數(shù)字為“王”：大勢(shì)所趨的會(huì)議數(shù)字技術(shù)

會(huì)議也要黑科技

雖然絕大多數(shù)的會(huì)議都沒有阿里的云棲大會(huì)那么“豪”，但數(shù)字技術(shù)在當(dāng)今的會(huì)議活動(dòng)中已經(jīng)必不可少，這已成為業(yè)界公認(rèn)的事實(shí)，在信息和科技已然“爆炸”的當(dāng)今，哪怕是純學(xué)術(shù)會(huì)議，如果不能營(yíng)造出輕松的氛圍，其現(xiàn)場(chǎng)和會(huì)議效果可能是無法想象的。所謂的會(huì)議數(shù)字技術(shù)早已不僅限于注冊(cè)和簽到，更被靈活運(yùn)用在會(huì)議進(jìn)行之中，酷炫的黑科技，良好的互動(dòng)體驗(yàn)，或許分分鐘就能讓參會(huì)者和瞌睡蟲告別，會(huì)后還有會(huì)議管理，有效幫助了會(huì)議組織者的管理和數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)。

近日，記者全程參加了“康輝旅游集團(tuán)品牌戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)”。從數(shù)字創(chuàng)新和服務(wù)的角度看，大會(huì)有多處亮點(diǎn)：首先，會(huì)前通過向每一位參會(huì)者手機(jī)發(fā)送會(huì)議流程通知、參會(huì)要點(diǎn)提示，從而讓嘉賓參會(huì)時(shí)“知其所謂”；其次，在會(huì)中，其通過現(xiàn)場(chǎng)的“關(guān)注微信，集贊有禮”的方式，增加了其微信公眾號(hào)的粉絲數(shù)量；再有，整個(gè)會(huì)議的演講環(huán)節(jié)，基本都采用了“視頻短片+嘉賓解讀”的方式，以加深傳播感受、減少失誤率；最后，為了活躍會(huì)場(chǎng)氛圍，在嘉賓演講時(shí)主辦方還加入了“有獎(jiǎng)提問+大屏幕問題列顯+嘉賓選答”環(huán)節(jié)，以刺激現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)熱情。

可見，會(huì)議數(shù)字化管理的優(yōu)越性不言而喻，全國(guó)會(huì)議公司聯(lián)盟質(zhì)量總監(jiān)、江西省南昌市周道會(huì)展服務(wù)有限公司總經(jīng)理周道認(rèn)為，數(shù)字化是解決會(huì)議管理成本居高不下、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、與會(huì)者參會(huì)體驗(yàn)還差等“傳統(tǒng)會(huì)議”短板的最好辦法。這種會(huì)議時(shí)髦、酷炫、參會(huì)體驗(yàn)良好、數(shù)字統(tǒng)計(jì)方便，是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大勢(shì)所趨，已成為大會(huì)主辦方和組織者追捧的對(duì)象。

所謂“數(shù)字化會(huì)議”，周道也給出了自己的定義，簡(jiǎn)單來說，就是基于網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)，通過統(tǒng)一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)前信息發(fā)布、會(huì)中流程服務(wù)、會(huì)后數(shù)據(jù)分析的統(tǒng)一管理；不但能節(jié)約成本，還會(huì)增強(qiáng)參會(huì)者的體驗(yàn)熱情。會(huì)議簽到方面，像微信簽到、二維碼簽到、手機(jī)簽到、手環(huán)簽到、RFID（射頻識(shí)別技術(shù)）簽到、身份證簽到等，其不僅方便、快捷、準(zhǔn)確，對(duì)于參會(huì)者來說也是一種很好的體驗(yàn)。“最近公司在北京舉辦的全國(guó)會(huì)議公司聯(lián)盟答謝晚宴上，就明顯感受到手機(jī)簽到、微信抽獎(jiǎng)、實(shí)時(shí)照片墻等，不但增進(jìn)了參會(huì)人員的互動(dòng)交流，更獲得了與會(huì)者的一致好評(píng)。”周道說到。

會(huì)議組織者收益最大

同樣有此感受的還有中旅國(guó)際會(huì)議展覽有限公司相關(guān)負(fù)責(zé)人，她向記者介紹道，在一些會(huì)議和活動(dòng)中使用的簽到機(jī)器人、多屏互動(dòng)、會(huì)場(chǎng)熱度動(dòng)態(tài)顯示、參會(huì)人員定位等，其不但提高了會(huì)議組織方的工作效率，也為參會(huì)者提供了更好的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)，并很好地解決了與會(huì)者的現(xiàn)場(chǎng)“疑慮”，同時(shí)，也極大的調(diào)動(dòng)了參會(huì)者的互動(dòng)積極性，提升了會(huì)議和會(huì)議組織者的產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。

在2016北京第十八屆國(guó)際旅游節(jié)上，作為中旅會(huì)展打造全產(chǎn)業(yè)鏈生態(tài)圈，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)多元化的突破之舉，其5天的活動(dòng)時(shí)長(zhǎng)、4個(gè)會(huì)場(chǎng)的規(guī)模，以及19個(gè)國(guó)家，26支表演團(tuán)體和近千人的演員隊(duì)伍，“國(guó)際化、大眾化、公益化”的辦會(huì)要求等。中旅會(huì)展之所以能成功承辦這場(chǎng)世界級(jí)的節(jié)慶活動(dòng)，并使本屆北京國(guó)際旅游節(jié)真正做到集娛樂性、觀賞性、差異性為一體的中外文化交流盛會(huì)，數(shù)字科技的切實(shí)應(yīng)用是關(guān)鍵之一。又比如2016年7月中旅會(huì)展承辦方泰康人壽在哈爾濱舉行的 “第七屆500強(qiáng)幸福天使培訓(xùn)高峰會(huì)”，參會(huì)人數(shù)達(dá)4000人之多， 現(xiàn)場(chǎng)物料準(zhǔn)備包括實(shí)名制胸卡、分性別和型號(hào)的服裝、實(shí)名制競(jìng)拍器等，中旅會(huì)展實(shí)現(xiàn)零誤差，這與采用數(shù)字簽到技術(shù)分不開。

新疆會(huì)邦國(guó)培會(huì)展服務(wù)有限公司總經(jīng)理許冰表示，近年來公司也在加速推進(jìn)數(shù)字化會(huì)議和服務(wù)產(chǎn)品的研發(fā)。隨著參會(huì)者獲得信息渠道的增多，他們參會(huì)時(shí)更看重的是體驗(yàn)、分享和與主講嘉賓進(jìn)行的交流互動(dòng)，而不再是單純的聽講。

在具體承辦會(huì)議的過程中，許冰發(fā)現(xiàn)模擬影像、大屏動(dòng)畫這些環(huán)節(jié)或形式的出現(xiàn)往往能引起參會(huì)者的極大興趣，使大家更愿意參與其中。于是，公司在承辦2016年“邁瑞生物科技會(huì)議”上，在嘉賓講到諸如切除血管這類微創(chuàng)手術(shù)時(shí)，就特意安排在大屏幕上播放一段動(dòng)畫形式的影像，以更清晰和更具象的傳達(dá)演說內(nèi)容，達(dá)到更好的傳播效果。

不少參會(huì)者表示，這種融數(shù)字科技與學(xué)術(shù)內(nèi)容的全新體現(xiàn)，不僅把嘉賓要傳達(dá)的東西展現(xiàn)得淋漓盡致，更引起了較大的興趣。現(xiàn)場(chǎng)觀眾大家紛紛拿起手機(jī)拍照或拍攝，有的還把影像連同會(huì)議名稱、嘉賓姓名一同分享到了自己的“朋友圈”，超預(yù)期地?cái)U(kuò)大了會(huì)議的影響和價(jià)值。