淺析高校檔案管理的信息化

文/鐵道警察學院 郭俊霞

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淺析高校檔案管理的信息化

文/鐵道警察學院 郭俊霞

【摘要】高校檔案信息管理是對現代高校信息資源的有效管理和合理分配，是高校信息資源現代化的重要組成部分。而傳統的檔案信息服務水平明顯滯后于時代的發展，針對高校檔案管理的現狀和存在問題，進一步適應信息時代的發展，高校檔案工作的內容與形式需要在監督管理、資金設備投入、開展在線檢索和提高人員素質四個方面進行改善，從而實現高校檔案管理的信息化、數字化、網絡化。

【關鍵詞】高校檔案管理；信息化；高校信息資源現代化

一、高校檔案管理現狀和存在問題

（一）高校檔案管理的現狀。為了加強高等學校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據檔案法和有關規定，2008年9月1日頒布施行了《高等學校檔案管理辦法》，該辦法由教育部和國家檔案局共同制定。文件要求“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，對高校檔案信息化建設提出了要求。我國高校檔案管理信息化正是在這一社會背景下提出來。

（二）信息爆炸加大了高校檔案管理的難度。自高校擴招以來，無論是學生的學籍檔案，還是教師、職員的人事檔案等，都呈現井噴現象，增加了信息收集、信息甄別、信息編輯存檔和信息利用的難度。同時對高校檔案信息的需求不斷增加，對高校檔案的利用效率要求也在不斷提高。

（三）檔案的特殊性制約了檔案管理信息化。檔案信息的內向性和原始記錄性，決定了檔案信息開發利用不能像圖書期刊那樣，毫無限制的將全文信息資源采用傳統閱讀和現代遠程信息技術手段有償或無償地提供給他人利用。在校園網的基礎上，一部分檔案資源實現了共享和個人的自由利用，但是各校的網絡化程度不同，檔案信息的可利用程度差別很大。這種差別主要是由于技術上的原因造成的。因為各校所采用的檔案管理軟件及其設置的標準不統一，大部分的高校通過電子身份分類、實名登錄等方式對本校的網絡信息包括檔案資源的利用者設置了不同等級的門禁。這一方面確實有效地加強了檔案的保密性，但同時也可能降低檔案的共享性和利用率。

（四）資金和設備投入不足，管理手段落后。除了檔案的特殊性制約了檔案管理的信息化，高校在檔案的資金和設備上投入不足，也造成了信息化建設的缺陷。傳統的檔案管理方法存在效率較低、準確性不高、資源共享較為困難等問題，其制約著檔案管理工作的開展。但是由于大多數學校建設資金不足，檔案管理工作的信息化建設一直沒有實質的進展。相關的信息化設備十分有限,制約了信息化的發展。隨著現代高校各項事業的不斷發展，網絡信息技術在高校中普遍應用，這對檔案管理工作提出了新的要求。

（五）檔案管理人員素質不高。因為許多高校的檔案管理人員并不是檔案專業人才，有些入職后沒有接受系統化的檔案管理專業理論，普遍存在著學歷層次偏低、專業技能缺乏、年齡結構高等現象。而信息化的檔案管理卻需要一定的文化底蘊和專業的檔案管理知識，并熟練運用計算機和網絡技術，這些都是傳統的“資料保管員”式的檔案管理人員所不具備的。

二、高校檔案管理信息化策略

（一）加強監督管理,保證信息質量和信息安全。檔案信息需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。高校檔案信息化加強了檔案部門與外部間的聯系，但安全問題成為目前高校檔案管理工作進程中不容忽視的問題。高校檔案部門要提高信息安全意識，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全，同時要加強對電子文件的管理，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。檔案部門的內部局域網要確保檔案信息網絡傳輸的安全，嚴格遵守相關的安全保密制度，掌握好開放、控制的尺度。

（二）增加資金投入力度，加快檔案管理的信息網絡化。增加資金投入力度，采用現代信息技術，建立電子化檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設的物質保證。為了加快高校信息化建設的進程，就要改變現有檔案管理設備落后的局面，增加資金和設備的投入，尤其是要加強檔案信息化硬件的建設。針對不同的檔案形式增設相應的設施、設備。

（三）開展檔案信息在線檢索服務。在檔案信息數據庫中，比較常見的檢索方式有：全文檢索、多媒體檢索、聯機檢索、光盤檢索等。高校檔案館可將宜公開的檔案信息放到校園網檔案館網站后臺數據庫中，設置多途徑檢索通道，以全文信息或目錄信息形式方便用戶開展檢索。其中聯機檢索對檔案信息化的要求最高，聯機檢索是利用專門的檔案網站作為平臺，它擁有數量豐富的后臺檔案信息數據庫支持，并可開展在線網絡信息服務。在美國的原始資料房、檔案信息查找者等都是比較成熟的檔案信息聯機檢索網站。相比而言在我國，這種技術應用還不多。高校檔案館的信息化必須走合作共建之路，共同建立一批功能強大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯機檢索數據庫。只有共享共用高校檔案信息，才能使得高校檔案信息運用充分。

（四）加強高素質、專業化檔案管理人才隊伍建設。只有提高檔案管理人員的業務水平，才能適應檔案信息化、網絡化發展的需要。高校要充分利用多種教育培訓途徑，加大對在職檔案人員的培訓力度。要加強對檔案人員的計算機應用基礎、數字化技術、網絡化技術、現代管理技術等各方面知識的培訓，提高檔案人員的理論和業務素質。加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高領導干部信息化知識水平，培養既精通檔案業務又能熟練運用現代化技術的復合型人才。

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