規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性研究

文/德宏職業(yè)學(xué)院 楊東燕

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規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性研究

文/德宏職業(yè)學(xué)院 楊東燕

【摘要】對于學(xué)校檔案的管理工作來說，學(xué)校檔案不僅是陳放在學(xué)校檔案室中的基礎(chǔ)資料，也是對學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄。學(xué)校檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校的成長，它能直觀地描繪出學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)和學(xué)科建設(shè)的過程。它為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了重要的文獻(xiàn)和資料，一定程度上影響著學(xué)校的未來建設(shè)。本文針對當(dāng)今學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡要的分析，并著重闡釋了規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展的重要意義，列舉了規(guī)范檔案管理的有效策略，旨在使學(xué)校的相關(guān)檔案管理人員優(yōu)化意識，更加科學(xué)化地開展學(xué)校檔案管理。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；學(xué)校發(fā)展；重要性

在學(xué)校的成長過程中，學(xué)校檔案是一種用文字、圖片以及影像記錄真實(shí)情況的媒介，能直觀地展示出學(xué)校建設(shè)中相關(guān)的教學(xué)教研活動，能對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要決策以及整體發(fā)展趨勢進(jìn)行有效的評估。對于學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)來說，學(xué)校檔案不僅關(guān)系到整個學(xué)校的良性發(fā)展，也關(guān)系到職工和學(xué)生的基本權(quán)益。

一、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）學(xué)校檔案管理人員管理意識模糊。在完整的學(xué)校管理結(jié)構(gòu)中，不僅包括基礎(chǔ)的行政款項管理、基礎(chǔ)教師和學(xué)生管理，也包括對于基礎(chǔ)檔案資料的管理，但是多數(shù)學(xué)校往往忽略這一點(diǎn)，并沒有充分意識到學(xué)校檔案對于學(xué)校發(fā)展的重要意義。多數(shù)學(xué)校更多地關(guān)注基礎(chǔ)的教學(xué)工作，卻忽略了本質(zhì)的行政要求和具體工作，認(rèn)為檔案工作的好壞與否并不影響學(xué)校的整體發(fā)展，這就造成了學(xué)校檔案管理工作不規(guī)范、學(xué)校檔案管理制度不健全、監(jiān)督機(jī)制不標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，甚至有的規(guī)模較小的學(xué)校干脆就沒有設(shè)立相應(yīng)的綜合管理檔案室，形成了學(xué)校內(nèi)整體檔案資源匱乏的管理弊病。

（二）學(xué)校檔案資料不完整。從學(xué)校的檔案管理角度來說，沒有樹立良好的歸檔意識，也就造成了整體學(xué)校檔案殘缺不全的現(xiàn)象，在基礎(chǔ)的學(xué)校日常工作中，相關(guān)檔案管理人員沒有給予檔案管理高度的重視，日常資料不能及時地留存，只有在面臨檢查期間，會進(jìn)行相關(guān)的收集工作，檔案管理整體流于形式。有的學(xué)校部分檔案會留存在相應(yīng)的部門人員手中，沒有建立統(tǒng)一的管理，檔案出現(xiàn)歸檔錯誤、散失結(jié)構(gòu)、檔案丟失等情況，這對于檔案的共享以及繼續(xù)發(fā)展沒有任何益處。

（三）學(xué)校檔案不夠開放，檔案利用率不高。對于學(xué)校檔案的建設(shè)和發(fā)展來說，不是一個閉門造車的過程，需要相關(guān)管理人員及時共享，并積極利用。但是部分學(xué)校的檔案管理人員由于自身管理意識的淡漠，疏于檔案管理，學(xué)校檔案的整體利用率明顯降低，雖然會完成一些簡單的裝訂整理工作，卻沒有專業(yè)的搜集和整理。另外，有部分學(xué)校的檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識和經(jīng)驗，沒有形成系統(tǒng)化的檔案管理，這就造成整體檔案管理形式和結(jié)構(gòu)封閉，沒有形成高效的檔案利用效率，整體檔案管理工作失去了應(yīng)有的實(shí)用價值。

二、規(guī)范檔案管理對學(xué)校工作開展的重要性分析

（一）規(guī)范檔案管理為學(xué)校樹立積極向上的形象。隨著教育體制改革進(jìn)程的推進(jìn)，學(xué)校面臨著一定的市場競爭壓力，導(dǎo)致學(xué)校不僅要集中力量優(yōu)化相應(yīng)的師資力量和硬件管理，也要提高學(xué)校的軟文化實(shí)力，要集中針對學(xué)校的整體管理工作進(jìn)行深層次的挖掘。學(xué)校檔案建立的過程，是對學(xué)校的情況以及教育結(jié)構(gòu)直觀的回顧，是學(xué)校建立良好形象以及完整價值體系的過程，學(xué)校只有清晰地意識到這一點(diǎn)，才能在檔案管理過程中健全更加完整有效的管理機(jī)制。

（二）規(guī)范檔案管理利于學(xué)校管理工作開展。在具體的檔案記錄中，除了對學(xué)校整體行政工作的數(shù)據(jù)和信息反映，還會留存整個學(xué)校年度教學(xué)資料，關(guān)系到整個學(xué)校內(nèi)部的情況，學(xué)校在發(fā)展過程中，只有對檔案管理建立標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)模式，才能有效利用學(xué)校檔案內(nèi)記錄的相應(yīng)資料，形成統(tǒng)一健全的管理體系。另外，由于檔案管理過程中，包含學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)材料，這就對領(lǐng)導(dǎo)建立健全相關(guān)指導(dǎo)方針有一定的推動作用，能直觀地體現(xiàn)出學(xué)校的各項問題和優(yōu)勢，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以針對相應(yīng)問題提出學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃。并且，若是在學(xué)校的實(shí)際管理過程中出現(xiàn)瓶頸問題，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以通過學(xué)校的基礎(chǔ)檔案進(jìn)行根源的追溯，并充分結(jié)合一些過往的經(jīng)驗，制定相應(yīng)的解決措施。

（三）規(guī)范檔案管理利于學(xué)校資質(zhì)評估。如今是競爭的時代，教育部門會對各個學(xué)校建立有效的評估機(jī)制，以促進(jìn)學(xué)校自身的發(fā)展，在評估項目運(yùn)行過程中，無論是基礎(chǔ)的組織建構(gòu)，還是基本的評估指標(biāo)，都會以實(shí)際材料為評估基礎(chǔ)，從而對學(xué)校的整體管理結(jié)構(gòu)和成果進(jìn)行匯總。學(xué)校檔案管理質(zhì)量的高低，在進(jìn)行材料推送的過程中就能清晰地反映出來。檔案的內(nèi)容和基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)是各項學(xué)校資質(zhì)評估的根本，只有保證整體檔案內(nèi)容的完整和及時，才能對整個評估結(jié)構(gòu)產(chǎn)生積極的推動作用，若是基礎(chǔ)資料混亂，可想而知，相應(yīng)的評估結(jié)果也不容樂觀。

三、規(guī)范學(xué)校檔案管理的有效策略

（一）培養(yǎng)學(xué)校檔案管理人員正確的管理觀念。在學(xué)校的檔案管理過程中，學(xué)校要優(yōu)化升級檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化，就要培養(yǎng)相關(guān)管理人員的管理意識。首先，學(xué)校可以利用第三方監(jiān)督人員對基礎(chǔ)管理工作進(jìn)行初步測評，在評估中選取工作能力優(yōu)秀且整體責(zé)任意識強(qiáng)的管理人員。其次，學(xué)校要定期組織相應(yīng)的管理培訓(xùn)，提升整體管理人員的管理意識，優(yōu)化先進(jìn)的管理理念，并針對相應(yīng)的培訓(xùn)進(jìn)行集中的考核，以實(shí)現(xiàn)提高管理人員基礎(chǔ)素質(zhì)的目的。最后，要建立管理小組，強(qiáng)化整體管理工作的團(tuán)隊意識，更加積極發(fā)揮相應(yīng)管理人員的管理優(yōu)勢。

（二）利用信息化技術(shù)歸納、整理學(xué)校檔案材料。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷推進(jìn)，學(xué)校要從根本上提高整體檔案管理與信息化發(fā)展的融合，建立更加實(shí)用的信息化檔案管理機(jī)制。在建立相關(guān)信息化檔案管理體系時，學(xué)校可以建立獨(dú)立的數(shù)字化管理，形成檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案資料共享。相關(guān)管理人員要集中提升計算機(jī)知識和管理能力，集中做好相應(yīng)的歸檔操作，及時對基礎(chǔ)信息進(jìn)行保管和利用，并實(shí)現(xiàn)資源整合的橫向聯(lián)合，強(qiáng)化檔案信息資源的豐富和擴(kuò)充。

（三）開放學(xué)校檔案，提高檔案利用率。對于學(xué)校的發(fā)展來說，檔案管理并不是一味地資料收集，而是要充分利用，學(xué)校的檔案管理人員要積極擴(kuò)充資源共享的途徑，有效利用好相應(yīng)的學(xué)校檔案。在實(shí)際操作中，相關(guān)管理人員要針對資源利用中的相應(yīng)問題，集中解決。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理對于學(xué)校的建設(shè)來說具有重要的意義，相關(guān)學(xué)校的檔案管理工作人員要提升自身的管理意識，不僅要積極梳理學(xué)校整體文化發(fā)展進(jìn)程，也要更加規(guī)范化地記錄學(xué)校各項工作的發(fā)展進(jìn)程，全面系統(tǒng)地進(jìn)行整體檔案內(nèi)容的規(guī)劃和布局，健全整體檔案管理系統(tǒng)，升級學(xué)校的檔案管理工作，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供強(qiáng)有力的管理支持。

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