試論勞務開發人事檔案管理工作

廖麗

摘要：在當前嚴峻的就業形勢下，用人單位和勞動者之間的勞動關系出現一些新的變化，勞動法中規定的用人單位和勞動者之間的勞動關系已經不能全部滿足新時期的需要，勞務開發這一新的用工形式應運而生，勞務開發這一用工新模式即能解決部分下崗失業人員就業難的問題，實現勞動力資源有效合理的配置，又能解決部分企業招工難的問題。但是，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作的科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現勞務開發行業檔案管理工作的規范化、科學化、 現代化，為社會和本中心提供更多有價值的檔案信息資源。

關鍵詞：勞務開發；人事；檔案

一、勞務開發員工人事檔案管理存在的問題

1、新生成的檔案不能及時歸檔。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機構），派遣員工的思想品德、業務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續學歷等方面生成的材料不能及時傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒有人事關系，往往會忽略派遣員工的人事檔案生成。

2、檔案管理的基礎業務薄弱。部分派遣機構建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒有真正落實；不少派遣機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保衛保密、統計等管理環節缺少規范，較隨意；組卷不規范、歸類不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時銷毀，缺少鑒別。

3、缺少專職的檔案管理人員，素質低。時代的發展，對檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強的政治素質、良好的職業道德、強烈的責任感以及較強的專業知識，還應具備利用現代化設備管理檔案的能力。但大部分派遣機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業性差、流動頻繁，缺少相應業務的培訓學習，知識更新慢。

4、檔案室設施落后，缺少現代化管理手段。派遣機構大多是私人企業，辦公場所、設施均計入公司成本，由此，許多派遣機構在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。很多派遣機構還停留在手工操作，沒有實現檔案的電子信息化管理，缺少計算機、掃描儀、復印件等現代化的設備。

二、如何做好勞務開發人事檔案管理工作

1、建立健全科學合理的勞務開發人事檔案管理制度。制度是做好工作的前提和保障， 勞務開發人事檔案的性質決定了檔案工作室一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結合勞務開發人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步建立和健全各項檔案管理制度，嚴格按照勞務開發人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事。使檔案管理工作有規可循、有章可依。勞務開發人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的勞務開發人事檔案管理制度，使得勞務開發人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2、實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。勞務開發人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在建立一個以員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

3、增強服務意識，積極主動的提供利用。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進人力資源管理，是人力資源管理工作的基礎。

4、引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質。 人才是事業的基礎，是社會前進、發展的動力，做好新形勢下的檔案管理工作必須有一支綜合素質和業務水平過硬的人事檔案管理的工作隊伍。對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，檔案人員應當通過人事檔案主管部門的培訓考核取得崗位合格證后方能上崗。在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高檔案管理人員的素質。

三、結語

綜上所述，新時期下的勞務開發檔案管理工作是一個相對的、動態的、發展的過程，在特定時期被賦予了不同的核心內容。勞務開發中心的檔案管理工作是在信息時代背景下產生的關于檔案管理理論與實踐的有機結合，未來也必定會通過這些責任心強、專業性強的檔案管理人員的全方面、全方位的管理水平的提高去促進整個勞務開發行業的發展以及新的檔案管理體系的形成。

參考文獻

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