新形式下檔案管理工作的規范化分析

王崢

摘要：檔案管理在企業的經濟發展和我國社會的發展中都發揮著重要的作用，隨著檔案管理現代化的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經不能適應現代社會檔案管理的需求。在檔案管理上，由于檔案管理的體系比較復雜需要對檔案進行信息化管理，對每一項程度和工作都進行規范的管理，才能達到更好的檔案管理的效果。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化

引言：在檔案管理工作中，需要對檔案的各種信息進行管理，還需要進行實體管理和信息管理，是一項比較復雜的工作，在管理上具有多、亂和雜的特點，因此檔案管理的效果往往不理想。在新形勢下，對檔案管理提出了更高的要求，為了有效的對檔案進行管理，必要要從檔案管理的每一個細節出發，進行規范化的管理，才能有效提高檔案管理的水平。

1.我國檔案管理的現狀

1.1檔案管理體系不完善

從目前我國的檔案管理上來看，我國還缺乏完善的檔案管理體系。近年來，我國的社會經濟得到了快速的發展，很多企業也在不斷發展，企業在不斷發展的過程中，檔案管理是一項重要的工作，雖然很多企業都對檔案管理提出了更高的重視，但是大多數企業在管理的過程中卻沒有建立完善的檔案管理體系。由于檔案管理的體系不夠完善，導致企業在進行檔案管理時，很多方面的內容并沒有落實管理，并且在管理的過程中也沒有按照一定的程序和規范來進行管理，很多操作都不夠規范。在新形勢下，企業也應該對檔案管理進行改革，但是在實際情況中，大多數的企業依然使用傳統的檔案管理方式進行管理，導致管理的效率低下，甚至會出現很多問題。

1.2對檔案管理沒有提出應有的重視

檔案管理在企業的發展過程中以及我國社會的發展過程中都發揮著重要的作用，尤其是在新形勢下，為了提高企業的市場競爭力，更應該重視檔案的管理工作。但是從目前的情況來看，在很多企業和行業中，都對檔案管理沒有提出應有的重視，而是一味的過于重視企業的經濟效益。正是由于思想上的不重視，導致在檔案管理的過程中，管理人員的責任意識不強，很多工作都是隨隨便便完成，并沒有嚴格按照一定的制度或者規范來進行管理，對企業的進一步發展也造成了一定的不利影響。

1.3檔案管理的手段比較落后

在新形勢下，各種信息技術和電子技術的應用越來越廣泛，在很多領域都得到了廣泛的應用。但是在很多企業中，在檔案管理上依然采用比較落后的管理手段和方式，沒有融入先進的管理理念，還是沿用傳統的紙質管理和手段管理的方式。在新形勢下，各種網絡技術和計算機技術都得到了快速的發展，利用這些先進的技術對檔案進行管理，可以大大提高檔案管理的效率，減少管理失誤。但是企業卻沒有建立檔案管理的網絡管理體系，不適應現代社會的發展需求。

2.新形勢下檔案管理規范化的手段

2.1提高對檔案管理的重視

在檔案管理的過程中，要想提高檔案管理的效果和效率，首先應該提高人們對檔案管理的重視程度。在新形勢下，企業在不斷發展的過程中，要想對檔案進行規范化管理，首先就是應該提高領導對檔案管理的中國式程度，讓企業的領導者認識到檔案管理和檔案規范化管理的作用。在新形勢下，企業之間的競爭力變得越來越激烈，作為企業的領導者，要想加強企業的市場競爭力，加強檔案管理是非常必要和重要的。通過檔案的規范化管理，可以提高企業的資源利用效率，實現各種資源的最大化利用，同時對人力資源也能夠實現優化配置。市場競爭歸根結底就是人才的競爭，通過檔案管理可以提高人才的優化配置，因此對于提高企業的市場競爭力也是非常重要的。

2.2不斷完善檔案管理體系

在新形勢下，檔案管理工作變得更加復雜，企業在發展過程中，需要面臨各種多元化的信息，加大了檔案管理工作的難度，要想加強檔案管理的有效性，必須要不斷完善檔案管理的體系。如果檔案管理體系不夠完善，在實際的管理過程中，很多工作都無法落實，檔案管理工作的效率也得不到保證。必須提高檔案管理的效率，必須要不斷完善檔案管理體系。在檔案管理的工作中，必須要對檔案管理的每一項工作都規范化，在檔案的收集、整理和記錄中，都要進行詳細的記錄，這樣在后期查證中才更方便。另外，在對企業的檔案進行管理的時候，應該根據檔案類型的不同區別管理，例如設備檔案、人力資源檔案以及物資檔案中，應該區分開來，進行分類管理和集中處理，這樣才能使整個檔案管理工作更加規范和有序，才能提高檔案管理的效率。

2.3對檔案進行信息化管理

在新形勢下，為了適應社會的需求，企業在對檔案進行管理的時候，應該充分利用各種先進的技術和手段，例如各種計算機技術和網絡技術，加強檔案管理的技術水平，實現檔案的信息化管理，才能有效提高檔案管理的效率。在新形勢下，企業實現檔案的信息化管理是非常必要的。在構建檔案管理的信息化系統時，企業應該針對自身的發展需求以及具體的檔案類型來構建信息化系統。在構建的過程中，企業應該參考一些成熟的檔案管理信息系統，并在此基礎上結合實際的情況進行構建，不斷摸索和制定出符合自身企業發展的檔案管理信息化系統。構建了信息化系統之后，還需要對管理人員的信息化水平進行培訓。

結語：在新形勢下，為了實現檔案管理的規范化管理，首先應該提高管理者對檔案規范化管理的重視程度，并不斷完善檔案管理體系，建立完善的規范化檔案管理體系，構建檔案管理的信息化系統。