高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)策略研究

文/威海市人力資源公共服務(wù)中心 畢見品

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高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)策略研究

文/威海市人力資源公共服務(wù)中心 畢見品

【摘要】隨著高校畢業(yè)生人數(shù)不斷打破歷史最高紀(jì)錄，社會(huì)不得不面對(duì)的一個(gè)問題就是：關(guān)于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和報(bào)到派遣手續(xù)的辦理；隨著新時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作也成為和諧社會(huì)建設(shè)的重要工作。因此，加快人力資源部門檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，尤其是高校畢業(yè)生檔案的管理。本文從高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)存在的問題展開探討，制定科學(xué)有效的建設(shè)策略，以此提高人力資源部門的高校畢業(yè)生檔案管理工作水平，優(yōu)化人力資源部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案服務(wù)效果。

【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀問題；對(duì)策研究

一、檔案信息化工作的內(nèi)涵

“檔案信息化，就是我國(guó)檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)踐活動(dòng)中去，對(duì)不同種類的檔案資源進(jìn)行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會(huì)時(shí)代對(duì)不同類檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡(jiǎn)單來說，即檔案信息輸入、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化。”

二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義

從我國(guó)當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際情況來看，進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對(duì)于社會(huì)具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行這一項(xiàng)目的建設(shè)滿足了時(shí)代發(fā)展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時(shí)代步伐，不斷提高辦公自動(dòng)化水平，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實(shí)體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會(huì)人力資源的需要。進(jìn)行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝？蒲小⒔虒W(xué)、社會(huì)管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會(huì)。“高校畢業(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實(shí)可靠，對(duì)社會(huì)、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值更大，進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時(shí)有效地為社會(huì)公眾提供有所需求的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源社會(huì)共享。”

三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實(shí)生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)作是一件簡(jiǎn)單的保管工作，對(duì)于它的重要價(jià)值沒有深刻認(rèn)識(shí)。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時(shí)間不到十分之一，對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯(cuò)誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實(shí)際生活中，工作管理人員對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。

（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國(guó)目前針對(duì)檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對(duì)其修改也是非常有限。各級(jí)政府、部門在傳達(dá)信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時(shí)性的決策，同時(shí)，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當(dāng)前國(guó)家放松對(duì)戶籍制度的管理，使得人員流動(dòng)加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。

（三）硬件投入不足，管理方法不科學(xué)。存儲(chǔ)畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際的工作中，一些專門負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案信息材料霉變，對(duì)以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。

（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對(duì)它的重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場(chǎng)的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時(shí)絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對(duì)后來的檔案利用不利。

四、人力資源部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇

（一）重視對(duì)高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓(xùn)等需求隨著時(shí)代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時(shí)期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對(duì)于因?yàn)槟承┰虺霈F(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時(shí)把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。”

（二）加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專門檔案庫(kù)房，同時(shí)庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。

（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。“高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變。”“人才交流事業(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。

五、結(jié)語(yǔ)

為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對(duì)學(xué)校、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學(xué)合理有效的應(yīng)對(duì)策略，同時(shí)，確保檔案工作必須與社會(huì)接軌、與國(guó)際接軌、與未來接軌。

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