辦公軟件應用中存在的問題與應對措施研究

[摘 要] 隨著經濟的發展和科學技術的進步，計算機技術已經逐漸被廣泛應用到了人們日常的生活和工作當中，在工作當中應用最為廣泛的是各種辦公軟件。雖然辦公軟件經歷了將近三十年的發展，但是在應用中仍然存在一些問題，主要通過對辦公軟件應用的研究，提出了辦公軟件應用過程中所存在的問題，并提出了相應的應對之策。

[關 鍵 詞] 辦公軟件；殺毒；應對措施

[中圖分類號] G712 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）18-0023-01

近些年來，科學技術快速發展，辦公軟件不斷被應用到各個行業中。合理地使用辦公軟件能夠有效地提高各個行業的工作效率。雖然近幾年辦公軟件經歷了多次發展，但是在其應用當中仍然存在許多問題，這些問題如果處理不當不僅會嚴重影響工作效率，嚴重的甚至會造成巨大的經濟損失。因此，在實際使用辦公軟件的過程中，應該結合經驗采取正確的措施來解決辦公軟件應用中存在的問題。

一、辦公軟件實際應用的重要性

隨著信息化技術的不斷提高，企業信息化建設的步伐也逐漸加快，辦公軟件就是信息化技術的高效應用，使用辦公軟件能使企業的辦公更加規范化，從而有效地提升企業的工作效率，帶動企業的經濟發展。現代化的企業在其生產和經營的過程中需要收集和處理大量的信息，這些信息如果只采用人工處理的方式會浪費大量的時間和精力，同時也不利于企業的經濟發展。辦公軟件能夠提高企業的信息處理速度，能夠極大地提升企業在市場中的競爭力。同時，辦公軟件也可以提高企業的管理效率，完善相關管理制度，使內部形成一個更加統一的整體。

二、辦公軟件應用過程中存在的問題

（一）無法安裝和無法打開

在使用辦公軟件的過程當中，安裝環節經常會出現無法安裝的情況，例如，“無法安裝office，內部缺少組件”或者“無法正確安裝office”等命令就會彈出。造成這種情況的原因有很多，一旦發生就會導致計算機無法安裝辦公軟件，從而影響正常的辦公。另外還存在有一些辦公文檔無法打開的問題，如果文檔無法打開，不僅會影響到工作效率，如果該文檔出現了損壞，甚至會造成重要數據的丟失，從而給企業帶來巨大的損失。

（二）無法刪除和不停彈出

在辦公軟件的使用過程當中經常會遇到有一些文件無法刪除的問題，這些文件會占據重要的計算機桌面位置，無法進行正常的挪動和刪除，甚至無法打開。這樣會在一定程度上影響辦公人員的工作效率。不停彈出問題也是一類在使用辦公軟件當中經常遇到的問題，主要分為以下幾種情況：（1）由于安裝的辦公軟件是非正版，因此，盜版的辦公軟件會不斷推送各種垃圾信息和軟件安裝窗口，甚至會彈出一些黃色信息，嚴重影響了辦公效率。（2）由于辦公軟件需要進行升級和優化，因此，會不斷彈出詢問窗口，如果辦公人員不能對其進行正確地處理，就會嚴重影響辦公的效率。（3）由于安裝的辦公軟件是非正式版的軟件，因此，每次打開都會彈出版權窗口，提醒辦公人員及時入正。

（三）無法保存和自動關閉

無法保存是辦公軟件使用當中最嚴重的問題之一，現代化的企業在使用辦公軟件過程中需要處理大量的信息，因此，一旦出現無法保存的情況，就會嚴重影響到正常的辦公。如果是已經保存的文件出現了這種問題，辦公人員再次打開就會發現文檔沒有保存，會造成嚴重的損失。同樣，自動關閉也是一種非常嚴重的問題，如果在辦公人員使用軟件的過程中出現，會瞬間使辦公信息數據丟失，造成嚴重的損失。

三、辦公軟件應用過程中解決問題的應對措施

（一）無法安裝和無法打開的應對

當遇到辦公軟件無法安裝的問題時，主要是由于以下幾種情況導致的：（1）由于下載的軟件存在問題；（2）由于計算機中缺失了一些軟件安裝的必要組件；（3）由于某些軟件的存在影響到了辦公軟件的正常安裝。解決措施為可以重新下載或者查看電腦缺失了什么組件進行補全或者重啟計算機。如果遇到無法打開的情況，則可以通過重啟計算機或者重新下載辦公軟件的方式進行處理，另外，如果重新下載軟件，需要將軟件的殘留信息進行清理。

（二）無法刪除和不停彈出的應對

如果辦公軟件出現了一些無法刪除的文檔文件，同時無法挪動或者改名，很有可能是由于計算機中毒造成的，可以使用一些常用的殺毒軟件對其進行殺毒處理。另外，當文件處于只讀狀態時也無法進行刪除等操作。如果仍然無法解決，則可以將軟件卸載再重新安裝。不停彈出最主要的原因是由于安裝的非正版或者非正式版的辦公軟件，在下載的時候要選擇安全的、正規的網站，最新版的Office軟件如果不購買正式版則會不停彈出提醒窗口，可以通過入正解決這個問題。

（三）無法保持和自動關閉的應對

如果遇到無法保存的情況，要及時對計算機進行殺毒處理，或者通過將數據信息復制到其他軟件中進行備份，在解決以后通過重新安裝的方式解決。自動關閉常規的解決辦法是通過重新安裝辦公軟件以及殺毒進行修復處理。

如何有效地解決在辦公軟件使用過程當中遇到的問題是提高現代化企業辦公效率的關鍵。因此，在實際的使用過程中，應該不斷總結相關經驗，一旦辦公軟件的使用出現問題不要慌亂，要冷靜地分析，并根據實際情況采取解決措施。只有這樣才能更好地處理辦公軟件出現的問題，才能使其更好地發揮自身的功能，提高企業的工作效率，提高經濟的發展。

參考文獻：

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