淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)

摘 要：隨著經(jīng)濟條件的增強，購買房屋的人員大幅度增加，這使得房產(chǎn)檔案的數(shù)量也在逐年增加，利用率也逐漸提高。而大量的房產(chǎn)檔案無法適應(yīng)手工進行操作，在這種情況下，數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。文章從房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的含義和意義入手，針對當今房產(chǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)提出了幾點建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化建設(shè)；建議

房產(chǎn)檔案的產(chǎn)生是在房屋登記的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。房產(chǎn)檔案的特點包括：（1）專業(yè)性；（2）動態(tài)性；（3）真實性；（4）完整性。另外，房產(chǎn)檔案因為其產(chǎn)生的社會因素，所以具有獨特的社會作用。房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)是符合國家現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需求的，是提升社會服務(wù)質(zhì)量、加強管理規(guī)范化、保障檔案安全的重要項目。

1 房產(chǎn)檔案數(shù)字化的含義

房產(chǎn)檔案數(shù)字化主要體現(xiàn)在數(shù)字化上，主要是指通過各種現(xiàn)代化高新技術(shù)，比如，計算機、攝影、多媒體等技術(shù)，將通過多種載體存儲下來的房產(chǎn)檔案以數(shù)字化的形式存儲下來，并通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行連接。這種數(shù)字化的房產(chǎn)檔案經(jīng)由計算機的統(tǒng)一管理，形成了檔案信息庫，充分地發(fā)揮了檔案資料的利用價值，實現(xiàn)了資源共享。

2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化的意義

2.1 實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的要求、服務(wù)民生的需要

經(jīng)濟的發(fā)展、城市的建設(shè)，使得房地產(chǎn)行業(yè)越來越活躍，人們購買房屋的熱情也逐漸高漲。大量的房屋銷售使得每日房屋登記的數(shù)量逐漸提升。再加上，國家對房價的宏觀調(diào)控、房產(chǎn)稅的調(diào)整、司法部門針對房產(chǎn)糾紛的調(diào)查等，都離不開房產(chǎn)信息的查詢。由此可見，房產(chǎn)檔案面臨著前所未有的重要挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，建立科學(xué)完善的數(shù)字化房產(chǎn)檔案是符合時代發(fā)展的需要的。只有在科學(xué)完善的數(shù)字化房產(chǎn)檔案平臺上，才能通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)快速查找所需要的房產(chǎn)檔案信息，提高查找速度，保障查找內(nèi)容的真實可靠性，并跟上時代發(fā)展的步法，解決因檔案的服務(wù)部門無法跟上社會信息需要而產(chǎn)生的重大矛盾，從而進一步為服務(wù)民生做出貢獻。

2.2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化是改善管理模式、服務(wù)社會的需要

傳統(tǒng)手工記錄的房產(chǎn)檔案無法滿足現(xiàn)在社會信息的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式因其管理上的不規(guī)范是很多房屋產(chǎn)權(quán)管理部門所需要面對的難題。購買房屋的人員逐年增加，致使房產(chǎn)檔案管理人員的工作量加大，傳統(tǒng)的檔案管理模式很容易導(dǎo)致失誤，產(chǎn)生不必要的損失，為購房人帶來麻煩。為了解決這種情況，房產(chǎn)相關(guān)部門大力推行房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將房產(chǎn)業(yè)務(wù)的各項內(nèi)容有機結(jié)合起來，構(gòu)成系統(tǒng)的房產(chǎn)檔案，有效地解決傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理模式帶來的問題，更好地為社會服務(wù)。

2.3 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是檔案安全保護的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案是以紙質(zhì)檔案為主的，這就不可避免的面臨因頻繁查找檔案導(dǎo)致的破損或丟失。另外，紙質(zhì)檔案也不容易保存，尤其是在出現(xiàn)災(zāi)害時，很容易導(dǎo)致檔案損壞。而建立房產(chǎn)檔案數(shù)字化就可以避免這些問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化就是將房產(chǎn)檔案的內(nèi)容借助計算機進行存儲，并將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成以磁盤為載體的形式。這樣在查找時直接通過計算機查詢即可，避免出現(xiàn)磨損。另外，電子檔案還可以通過異地備份的形式避免災(zāi)害發(fā)生時房產(chǎn)檔案的丟失。

3 房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點建議

3.1 理清思路、制定房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃

近些年來，一些重點城市投入了大量資金，組織了大量專業(yè)人員，建設(shè)一整套功能強大、覆蓋面廣的市場信息系統(tǒng)，包括GIS系統(tǒng)、高標準的中控機房、通過飛機或衛(wèi)星拍攝的三維立體城市房屋地圖資料等等，如此大規(guī)模的人力、物力、財力投入，放在中小城市是“不可能完成的任務(wù)”。因此，理清思路、制定房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的長遠發(fā)展規(guī)劃是非常必要的。各地要根據(jù)當?shù)貙嶋H情況，量力而行，切不可盲目求大求全。另一方面，也要積極與有關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，尋求政府支持，以保障人力、財力投入。

3.2 全面部署、建立完善的房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)

信息歸集系統(tǒng)能促使房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的工作系統(tǒng)得以形成，它能準確、 全面地對房產(chǎn)登記業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的靜態(tài)、動態(tài)的文字、數(shù)字、圖像、視頻等信息進行收集。健全的信息歸集系統(tǒng)務(wù)必要確保房產(chǎn)檔案信息資料的準確性、全面性，并要對庫存數(shù)據(jù)及時進行更新，確保產(chǎn)權(quán)狀況與檔案信息之間同步變動。信息檢索系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案信息輸出利用的系統(tǒng)。實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化主要是為了檢索方便、管理方便、利用方便。由于房產(chǎn)登記業(yè)務(wù)涉及面廣、專業(yè)性強，初始登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、抵押登記、限制登記等不同業(yè)務(wù)又有著各自不同的特點，對所需房產(chǎn)檔案信息要求也有所差異，因此，必須建立一個多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，將產(chǎn)權(quán)人姓名、身份證號、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)證號、登記時間、業(yè)務(wù)編號、檔案號等要素作為檢索點，編制各種檢索工具，實現(xiàn)多方位檢索，從而提供高效、快捷的查詢服務(wù)。信息咨詢系統(tǒng)也是房產(chǎn)檔案信息利用的系統(tǒng)。它基于檢索系統(tǒng)，具有更詳盡的查詢功能。為了提高房產(chǎn)檔案的利用價值，應(yīng)建立滿足多層次、多方位需求的房產(chǎn)檔案咨詢系統(tǒng)，可設(shè)立電子觸摸屏、語音查詢、手機短信、房產(chǎn)檔案網(wǎng)站等，從而為客戶提供有償?shù)姆慨a(chǎn)信息便捷查詢服務(wù)，但信息的保密性與公開性之間的關(guān)系一定要處理好。

3.3 保證質(zhì)量、處理好新檔案資料的掃描、錄入

房產(chǎn)檔案數(shù)字化建立還需要保證好新生成的房產(chǎn)檔案掃描與錄入的質(zhì)量。設(shè)計研發(fā)可儲存大量信息的高性能數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在每一個房產(chǎn)管理部門建立一個完善的局域網(wǎng)。與此同時，將照相機、掃描儀等相關(guān)設(shè)備直接配備到服務(wù)窗口和檔案管理相關(guān)部門，建立起一個從房產(chǎn)登記就開始掃描記錄檔案的意識，確保新的房產(chǎn)檔案在最短時間完成數(shù)字化，保證檔案的質(zhì)量，為后續(xù)房產(chǎn)檔案的查找利用工作提供了便捷的條件。

3.4 將歷史紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案

歷史房產(chǎn)檔案存放時間越久越不愛保存，為了防止檔案在保存過程中出現(xiàn)問題需要盡快的將歷史檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。房產(chǎn)檔案相關(guān)部門可以通過自行掃描或者委托專業(yè)人員進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。同時，轉(zhuǎn)化后的數(shù)字化檔案信息應(yīng)并入到房產(chǎn)部門所應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫中，是相關(guān)人員可以通過房產(chǎn)部門的局域網(wǎng)絡(luò)平臺就能查找到相應(yīng)的信息。歷史房產(chǎn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化有效避免了紙質(zhì)檔案的破損，加快了檔案的利用效率。

3.5 做好房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的維護和備份工作

數(shù)字化的房產(chǎn)檔案避免了紙質(zhì)檔案在存儲和查找期間造成的損失，在保障檔案安全性的同時，也會因為計算機系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)安全等因素導(dǎo)致數(shù)字化檔案的安全性問題。為了避免問題的發(fā)生，需要定期對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行相應(yīng)的維護，并加設(shè)相應(yīng)的密鑰，保障檔案信息的安全。另外，為了避免因系統(tǒng)造成的信息缺失，需要及時對檔案進行異地的備份，采取數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案共同保存的策略。

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