做會議不能想當然

Avoid Conceit When Organizing Meetings

XiningYabo Exhibition Service Co. Ltd has a wide business range， from business meeting service， exhibition service， event planning， to travel reception， hotel booking service， evet site lay-out， exhibition booth constructing， incentive tours， and airport pick-up. The company’s business philosophy are “offering brand serves to impress clients” and “reputation is the foundation of surviving”.In many years， with a high quality service team， creative planning， firm execution ability， responsible attitude and reasonable price， the company won great reputation and gain huge competition advantage on market. This month， MICE BT interviewed the founder and General Manager of the company， Mr. Zhang Bo. He introduced his experience in meeting organizing.

會獎語錄：

惟有真誠服務，才能感動客戶。所以，作為會獎服務企業，只有真正的把“感動客戶”的方向定軌于人，把“以信求存”的發展歸宿于人，企業才會有高品質和穩定的市場客源基礎。

嘉賓檔案：

張波，西寧亞博會展服務有限公司創始人、總經理。作為一位擁有10余年從業經驗的職業會獎人，曾參與和主導過多個會議、展覽和旅游、團建活動的策劃與執行，是西北會獎旅游領域的資深專家。

導 語

西寧亞博會展服務有限公司的業務遍及不同行業、不同領域、不同地區，是專業從事商務會議、展覽展示、活動策劃、地陪接待、酒店預訂、會場布置、展臺搭建、會議旅游、機場接送等會獎服務的品牌企業之一。其以“打造品質服務”為理念，把“感動客戶”的方向定軌于人，把“以信求存”的發展歸宿于人；多年來，憑借高素質的專業服務團隊、創意無限的策劃與執行能力，以及認真負責的服務態度和相對合理的合作價格，不但在市場上形成了強大的競爭優勢，也贏得了良好的信譽口碑，與眾多企業買家和社團組織建立了長期合作關系。

本期《旅游會展》有幸采訪到了西寧亞博會展服務有限公司創始人、總經理張波先生以“百強旅行社青海踩線活動”為例，向我們分析了會獎行業發展狀態，以及“社團會議活動”的策劃和執行心得。

熱點解讀：

我覺得“會議活動的標準化”是每一位會議活動從業者都應該考慮的問題，因為在會議活動相關標準的討論過程中，如果相關環節及相關標準的制定有了自己的聲音，并得到大家的認同，不論是對企業發行、職業發行，還是行業發展，都是有百利而無一害的。

目前，國內的會議活動內容不但多種多樣，而且千差萬別。每個會議的主題，以及主辦方會議方所需要達到的目的都不盡相同，無法統一，但唯有會議接待和流程卻是大同小異；雖然地域有所不同，提供接待細節時有一些花絮，但主干是相通的。此外，近年來進入會議市場的會議企業越來越多，多數企業是在旅行社的基礎增加的會議公司。這部分企業在做旅游接待和資源掌控方面都有著本企業的優勢和獨門秘籍，并且同行業中有著較好的口碑，但在轉入接待會議頻道后，卻發現自己的服務接待總不能讓會議主辦方十分滿意。追根溯源，是在接待細節上沒有得到會議主體和客體的滿意，說到底，是接待流程沒有形成公式化、程序化，細節上沒有做好。所以，在制定會議活動的相關標準時，應博采眾多知名和優秀會議主（承）辦企業的接待流程和制度編制標準，以保證相關標準制定的通用性、權威性和可操作性。

當然，這些會議活動標準的建立，還應通過各級行業協會貫徹實施，并通過像《旅游會展》這樣的行業高端媒體進行宣傳、解讀，以使會議相關企業及早、全面的了解標準對會議成功舉辦的重要性。要讓企業知道，標準才是會議企業的生命線和未來的希望。這些標準的建立和施行將會將會減少主辦方和承辦方的溝通成本、降低人力專業資源的使用、增強會議從業者的信心！

案例解讀：百強旅行社青海踩線活動

時 間：2016年4月18-23日

目 的 地：西寧、青海湖等

參加人數：140人

服務內容：百強旅行社青海踩線活動的全案策劃執行服務；包括前期籌備、策劃創意、會議統籌、旅游接待等。

為全面促進西寧市“十三五”期間旅游業快速發展，積極融入“一帶一路”建設，2016年4月18-23日，西寧市人民政府聯合海北州人民政府、海南州人民政府、黃南州人民政府和青海湖景區保護利用管理局，共同舉辦了以“同走一帶一路·共覽夏都美景”為主題的境內外百強旅行社踩線活動。

此次活動共邀請了大陸、臺灣地區，以及韓國、日本、泰國、蒙古國等國家的100家知名旅行社和10余家網絡媒體參加，旨在宣傳推廣“環夏都旅游圈”優質旅游資源和精品線路，從而讓外地旅行社更加深刻地了解青海深厚的歷史文化和民俗風情，向外界傳達“青海旅游”元素，擴大宣傳覆蓋面和影響力，從而實現“環夏都旅游圈”資源和產品的捆綁營銷。而作為此次活動的委托承辦方，我們深知辦好這次活動的意義和責任之重。其不僅是對我們西寧亞博會展的考驗，更是我們對外展示“青海旅游”和“青海會獎”的一次打分。所以，我們從前期對接到正式接單，再到策劃、展示、安排、接待等，均做了詳細而周到的預案。

在正式承接這個活動后，我們前期根據客戶提出的相關要求，在整合分析了場地、人員、宗旨等因素后，不到一周就拿出了精心策劃的第一個方案。之后是長頻次的溝通和調整修改。其實，每當收到客戶提出的問題，對我們來說都是一次磨合，我們抱定“任何磨合都是為了更高的遇見”這一信念，為了此次會議活動的圓滿成功，全體員工各自發揮自己所長、各自盡責所職；不但要加班加點的根據客戶要求進行前期考察，還要對各酒店、會場、資源的調整及安排進行不斷修整和補漏。到會議活動正式開幕后，因為有了前期的充分磨合和準備，再加上西寧亞博會展團隊所特有的“以真誠服務來感動客戶”的工作精神，所以我們戰勝了種種考驗與磨練，在大家的共同努力下，沒有辜負委托方對我公司的大力支持與信任，圓滿成功的完成了此次會議的接待工作，并得到大家一致的好評及認可。

操盤感悟：

做會議不能想當然，這是個原則性的問題。作為現代服務行業中一員，會議公司應該以客戶為中心，即一切業務以客戶的需求和要求為主；比如客服、工程、設計、策劃等，均要以“客戶是否滿意”，“對客戶是否有利”為宗旨。要知道，雖然會議策劃的基礎是實踐經驗積累，但每一個會議總會有各自獨有的特點， 其時間、地點、人物、事件等均有其與眾不同的地方。所以我們做會議的人一定要先摒棄“自我”，然后再基于實踐經驗和兢兢業業的精神去做會，只有這樣才能把會議活動做好。

當然，摒棄“自我”并不是“沒有主張”；關鍵是溝通，沒有溝通便沒有了一切服務工作，比如與客戶保持良好的溝通、內部人員之間的有效溝通等。以與客戶保持良好溝通為例，只有通過交流，了解清楚客戶的需求、企業背景和文化等內容后，你才能制定更好的活動策劃方案，也才能在現場出現臨時性變化時，能夠做到臨危不亂。

最后，通過承辦“百強旅行社青海踩線活動”，讓我感觸最多的就是要做好客戶服務工作。作為優秀的會獎企業，要想得到客戶的認可，把會議活動做好，除了團隊上下項目成員努力一致，按照既定目標而執行，同時采取科學、有效的運營和執行模式，處理好臨時突發事件外，隨時與客戶保持溝通，并形成溝通機制絕對是一場會議活動成功的關鍵和重點。當然，這個溝通不能止于會議活動的結束，而應延續。因為會后的總結和回訪不但能夠更好的讓會獎企業和項目團隊成長；對于客戶來說，讓其對活動做出相應評價，或是向其呈報相關數據，更是一種讓人感覺“溫暖”的增值服務。