事業單位檔案管理信息化建設策略探討

文/鹽源縣新型農村合作醫療管理中心 何瑛

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事業單位檔案管理信息化建設策略探討

文/鹽源縣新型農村合作醫療管理中心 何瑛

【摘要】在當今社會，科技越來越發達，電子計算機的發明和更新換代使我們的生活越來越方便，在數據的管理方面也給我們提供了很大的便利。例如本文對于有關事業單位檔案管理信息化建設方面的探討。在管理事業單位檔案的過程中引用信息化管理，則會大大地提高信息處理的效率，更加快速的解決一些難題。本文將討論事業單位檔案管理信息化建設的必要性及相關的可行性策略分析。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；策略

檔案是信息的收集和管理，是非常重要的資料，所以對于檔案的管理也相應變的非常重要。當前社會，科技快速發展，計算機技術也相應發展，檔案的記錄從過去的單一紙質檔案慢慢演變成由紙質檔案和網絡檔案等多種載體的并存的形式。網上歸檔、整理以及查詢的信息化管理模式正在迅速發展著，以不可逆轉的速度代替著傳統的紙質檔案整理模式，使紙質檔案管理模式面臨著嚴峻的挑戰。

一、事業單位檔案管理信息化建設的優勢分析

（一）便于檔案資料的永久保存。紙質檔案管理的缺點之一就是易受到環境的限制與制約。例如，南方的天氣大多時間比較潮濕，這時，紙質檔案就會出現發霉、字跡模糊等一系列問題，導致信息的丟失。但是在將信息化運用到檔案管理中，則可以通過電子磁盤將信息進行儲存，大大地節省了檔案數據的儲存空間，也使檔案的保存更加完整和永久。

（二）改變了檔案管理的方式，使檔案的職能更加完善。以網絡平臺為媒介對檔案進行電子存檔和管理的方式代替紙質媒介的傳統方式。使檔案的職能得以拓展和擴充，增加了整理、排列以及查詢等功能，同時，也增加了一些相關服務類型，從而推動了事業單位的建設與發展。

二、事業單位檔案管理信息化存在的一些問題

（一）一些事業單位對檔案管理信息化的建立缺乏足夠的重視。當下，我國的很多事業單位由于缺乏對檔案管理制度的了解，導致不夠重視檔案的信息化管理工作。使一些檔案信息化的工作缺乏資金和智力上的支持。另外的一種情況是，雖然多少了解檔案的信息化管理，但是對于具體的建立方式以及相關的人員配置并不關心，也沒有對于管理檔案的相關人員進行專業的培訓，認為電子化的管理應相對輕松，只要保證檔案不遺失，內容不會被泄露就可以。其實這種認知是完全錯誤的。

（二）事業單位檔案管理的信息化程度不夠。在現階段，電子信息技術雖然在日新月異快速發展，但是在許多事業單位中的普及率還是有待提高的。在我國的一些事業單位中，雖對檔案進行了簡單的信息化整理，但是許多基本且重要的資料還是以傳統的紙質檔案進行管理，例如，一些員工的基本資料等。如果紙質的檔案發生丟失或損壞，那么就會造成信息的丟失。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低。檔案的信息化管理在我國應屬于相對新興的行業。在一些企事業單位中，雖然想要進行檔案的管理制度改革，但是卻很難找到相關專業能力較強的人才。檔案管理人員的平均年齡偏大，導致檔案信息化的難度加大。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）強化重視檔案管理信息建設。要想建立全面的檔案信息化系統，首先要做的就是全面了解以及重視檔案信息化的制度。在我國事業單位中，應對相關高層進行推廣和普及，使他們起到一定的帶動作用，積極招用檔案管理的相關專業人員，提高信息化管理在檔案管理中的地位，引起事業單位成員的重視。也可以為事業單位營造出良好的檔案管理信息化建設環境。

（二）提高檔案管理效率。檔案管理信息化的一大優點就是資料的整理和查找都快速且高效，給事業單位的工作帶來了極大的便利。事業單位的檔案資料，是關于企業內部的信息以及重要資料的整理與保存，不僅是管理單位知識信息的行為，也是實現執行檔案信息標準化的一個過程，具有很大的意義及價值。所以在檔案信息化管理的過程中，應該制定一些制度與規則，以提高檔案管理的效率。

（三）優化檔案管理信息化工作人員素質。由于檔案的信息化管理處于新興階段，所以從事相關工作的專業也比較少，培養和選拔優秀的檔案管理人員是當前亟待解決的問題。應通過一些專業的機構進行人才的培養，使他們適應當前模式的管理方式。同時，對現有的專業人員應進行專業素養以及職業素養的提高。

（四）創新檔案管理信息化設備。在檔案的信息化管理過程中，一些現代化的軟件及硬件可謂是信息重要的載體。增加一些現代化軟硬件的配備，可以更加有效地推動和加強事業單位檔案的管理。也可以提高信息整理以及查找的效率，為事業單位的信息查找提供最大便利。

四、小結

本文著重圍繞檔案管理信息化的相關問題進行了分析與探討。對檔案管理信息化建設的優點給予肯定，也提出了幾項問題和不足，并針對此提出了一系列可行性較高的改進方案。隨著科學信息技術的發展，信息化正在一點點的進入我們的生活，我們，特別是一些企事業單位，要運用這種便利，充分提高自己的工作效率，以提高自己的競爭力，在時代的浪潮中站穩腳跟。