養老檔案管理規范化的實現與思考

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

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養老檔案管理規范化的實現與思考

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

【摘要】隨著我國老齡化社會的到來，越來越多的老年人選擇在養老機構進行休養。在養老機構管理中，養老檔案記載著老年人在養老機構的身體變化、康復程度以及生活經歷等相關內容，能夠真實反映出養老機構的工作成效和服務水平。所以，必須加強養老檔案的規范化管理，為推動養老機構發展奠定堅實基礎。本文從分析養老檔案管理的重要意義和現狀入手，提出實現養老檔案管理規范化的路徑。

【關鍵詞】養老機構；檔案管理；規范化

一、養老檔案管理的重要意義

（一）有利于反映養老機構工作成效。養老檔案中記錄著老年人在養老機構中的生活過程，以及養老機構開展各項工作的具體成效等內容，此類檔案反映了我國養老事業體制改革及發展的全過程。檔案作為人們了解并掌握客觀規律的重要依據之一，它是人類各項活動的真實記錄，鑒于此，提升養老檔案管理的整體水平，除了能夠反映出養老機構的工作成效之外，還是推動我國養老事業改革與發展的客觀需要。

（二）有利于體現養老機構服務水平。站在養老機構的角度上講，養老檔案管理工作的開展，不僅能夠客觀反映出養老機構現有的服務水平，而且還能展示出機構的綜合實力及服務特色。翔實具體、真實完整、內容豐富、特點鮮明的養老檔案，及科學、規范、高效、嚴謹的檔案管理工作可以使養老機構的聲譽獲得大幅度提升。除此之外，養老檔案還能為養老機構各項科研工作的開展提供參考依據和資料，有利于推動養老機構的穩定、持續發展。

（三）有利于家屬了解老年人的生活情況。對于老年人的家屬而言，他們可以通過養老機構中的養老檔案，對老年人的生活情況進行了解。養老檔案中真實記錄著他們在養老機構內生活的過程，檔案中完整地記載著老年人進入養老機構后的生活、學習、身體、醫療等情況，此類檔案最為顯著的特征是唯一性與原始性，當家屬想要了解老年人的近況時，可直接通過查看檔案獲得相關信息，給家屬帶來了極大的方便。

二、養老檔案管理現狀分析

（一）養老檔案管理制度缺失。我國大部分養老機構對養老檔案管理不夠重視，沒有針對養老檔案管理建立起完善的制度體系，從而導致檔案管理工作混亂，難以為養老機構發展提供可靠依據。如，未能實施檔案分類管理，易出現重要檔案丟失的現象；檔案材料的格式不統一，裝訂不規范，不利于檔案歸集與查閱；沒有針對檔案保管、調閱環節建立起相關的管理制度，增大了檔案資料遺漏、殘缺的可能性。

（二）養老檔案內容不全面。養老機構的養老檔案內容十分簡單，信息量嚴重不足。大部分養老機構的養老檔案只包括入院登記表和入院協議，而沒有針對老年人在養老機構的養老過程建立起完善的檔案資料體系，導致檔案資料難以全面反映老年人在養老機構的生活狀態。如，養老檔案中缺少老年人每年的體檢表、老年人身體評估表、老年人護理方案、老年人特殊情況的說明等資料，阻礙了養老機構服務水平的提升。

（三）養老檔案管理缺乏協調性。養老檔案的形成是養老機構各部門運作的產物，如醫療部門、護理部門、康復部門等，均在各自的部門工作中產生養老檔案資料。但是，養老機構的這些部門各自為政，將工作中形成的養老檔案資料作為本部門的備用資料，而沒有及時向檔案部門移交，導致檔案部門資料收集不全。造成這一現象的根本原因在于檔案管理部門與其他業務部門之間缺乏協調機制，未能針對養老檔案資料的收集整理建立起良好的運行體系。

（四）檔案管理隊伍素質不高。養老機構的檔案管理人員一般為兼職人員，缺乏專業的檔案管理知識和技能，也沒有時間參加專業培訓，對養老檔案管理的重要性認識不足，難以切實履行檔案管理職責。甚至一些檔案管理人員不了解養老檔案收集、整理、編目、裝訂等業務的運作流程，難以為檔案使用者提供高質量的服務。

三、養老檔案管理規范化的實現路徑

（一）完善養老檔案管理制度。依據我國現行《檔案法》及《人事檔案工作條例》的規定要求，養老機構應當結合自身的實際情況，并充分考慮我國養老事業未來的發展形勢，在現有的基礎上逐步完善養老檔案管理制度，加快制定具有針對性及可操作性的養老檔案管理辦法、實施細則，通過相關的管理制度對歸檔范圍加以明確，對檔案的生成過程進行細化，確保檔案的完整和安全，以此來提升養老檔案的管理水平。

（二）豐富養老檔案內容。養老機構應當盡可能使養老檔案具有個性化的特征，為了實現這一目標，應對養老檔案的內容加以豐富。在豐富養老檔案內容的過程中，養老機構除了要結合自身的實際情況之外，還要充分考慮養老事業的發展趨勢，在全方位、多角度探索的基礎上，建立起相對完善的老年人生活、健康、病理及心理等方面的檔案，從而反映出老年人在養老機構內生活全過程的身心及健康情況，由此不但能夠使養老機構的養老檔案內容變得更加豐富，而且還能為養老機構的發展提供有參考借鑒價值的材料。

（三）完善養老檔案管理工作機制。養老機構要建立健全的養老檔案工作機制，促使各部門協調運作，保證檔案資料收集完整，提高養老檔案管理成效。首先，建立工作協調機制。在養老機構各部門中，分配兼職檔案人員負責檔案資料收集整理，并按照相關制度規定，及時將檔案資料移交到檔案管理部門，辦理交接手續。其次，建立考核評價機制，定期對各部門的檔案工作職責履行情況進行考核，將檔案工作作為各部門考核的重要內容，并將考核結果與各部門的利益掛鉤，使其成為部門人員職位升降的有力依據，從而不斷強化檔案工作的過程控制。再次，加強檔案工作監督指導。養老機構檔案管理部門要對各部門的檔案資料收集工作進行監督，避免出現檔案資料遺漏問題，規范檔案資料上交流程。

（四）加強檔案管理隊伍素質培養。養老檔案管理工作的開展，需要高素質的檔案管理人員，為此，養老機構應當不斷加強對檔案管理隊伍整體素質的培養，使所有的檔案管理工作者都能勝任崗位工作。首先，養老機構應當在明確檔案分管領導的前提下，同時部署檔案和業務，并將之納入到年初的工作計劃及考核范圍當中，確保檔案管理工作的有序進行。其次，養老機構應當加大對檔案管理人員的培訓力度，通過崗位培訓與繼續教育等方式，拓展檔案管理人員的思維，豐富他們的知識結構，使其了解并掌握相關的專業技能。再次，檔案管理人員應當注重自身專業水平的提升，借助一些渠道進行檔案管理的學習，增強工作能力，做好檔案管理工作的同時，為養老機構的發展貢獻力量。

四、結論

總而言之，養老檔案是老年人在養老機構休養過程中形成的原始憑證，能夠全面反映老年人的生活狀態和身體狀況，并為養老機構開展各項工作提供依據。為此，養老機構必須重視養老檔案管理，加快養老檔案規范化建設，通過構建起完善的養老檔案管理體系，促使養老機構內部管理和業務開展更加完善。

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