淺析信息化在檔案管理中的應(yīng)用

陳麗

隨著社會的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在日常生活中得到廣泛的應(yīng)用，檔案管理也逐漸信息化。信息化檔案管理不僅加大了檔案利用率，還推動(dòng)檔案管理事業(yè)走向新篇章，是現(xiàn)代科技發(fā)展的重要走向。因此，加強(qiáng)信息化在檔案管理中的應(yīng)用極為必要。

一、信息化在檔案管理中的應(yīng)用的優(yōu)勢

（一）增強(qiáng)檔案利用率

目前，大部分檔案室使用的信息技術(shù)比較單一，能夠利用功能較少。例如一些檔案管理系統(tǒng)只能進(jìn)行存儲數(shù)據(jù)與資料錄入等簡單工作，使用效果不理想，不僅限制現(xiàn)代設(shè)備的功能發(fā)揮，還浪費(fèi)人力資源與實(shí)踐。因此信息化檔案管理，能有效改善目前檔案管理中存在的問題，充分發(fā)掘計(jì)算機(jī)技術(shù)潛能，從而增強(qiáng)檔案利用率。

（二）增強(qiáng)檔案信息時(shí)效性

傳統(tǒng)手工檔案管理工作主要包括分類、歸檔、記錄等步驟。這種工作方法不僅工作效率不高，還較為繁雜、枯燥、易出錯(cuò)，并且很難及時(shí)查找出需要的檔案信息，不符合時(shí)代發(fā)展要求。而實(shí)施檔案信息化管理，能夠使檔案管理者及時(shí)查找到檔案信息，還能快速完成存檔，改動(dòng)、分類等工作，增強(qiáng)檔案管理時(shí)效性。

（三）檔案管理流程簡單化

信息化在檔案管理中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)長遠(yuǎn)化發(fā)展。對檔案編輯保存后能夠?qū)崿F(xiàn)隨時(shí)改動(dòng)與永久保存的目的，并從中節(jié)省紙張費(fèi)用。這樣不僅使檔案管理流程簡單化，還能夠節(jié)省資源、時(shí)間與人力。

二、實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息化

傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要以文字、圖像、音頻、視頻為基本資料，由人工負(fù)責(zé)搜集、分類、鑒定、歸納、記錄來進(jìn)行檔案管理工作，加大檔案管理工作量。并且，由于傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)版，存儲信息量大，資料較多，導(dǎo)致分類歸納工作很難進(jìn)行，增加檔案管理難度。然而在信息技術(shù)全面應(yīng)用的時(shí)代背景下，各類計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、軟件與信息技術(shù)為信息化檔案管理提供大量有利條件。因此為了實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，需改變傳統(tǒng)檔案管理模式，將檔案資料逐漸轉(zhuǎn)為信息化，以計(jì)算機(jī)為載體，有效對檔案資料的進(jìn)行分裂歸納，實(shí)現(xiàn)信息化，增強(qiáng)檔案管理對社會各領(lǐng)域的服務(wù)性，從而提高社會市場經(jīng)濟(jì)長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)

為了使信息化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮最大作用，則需建立有效完整的信息化檔案管理系統(tǒng)。期間檔案管理工作人員應(yīng)全面配合工作：第一，根據(jù)建立檔案信息化管理需求，設(shè)定合理檔案信息化流程、規(guī)范；第二，根據(jù)不同領(lǐng)域的檔案管理需求，為檔案管理系統(tǒng)設(shè)定相應(yīng)功能：第三，為了保障檔案資料安全性，在檔案管理系統(tǒng)中建立有效的內(nèi)部防護(hù)措施。并且在使用檔案檔案信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意幾點(diǎn)：其一，應(yīng)注重電子檔案資料的安全性。由于如今信息技術(shù)水平廣泛應(yīng)用，各地區(qū)不同領(lǐng)域的檔案管理都逐漸信息化，這樣給為許多網(wǎng)絡(luò)騙子與黑客帶來可乘之機(jī)，因此，做好檔案資料的全面防護(hù)措施至關(guān)重要，為保證檔案資料不被盜取，計(jì)算機(jī)不被病毒入侵，需安裝防火墻等相關(guān)系統(tǒng)，來保障檔案信息安全性；其二，保證檔案信息準(zhǔn)確性。大部分檔案管理系統(tǒng)在檔案信息生成、歸納中很難應(yīng)用完善的程序化，不易生成檔案資料系統(tǒng)化連接，容易產(chǎn)生電子檔案不完整現(xiàn)象，使電子檔案很難與傳統(tǒng)檔案信息相匹配，因此，檔案管理人員需安全、合理使用檔案管理信息系統(tǒng)。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理

社會的信息化發(fā)展，滿足人們各項(xiàng)需求的同時(shí)，也對人們提出新的要求，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好的應(yīng)用信息化檔案管理，需要檔案管理的從業(yè)人員具備符合時(shí)代的多元化知識結(jié)構(gòu)。因此，要求檔案管理從業(yè)人員應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，更新檔案管理思想，樹立符合時(shí)代發(fā)加強(qiáng)硬件配置，完善檔案管理系統(tǒng)影不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)知識，來提升工作能力。另外，檔案管理部門應(yīng)定期為員工培訓(xùn)相關(guān)知識，使員工認(rèn)識到檔案管理的重要性，增強(qiáng)員工責(zé)任感。因此，為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理，需提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，打造知識面豐富、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（四）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

信息化技術(shù)能否有效的應(yīng)用于檔案管理中，離不開相關(guān)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)與支持，尤其需要領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視。因此，在信息化檔案管理中，應(yīng)由相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門領(lǐng)導(dǎo)，來緊抓檔案管理信息化建設(shè)，將信息化檔案管理當(dāng)做時(shí)代發(fā)展的重要內(nèi)容之一。

（五）加強(qiáng)硬件配置，完善檔案管理系統(tǒng)

在信息化檔案管理工作中，由于各個(gè)單位管理方式與相關(guān)硬件配置存在差異，使檔案數(shù)據(jù)資料很難兼容、統(tǒng)一，從而無法實(shí)現(xiàn)高效率檔案管理。因此，在信息化檔案管理過程中，個(gè)單位應(yīng)統(tǒng)一信息化設(shè)備，使用規(guī)格統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)硬件配置，達(dá)到專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)配置，從而完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理文檔一體化與自動(dòng)生成系統(tǒng)連接的目標(biāo)，完善檔案管理信息化。結(jié)語：隨著社會信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向信息化發(fā)展，本文筆者主要對信息化檔案管理的優(yōu)勢進(jìn)行詳細(xì)分析，通過建立信息化檔案系統(tǒng)、提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理、加強(qiáng)硬件配置，完善檔案管理系統(tǒng)等方面來實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，從而保障檔案管理功效、質(zhì)量與安全性得到有效的提升。