事業單位檔案管理工作優化途徑分析

鄭立彬

摘要本文對事業單位檔案管理工作優化途徑問題的研究，注重分析當下事業單位檔案管理工作存在的問題，并提出有針對性的解決措施，從而實現管理優化目標。

關鍵詞事業單位；檔案管理；優化途徑

事業單位中的檔案管理工作，是一項基礎工作，但對于事業單位的發展來說，卻有著十分重要的影響。工作人員在進行檔案管理過程中，主要將單位的活動情況、相關資料進行記錄和存檔，保證單位在對相關資料查閱過程中，能夠具有較高的效率性。隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作對于事業單位的長足發展來說，影響力越來越大，這一過程中，加強檔案管理工作的質量和效率，就顯得十分重要了。但是我國一些事業單位在發展過程中，并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理過程中存在諸多問題。本文注重結合實際情況，從本人工作經驗出發，分析了檔案管理工作的優化途徑，希望能夠為事業單位檔案管理工作提供一些參考和借鑒。

1現階段事業單位檔案管理工作存在的問題

事業單位檔案管理工作的發展，雖然引起了事業單位的重視，并且在新時期下，對檔案管理工作存在的問題進行了完善。但從目前我國事業單位檔案管理工作發展情況來看，仍然存在諸多問題。這些問題具體體現在以下幾點。

1.1對檔案管理工作不夠重視

一些事業單位進行檔案管理工作過程中，由于缺乏對檔案管理工作的重視，導致檔案處理過程中，存在著混亂、重要數據丟失的問題。一些檔案管理工作人員，對工作不負責，在進行存儲歸檔過程中，沒有做好相應的標記。企業在查閱檔案過程中，不能夠快速地查閱到相關資料，從而對事業單位的發展，產生了較為不利的影響。

1.2檔案管理工作人員自身素質水平較低

由于事業單位對檔案管理工作的不重視，認為這項工作可有可無，在進行檔案管理過程中，缺乏有效控制，相關工作人員并不符合檔案管理工作的發展需求。關于這一問題，主要體現在以下幾點：第一，檔案管理人員專業知識缺乏，在進行檔案管理過程中，不能夠很好地利用理論知識指導實踐活動，導致檔案的分類和匯總處理，存在較大的缺陷；第二，檔案管理人員缺乏專業技能，一些事業單位的檔案管理人員僅符合事業單位錄用人才的需求，但是并不具備檔案管理工作的資格，這樣一來，在實際工作過程中，無法滿足檔案管理工作的需要；第三，事業單位在聘用檔案管理人員過程中，并沒有對檔案管理人員進行有效地培訓，導致工作人員對事業單位的相關規章制度并不熟悉，在工作過程中，也是錯誤百出。

1.3缺乏現代化設施

一些事業單位在進行檔案管理過程中，仍然采取手工記錄的方式，這就導致檔案管理工作效率低下，在進行相關資料查閱過程中，不能夠快速地查找到資料。檔案管理過程中，事業單位沒有對現代化設備進行應用，依舊利用檔案館的管理模式，將相關資料信息存放在檔案館。由于工作人員責任心不強，在管理過程中，存在著檔案存放混亂的情況，進而影響到了檔案管理的質量和效率。

事業單位檔案管理工作存在諸多問題，這就導致事業單位在進行人員選拔、職工考核、單位活動記錄過程中，存在一定的缺陷。事業單位在發展過程中，想要對資料進行應用，由于缺乏有效的檔案管理，可能導致資料缺失，這樣一來，勢必會給事業單位的發展帶來較大的阻礙。因此，事業單位加強檔案管理工作優化，提升檔案管理工作的質量和效率，就顯得十分必要了。

2事業單位檔案管理工作優化途徑分析

事業單位在進行檔案管理工作優化過程中，要注重結合當下管理過程中存在的問題，保證相關舉措能夠具有較強的針對性，通過對問題的有效解決，才能夠真正實現優化目標。

2.1事業單位領導要重視檔案管理工作

事業單位領導對檔案管理工作予以怎樣的看待，在進行實際管理過程中，檔案管理工作就會產生怎樣的效果。領導對這一問題予以足夠的重視，會加強規章制度建設，保證檔案管理工作能夠更加標準和規范，才能夠保證員工在實際工作時，能夠嚴格遵守事業單位的相關規定，保證檔案管理具有較高的質量和效率。因此，事業單位檔案管理工作的優化，領導要予以足夠的重視，并且能夠對相關規章制度進行完善，為檔案管理工作提供一個有效地保障。這一過程中，要注重強化責任意識，采取獎懲措施，對于工作過程中不認真、馬馬虎虎的員工予以懲處，凈化檔案管理工作環境，保證每一個檔案管理工作人員都能以高度負責的態度對待檔案管理工作，切實保證檔案管理工作的順利開展。

2.2注重提升檔案管理工作人員的素質

檔案管理人員工作能力和素質水平，對于檔案管理工作的效果和效率有著十分重要的影響。這一過程中，事業單位要注重堅持“以人為本”的管理理念，不斷地提升檔案管理人員的素質。具體可從以下兩點進行考慮。

2.2.1

構建檔案管理專業化隊伍

檔案管理工作人員必須具備較高的專業能力，在進行人員聘用過程中，要對這一點予以明確。同時，在上崗之前，要注重對檔案管理工作人員進行有效地培訓，使之能夠對企業內部的檔案管理工作有一個明確的認知，在實際工作過程中，能夠嚴格按照相關規定進行。

2.2.2強化專業知識培訓和職業道德培養

專業知識的培訓，要求檔案工作人員能夠對檔案管理的基礎知識進行理解和深化，能夠在實際工作過程中，對基礎知識進行有效利用。例如，對檔案的分類和匯總，對檔案的整理工作等，都需要對檔案管理工作的基礎知識進行有效利用。同時，要注重加強員工的職業道德培養，能夠保證工作人員不單單具有過硬的業務能力，還需要有較高的道德情操，在實際工作過程中，能夠以高度負責的態度，執行檔案管理工作。除此之外，在強化專業知識和職業道德素養過程中，要注重引入競爭機制，并完善晉升通道，能夠有效地激發檔案管理人員的工作積極性，對其付出予以肯定。這樣一來，良好的激勵措施，才能夠更好地促進事業單位檔案管理工作的發展和進步。

2.3構建完善的信息管理系統

隨著社會經濟的發展，事業單位也獲得了較大的發展，并且檔案管理工作呈現出復雜性的發展特征。原有的檔案管理模式，無法滿足新時期的發展需要，這就要求事業單位必須對檔案管理工作方法進行改進，能夠對現代化技術進行引入，從而提升檔案管理工作的質量和效果。因此，構建完善的信息管理系統，成為事業單位提升檔案管理工作水平必須把握的一個重點內容。這一過程中，需要構建相應的數據管理系統、檔案工作系統，能夠對計算機技術進行有效應用，保證相關數據信息存儲更加安全、可靠。通過利用信息管理系統，還要注重完善相應的搜索引擎，保證在進行檔案信息查閱過程中能夠更加方便。

3結論

檔案管理工作對于事業單位未來發展的影響力不斷增加，這樣一來，就必須對檔案管理工作予以足夠的重視，并能夠對傳統檔案管理工作中存在的問題進行解決。結合本文的分析來看，檔案管理工作過程中，領導的重視程度、檔案管理人員自身的素質水平、現代化管理技術的有效應用，對檔案管理工作的質量和效率來說，有著極為重要的影響。因此，事業單位檔案管理工作要想做好，領導層必須予以足夠的重視，能夠加強相關規章制度建設，保證檔案管理工作朝著標準化、規范化的方向邁進。同時，檔案管理人員要注重提升自身的業務能力，具有專業化水平。最后，事業單位要注重加強檔案管理信息化系統建設，切實滿足檔案管理的實際需要。