WORD宏在更換工卡模板中的應用

摘 要：運用WORD中宏的功能代替修改工卡時所做的重復動作，并根據實際需要將程序進行設置，達到提高工作效率和準確性的作用。

關鍵詞：工卡；宏；快捷工具

引言

在航空公司維修工作中，工卡扮演著非常重要的角色。工卡之于工作者是依據，之于檢查者是標準。所有的工作準備，航材，步驟，注意事項，測試，檢查等內容都要在工卡中準確地體現出來，工作者必須嚴格按照工卡的要求執行，才能避免維修事故的發生，保證飛機的安全。

然而一架飛機僅在C1檢中就需要大約200份工卡，總頁數達到1700頁左右。對于大規模的維修廠，每個月需要接收近十幾架來自于不同航空公司飛機的定檢工作，這就需要工卡編寫人員每年在飛機進場前準備數萬份工卡以備使用。

1 設計思想

不同公司之間工卡格式的不同給工卡編寫人員增加了巨大的工作量。傳統的工作方法是通過復制粘貼、刪除單元格、更改頁眉格式和內容等最基本的WORD操作的方式編輯工卡。這樣僅是更改一份卡的格式就需要至少2分鐘，而且大多是重復性操作。利用WORD所提供的“宏”的功能則可以記錄用戶的這些固定操作，并將其對應到工具欄、菜單或鍵盤的快捷方式上去。這樣，運行宏就和單擊工具欄按鈕或菜單命令，或者按快捷鍵一樣簡單，從而簡化了操作，大大提高了工作的效率。

如圖1所示就是原工卡與目標工卡的對比，我們的目的就是將原工卡的格式和相關內容改成目標工卡的格式和內容。

2 WORD宏的錄制

2.1 宏的錄制方法

在WORD中創建宏的操作其實很簡單，只要執行“工具-宏-錄制新宏”，就會顯示“錄制新宏”的對話框，如圖2所示，輸入宏名，如“模板”，并單擊確定。這時，WORD默認地將宏保存在Normal模板中，這樣所有WORD文檔都可以使用宏。此時，光標變為空心剪頭加磁帶形式，進入錄制狀態。

在錄制狀態下做一次更改工卡格式的操作。作者使用的方法是將一份已經編輯好的目標工卡表格中的頁眉直接粘貼覆蓋在原工卡的頁眉位置，以達到和目標工卡格式一致的效果。然后，通過宏命令中對單元格位置定位的功能，更改頁眉中某些固定單元格中的內容。以達到目標工卡中內容的修改的目的。這一系列動作都會被WORD自動記錄下來，并轉變成宏命令。值得一提的是，錄制宏的過程最好一氣呵成，避免重復操作，這樣所形成的宏命令才會簡潔，執行宏命令時也會節省程序的運行時間，達到效率的最大化。應該注意，在錄制宏的過程中鼠標的移動是不被記錄的，所有動作都是在鍵盤上操作的，宏的錄制也只能記錄下鍵盤上操作動作的順序。這就需要在錄制之前要掌握一些鍵盤上快捷鍵的使用方法，例如復制、粘貼、插入、光標移動、串行等。所以，在錄制之前可以先在非錄制狀態下反復操作幾次，找到最簡單的操作步驟，然后再進行實際的錄制。

2.2 宏程序的個性化設置

宏命令實際上是由一系列VBA程序代碼組成，想要查看錄制好的宏程序可以通過點擊“工具-宏-Visual basic編輯器”進入宏命令的編輯頁面。在程序段中可以看到錄制宏過程中的每一個動作都被轉變成了VBA程序代碼。通過編輯相應的代碼，可以設定模板中對應單元格內的內容。如：修訂一欄我們想填入的日期是“2015-02-01”，我們就可以在程序代碼中對應位置中填入“2015-02-01”。這樣，每次執行宏命令時“2015-02-01”就會自動填入到對應的單元格中。對于所有固定內容的單元格都可以使用該方法，以縮短工作時間。

3 WORD宏的使用

3.1 利用菜單使用宏

利用菜單使用宏的過程是通過點擊工具欄中的“工具-宏-宏”，選擇宏的名字，點擊[運行]即可。這種方式雖然簡單，但不是很方便。

3.2 創建快捷工具

將宏設置為快捷工具可以非常方便地使用宏命令，并且有利于在工作中重復使用。具體方法如下：“工具-自定義-命令-類別-宏” 如圖3所示。

用鼠標將“命令”欄中需要的命令拖拽到WORD頁面上方的工具欄處，并且可以點擊右鍵在“命名”處重新命名。這樣只要點擊設置好的快捷工具就可以直接運行宏命令，使工作者使用起來非常方便。

4 結束語

宏是WORD提供的有力工具，使用宏可以快速得到重復執行的命令或內容。文章將宏應用在更改工卡模板中，只需按快捷工具一個按鍵就可以達到將原工卡轉換為目標工卡的目的，用時不到1秒鐘。這樣不僅省去了工作者機械式的重復操作，效率提高了數十倍，同時，由于WORD中程序運行的穩定性，使得每一份轉換后的工卡格式完全相同，避免了人工改動格式中可能出現的失誤，大大提高了工作的準確性。文章中宏的應用僅是宏強大功能的冰山一角，科學合理地利用宏功能將給文件編輯工作帶來巨大益處。

參考文獻

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[3]蔡嘯.Office 2003完全應用手冊[M].中國宇航局出版社，2005.

作者簡介：王志昊（1982-），男，漢族，遼寧海城人，工程師，碩士，主要研究方向為航空宇航推進理論與工程。