信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

文/福建省寧德市蕉城區(qū)林業(yè)局 吳秀娟

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信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

文/福建省寧德市蕉城區(qū)林業(yè)局 吳秀娟

【摘要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化水平地不斷提高，信息技術(shù)使用范圍越來(lái)越廣。信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理有著重要的意義，事業(yè)單位的檔案數(shù)量龐大，涉及面廣、內(nèi)容多、操作程序復(fù)雜，如何對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高其管理水平和使用效率，是事業(yè)單位檔案管理的工作重點(diǎn)。本文就信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討，根據(jù)目前信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決思路，以期能夠加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，提高其使用效率，更好地服務(wù)于人民。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；應(yīng)用探討；問(wèn)題措施

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，信息科技已經(jīng)漸漸融入人們工作生活的各個(gè)領(lǐng)域。信息技術(shù)的使用在事業(yè)單位檔案管理中有著重要的作用，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用極大的便利了事業(yè)單位檔案管理工作，改善了管理?xiàng)l件、提高了管理水平、規(guī)范了管理流程、優(yōu)化了檔案的使用效率。但是信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用中仍存在著一些問(wèn)題，信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠，掌握的技術(shù)不嫻熟，檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化不完善，文件的儲(chǔ)存及使用安全性有待提高，管理人員的管理水平較低等，針對(duì)這些存在的問(wèn)題，要制定詳細(xì)的管理計(jì)劃，以解決問(wèn)題，提高管理水平。

一、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用中存在著諸多的問(wèn)題，未能如期達(dá)到信息技術(shù)的使用效果，這源于事業(yè)單位對(duì)信息化的使用認(rèn)識(shí)程度不夠，在檔案管理上專業(yè)操作水平不高，管理操作人員的專業(yè)水平有待加強(qiáng)。具體存在的問(wèn)題分析如下：

（一）信息化認(rèn)識(shí)程度不夠。由于信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐較短，工作人員對(duì)于信息技術(shù)的專業(yè)知識(shí)認(rèn)知程度有限，相關(guān)的制度制定還不夠完善，目前電子檔案管理還比較少用。信息化操作離不開計(jì)算機(jī)的使用，一旦計(jì)算機(jī)或者系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將有可能造成數(shù)據(jù)文件丟失，使得信息資料不完整。

（二）電子檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化不夠完善。雖然隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子檔案時(shí)代，但是就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，電子檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化還不夠完善，沒(méi)有一套完整的規(guī)章制度，電子檔案管理邏輯性較差，很容易出現(xiàn)文件損壞或丟失的可能。

（三）電子文件的存儲(chǔ)安全性有待提高。電子檔案文件基本都是存在于計(jì)算機(jī)硬盤或者服務(wù)器的硬盤上，一旦計(jì)算機(jī)遭受病毒或是黑客攻擊，很可能會(huì)造成文件及其他材料丟失或被不法分子盜用，還有可能損壞文件，信息數(shù)據(jù)的安全性較差。

（四）管理機(jī)構(gòu)體系不健全，缺乏專業(yè)性的管理人才。電子檔案管理需要涉及的方面比較廣泛，環(huán)節(jié)眾多，管理難度較大，專業(yè)技術(shù)操作水平較高，需要專業(yè)的管理人才進(jìn)行管理操作。目前事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理專業(yè)性的管理人才相對(duì)缺乏，整體管理操作水平不高，往往會(huì)造成電子文件歸檔不及時(shí)、不完全和不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題。

二、針對(duì)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決思路

為了提高事業(yè)單位檔案管理水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)的有效作用，針對(duì)上文中提到的問(wèn)題做出了相應(yīng)的措施。具體分析如下：

（一）提高檔案管理信息化使用效率。要充分利用信息化的優(yōu)點(diǎn)，加強(qiáng)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，提高計(jì)算機(jī)的防護(hù)功能，避免發(fā)生系統(tǒng)故障造成文件丟失或毀壞的情況發(fā)生。提高檔案管理的邏輯性，檔案管理的基礎(chǔ)工作必須規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高管理人員的操作水平，避免錯(cuò)誤操作引起系統(tǒng)故障。

（二）規(guī)范化和系統(tǒng)化檔案管理體系。根據(jù)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用特點(diǎn)，制定一套完整的管理制度，提高管理工作的邏輯性，簡(jiǎn)化操作流程，提高管理的工作效率。規(guī)范系統(tǒng)檔案管理體系，深入研究網(wǎng)絡(luò)電子文件的連續(xù)性及一體化管理，以防止其他形式虛擬電子文檔對(duì)規(guī)范化文檔管理的沖擊。

（三）加強(qiáng)檔案管理文件的安全性。保障事業(yè)單位檔案管理的安全性是首要任務(wù)，要保證電子檔案文件的安全性，才能夠做好檔案管理的工作。制作安全系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)系統(tǒng)故障造成文件檔案丟失。目前國(guó)內(nèi)相關(guān)行業(yè)從業(yè)人員及研究人士已經(jīng)加大了這方面的管理和研發(fā)力度，并在電子文件、檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化方面給予了重點(diǎn)支持。

（四）培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用專業(yè)性操作要求比較高，需要專業(yè)的管理人員進(jìn)行操作管理，為了提高信息技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作中，需要培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高管理人員的整體操作水平。以保證操作的規(guī)范性，提高檔案管理工作的效率。專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，可在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)即刻解決，避免了問(wèn)題發(fā)展造成不可估計(jì)的損失，很大程度上提高了文件的安全性和可靠性。

三、結(jié)束語(yǔ)

規(guī)范化和系統(tǒng)化事業(yè)單位檔案管理制度，提高檔案的管理水平，離不開信息技術(shù)的使用。信息技術(shù)發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的要求，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也得到了大力發(fā)展，其使用范圍也越來(lái)越廣泛。信息技術(shù)的使用需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)，提高管理人員的操作水平，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決措施加以解決，降低信息技術(shù)使用過(guò)程中存在的問(wèn)題對(duì)檔案的損壞率。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探究，不僅便利了事業(yè)單位檔案管理工作，還提高了管理水平和工作效率。

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