淺談基層檔案管理現代化和專業技術人員素質的提高

李素艷

摘要：檔案管理機構是黨和國家文化事業的機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案資料的中心。基層檔案工作現代化不僅涉及新的技術裝備，新的技術手段，而且還涉及檔案事業的管理新思想、新方法和檔案干部隊伍素質的提高等諸多問題。如何科學地管理檔案，是基層現代檔案管理的重點，而計算機技術在檔案的現代化管理中是不可缺少的，是一個值得不斷探索的課題。

關鍵詞：管理現代化；存在問題；改進措施；計算機技術的應用

一、檔案工作管理現代化的重要性

檔案是人們社會實踐活動的真實歷史記錄，是國家寶貴的歷史文化財富，是國家機關、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲象等不同形成的記錄。長期以來，人們在各項活動中積累了各類檔案，隨著社會的發展和科技技術的進步，檔案的數量日益增多，利用率要求日益提高，管理水平有待不斷的提高，這些問題都對基層檔案管理現代化提出了改革的新要求。

現代化檔案工作管理其特有形式是以檔案信息資源為基礎，依靠先進的技術手段收集、整理、庫存。檔案工作管理現代化的實質是要建立一個現代化的檔案文獻信息和建立現代化管理的環境，檔案管理的現代化主要內容和核心就是計算機技術的應用，管理工作信息化和最優化，用科學思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率和社會效益。

二、基層檔案管理存在問題

1、存在問題。基層檔案管理部門普遍存在設備落后，檔案管理人員技術水平偏低。庫房的設備落后，保管條件，防治檔案所受到蟲、毒的危害，減緩材料的老化，字跡的褪變手段等技術設備陳舊；檔案文件的整理還存在著傳統的手工操作。管理方法都不可避免面臨保管龐雜，查找困難，提供遲緩等等問題。

2、計算機的電子文件歸檔。在我國政府機構和一些企業、事業單位辦公自動化網絡發展很快，網絡環境中運行的電子文件的作用，開始從輔助文件轉向正式文件，甚至已經是無紙辦公的工作方式，由此產生的電子文件要歸檔成為電子檔案。因此，在檔案管理領域中，就存在電子文件收集歸檔和電子檔案的長期保存問題。一般說來，電子文件歸檔的程序是：①確定電子文件是經過審批的最終“版本”；②積累和整理；③編制目錄；④整理、鑒定、檢測歸檔的電子文件；⑤編制歸檔說明；⑥存入磁光記錄介質、復制備份；⑦確定載體標識。因此，在檔案管理領域中，就存在電子文件收集、歸檔和長期保存等系統化管理問題。

三、改進措施

隨著現代科技的發展，計算機在檔案工作中的應用已是必不可少。而且某些資源可以共享，通過計算機網絡，用戶可以查閱或調用異地的檔案文件，共享同一數據庫中的檔案數據，節省了大量的人力物力。

檔案管理運用電子計算機可以說是一次重大的技術革命，可將館藏資源數字化、存儲海量化、傳遞網絡化、信息資源共享化，服務對象及需求擴大化等等，所以計算機技術在基層檔案管理現代化中具有十分廣泛的用途和誘人的前景。具體有以下幾點：

1、自動編目和自動檢索。為利用者提供實時性的聯機目錄檢索服務，利用者可以快速找到所需的檢索。

2、檔案自動全文（原文）存儲與檢索。經過掃描器掃描后可按兩種方式存儲：一種是掃描直接獲得檔案的圖形信息，適于手跡和圖表的處理；一種是繼續經過文字識別獲得檔案的文字信息，可針對檔案內容中的字、詞進行自動檢索。

3、檔案業務工作輔助管理。是指計算機對檔案的收集、整理、利用、鑒別、銷毀、統計等環節的管理應用，其中應用較廣泛的是檔案自動借閱管理和統計，對利用工作中涉及的登記、審批、檢索、調卷、歸還、利用情況統計等進行自動管理，提高工作效率。

4、可用計算機輔助立卷、標引。計算機輔助立卷是根據文件的歸檔立卷參數自動進行立卷處理，其應具備的功能有：邏輯組卷、邏輯案卷調整、卷內目錄編印、卷皮打印、檢索工具編列、檔案題名、字詞切分、內容特征的分析。在立卷和標引方面可大部分代替手工操作。加快檔案目錄數據庫的建設。

5、檔案保管環節的自動控制。利用計算機自動控制可對檔案的保管環境的溫度、防火、防盜等進行自動監控。

6、在恢復性處理中的應用。利用計算機的檔案信息拾取，像速信息的運算加工，信息增強處理，恢復后的圖形信息輸出等信息處理技術實現對字跡的褪色、擴散、污染覆蓋等情況進行處理。

7、微縮技術的運用。在檔案管理工作中，運用微縮技術主要是解決檔案的存儲問題，隨著這項技術的發展，存儲規格統一，密度越來越大，能準確地記錄原文，方便檢索。

8、靜電復印技術的運用。靜電復印技術是電攝影方法的一種，即將感光版表面形成電荷潛影，再經過顯影定影取得復印副本。其特點是操作簡便，應用范圍廣泛，圖像耐久性強。

四、基層檔案工作部門的觀念更新

檔案工作本質上是一項管理工作，管理者只有運用科學的思維和方法，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據，才能實現檔案的科學管理。在基層檔案管理現代化中，人是決定因素，應調動檔案管理人員的能動性，打破多年來根深蒂固的陳舊觀念，特別是要適應當今計算機檔案管理模式。

檔案工作負責人和工作人員應有各種不同類型技能的人才。要掌握檔案管理的基本知識，了解檔案學在國內外最新理論動態；要掌握計算機應用及自然科學基礎知識，具體包括：微電子技術、電子計算機技術、電子計算機軟件技術、現代通訊及電子計算機網絡技術、設備維護和標準化知識；最好具有較好的外語水平，以滿足進行對外交流和合作，引入國外先進的管理技術和設備；有快速敏捷的應變能力；既有創造性又有團隊合作精神。

五、應培養一支高水平檔案工作的專業技術人才隊伍

就整體而言，我們要真正實現檔案管理現代化，還缺乏兼備管理和計算機這兩方面專業知識的人才，改變這種局面，應加強人才的培養力度，具體措施如下：

第一，各高等院校的檔案專業教育，應該把檔案計算機管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題放在一個重要的位置，根據最新的技術發展與檔案管理現代化實踐發展的需要，制定教學計劃和教學大綱，編寫最新、最實用的教材，對檔案專業的學生進行新知識與新技能的系統教育。

第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育，把新知識、新技能培訓放到第一位，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引進所需的專業人才，以壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

六、檔案現代化管理應重新界定檔案工作負責人的職責

1、確定檔案工作定位，指明檔案工作前進的目標。我國公共檔案工作已有了特色化的建設，許多地區的檔案館（室）都開展了大量的特色服務，能夠很好地吸引利用者，滿足他們的需要，這也是離不開檔案工作負責人的遠見卓識和創新才能。

2、調動檔案工作人員的能動性，使檔案工作充滿創造力。在新型檔案管理工作中，負責人的主要工作就是在檔案工作內部建立一種機制，打破陳舊觀念，激發檔案工作人員的能動性，允許有不同的意見和分歧，作出理性的選擇。

3、培養現代化檔案的工作倫理。現代檔案的工作倫理是一種依據現代檔案管理技術性和組織化條件形成的工作，其倫理的內涵有：①高級的社會責任感，強烈的事業心；②謙虛誠懇的服務態度，嚴謹細致的工作作風；③顧全大局的整體理念，團結互助的協助精神；④敏銳的檔案歸屬權意識，從多方面促進檔案工作效益的提高，激發工作熱情，能吸引人，留住人，發揮人的潛能，有助于取得更好的成效。

總之，在人類的歷史長河中，檔案工作者的使命是永恒的，隨著現代信息技術迅速的發展，應逐步改變檔案工作人員的工作方法和內容，促使檔案管理人員不斷創新，更新職業角色，才能適應新的變化，經受住這種新的挑戰。