā)揮了積極作用。在這種形勢的牽引下，各大醫(yī)院雖然逐步加大了信息化建設，但是尚未將之延伸到檔案管理工作上。不少醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)的手工搜集、檢索、整理等檔案管理模式，這樣不僅增加了檔案管理工作人員的負重量，還降低了檔案信息的應用效率，直接影響了醫(yī)院的業(yè)務水平。另外，由于醫(yī)院對檔案管理的投入不足，導致檔案管理的人員、設備等配置不齊，相關工作人員素質(zhì)不高。許多從事醫(yī)院檔案管理工作的人員都是兼職或其他崗位調(diào)配而來，缺少專業(yè)的理論知識，管理思想意識較為落后，因而不能滿足崗位需求。

二、醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化對策

作者根據(jù)上文對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析，深刻意識到優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的重要性和迫切性，并有針對性地提出了一些對策，以供參考和借鑒。

（一）重視檔案管理，加大工作投入。檔案管理是醫(yī)院管理體系的重要內(nèi)容，為醫(yī)院業(yè)務服務提供了支持，應該引起院領導及相關職工足夠的重視。具體而言，應該把檔案管理納入醫(yī)院工作體系中，結(jié)合本院的實際情況，適度提升對檔案管理工作的投入力度，加大工作宣傳，從主觀思想上轉(zhuǎn)變職工的認知，并激勵他們積極參與、配合檔案管理，有效將檔案信息運用起來。與此同時，醫(yī)院還應緊隨信息化時代的發(fā)展趨勢，在可行的條件下，在檔案管理中引入先進的技術設備和手段，利用高科技提高檔案管理的質(zhì)量和效率。醫(yī)院可以建立內(nèi)部網(wǎng)絡服務平臺，把公示的檔案信息錄入到該系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)變檔案信息的管理方式，給予各級職工相應的權限，讓其根據(jù)自己的需求自行檢索檔案信息，如此減少檔案管理各組人員負重，及時、有效、準確地傳遞檔案信息。

（二）健全管理制度，提升人員素質(zhì)。嚴格意義上講，檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要各部門的協(xié)作才能完成。醫(yī)院要根據(jù)國家的法律條例，針對自身的工作實際，通過不斷的修改和完善，建立健全檔案管理制度，包括控制制度、考核制度、培訓制度以及激勵制度等，明確各方職責，規(guī)范檔案提取、整理、銷毀等流程，盡量避免隨意擺放、丟棄的現(xiàn)象出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)違規(guī)行為，即刻給予相應的處罰，促使所有職工重視和落實此項工作。在此基礎上，醫(yī)院還應該優(yōu)化檔案管理人才組織結(jié)構(gòu)，聘任專業(yè)知識扎實、職業(yè)素養(yǎng)良好的人才擔此重任，同時還要定時定期組織相關人員進行培訓，及時更新他們的管理知識和思想，使其掌握良好的管理技能。給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的職工相應物質(zhì)獎勵和精神獎勵，激勵所有職工全身心地投入到工作中。

三、結(jié)語

總而言之，加強和優(yōu)化檔案管理是醫(yī)院不可推卸的責任，因為這間接關系到國計民生。由于個人能力有限，本文的研究可能存在不足，因此，希望各醫(yī)院針對自身的檔案管理工作實際，結(jié)合本文的論點，進行有效的檔案管理優(yōu)化，以最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值，使其為醫(yī)院整體工作管理提供優(yōu)質(zhì)服務。

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