信息系統監理中途介入現存問題及解決對策探究

摘 要：中途介入，是監理公司實施信息系統監理過程中，不可避免的情況。文章通過簡要分析信息系統監理的工作流程和內容，引出中途介入要面臨的問題并提出解決對策。

關鍵詞：信息系統；監理；中途介入；現存問題；解決對策

隨著社會的進步，信息系統建設和信息產業得到了較快發展，電子科技的進步為其奠定了基礎，越來越多的信息系統爭先恐后建起并使用，也因此產生了不小效益。人們常說：凡事預則立，不預則廢。信息系統和信息產業化建設在迅猛發展的當下，其存在的問題也日益凸顯：一是，建立起來的信息系統質量不可靠；二是，系統建設很難按時完成；三是，項目建設資金使用缺乏科學管理；四是，沒有對相關資料進行規范化管理；五是，在項目實施過程中，施工內容前后不一致，相關人員不負責任，缺乏安全防范意識，對信息系統的建設與實際用途沒有進行充分評估等問題普遍存在，并嚴重影響信息系統的質量，難以保證工程的社會和經濟效益。鑒于這一系列問題的存在，很多業主開始在工程建設中引入監理項目，信息系統因此應運而生。監理公司這樣中途介入并實施監理，勢必會遇到一些困擾，監理公司要積極探究解決措施，完善信息系統監理工作。

1 信息系統監理流程

監理公司經過競標并中標后，完成法定程序后正式進入監理工作。按照既定程序：成立項目指揮中心，相關人員各就各位，明確、熟悉工作環境和任務后，各司其職，制定規章制度、管理細則，正式展開監理工作。監理內容主要包括：

信息網絡系統建設和信息應用系統建設是信息系統建設的兩種類型，其環節包括準備、設計、實施、驗收四個階段，針對不同的監理系統，監理工作的定位不同。一套完整的監控系統都會涵蓋投資控制、進度控制、質量控制、變更與風險控制，合同管理、信息管理、安全管理、協調關系等任務，從而來保障工程項目按預期目標完成[1]。假如信息系統監理中途介入，那么，該項工作就會缺乏完整性，甚至存在監理漏洞等問題，如果應對措施不當，監理工作則可能難以進行。

2 信息系統監理中途介入可能面臨的問題

信息系統建設引入監理作為一項新興產業，人們對其功能與作用了解得比較少，很多人在建設信息系統中后期才意識到要對其進行監理，也就是信息系統監理中途介入，此時，監理人員可能要面臨以下問題：第一，工程施工已經先行，監理工作無法掌握到此前的任何情況；第二，無法搜集施工前期的相關資料；第三，監理工作可能會受到工程施工方的一些阻撓，難以順利開展。比如，監理工作得不到建設方和施工隊伍的認可、支持，甚至拖拉、推諉，不配合監理單位對工程進度計劃表、項目相關文檔資料的收集工作；第四，監理過程中可能還會受到設備供應方不定期的干擾。

3 應對信息系統監理過程中相關問題的解決對策

要想有效解決上述問題，確保監理工作的順利開展和施工項目的安全、有序推進，監理公司應采取如下解決措施：（1）建立健全管理機制，結合業主委托監理合同的內容和施工項目的建設特點，監理公司要在施工現場以最快速度成立監理項目部，同時將相關文件送呈建設單位；（2）多渠道、多方位掌握施工工程的相關資料，盡可能讓業主提供與監理項目有關的如招投標文件、設計文件、施工合同、工程預算書等資料，同時需要承建方提供網絡施工進度計劃表、組織設計方案和開工申請，主要技術人員和管理人員名冊，及其有關工程檔案資料[2]。（3）制定完整的監理細則，監理工作的主要負責人應根據監理對象的實際情況，參照相關詳細資料制定完整的信息系統監理細則，確保監理工作有章可依，有條不紊地開展。（4）在搜集相關資料并制定有關細則的基礎上，組織建設方和承建方涉及工程的相關人員進行一次座談，監理方向各方宣讀監理合同，明確各方職責，探討下一步開展相關工作的事宜，明確提出需要相互配合或支持的工作內容，為監理工作的順利展開做好鋪墊；（5）以最快的速度掌握監理對象的基本情況，結合監理合同，理清思路，明確工作方向，同時謹防漏洞。

4 認真靈活展開監理工作

面對上述諸多問題，采取積極應對措施的條件下，應積極認真而又靈活地展開信息系統監理工作。首先，要到項目建設現場進行實地考察，熟悉施工現場的同時，驗證所搜集到材料的真實性，并且查看有關設備的詳細情況（包括其出場的相關標簽）是否與合同書描述的信息相符，已安裝的軟件與報備的購買材料是否相吻合。其次，通過對施工現場所有設備進行檢查核對后，監理人員最好要求承建方提供與項目相關的材料進行報備，包括他們施工前后的一切相關材料，一樣不能漏，此項工作涉及監理工作的成敗，要謹慎對待，對于審核不合格的設備或材料一律不準使用，甚至要更換，直至合格；其次，核查并記錄現場施工人員的相關證件，尤其是特種作業證，因為任何一個大的工程，都會有很多各種技能的人員參與其中，監理公司對此要嚴格審核他們的資質是否達標，確保系統監理工程及其相關人員的工作依法進行，確保項目各方的利益不受損害。其三，如果在實施監理工作過程中，出現承建方不配合相關工作開展的情況，監理公司應采取書面通知的方式提醒對方，如果他們不按要求和指定時間提交施工進度計劃表資料，監理公司應同樣以書面形式通知承包單位，責令其限期并按照要求補交、補齊，保障監理工作的有序開展；其四，根據承包方提交上來的有關工程進度表，督促施工方切實按計劃進程進行施工，并堅持每天記錄下他們的施工進展情況，以便對未能按計劃和施工要求開展的內容進行有效敦促和整改；最后，監理公司與各方任何的溝通最好能夠始終以書面形式進行，堅持規范化的原則，通過多年的實踐積累，作者發現，在實際工作中，協調各方工作是監理的重點和難點，報告、交流、座談是組織協調工作的主要形式，但是不管哪一種形式，最終都應該形成書面的形式和業主、承建方達成有效溝通，便于保留工作材料，以備日后不時之需，才能保證工程的順利開展。舉個例子，監理單位應該根據日常收集到的素材和溝通的情況，有意識地整理成簡報或簡訊，以便建設單位隨時可以了解到工作的開展情況，以便針對存在的問題進行及時有效溝通，并得到解決。畢竟監理工作涉及多方，要與各方形成有效溝通，就必須使協調手段多元化，一切以實際工作為著眼點，以業主、承建方、建設方監理單位的利益為出發點，所以，在日常的溝通文件方面，監理公司應注意擬文下發的通知要一式多份，保證工程相關單位都能有備份，對工程的開展工作也有所了解，目的也在于保證施工項目能夠按計劃、有條不紊地進行，簡言之，通過文件進行有效溝通，是監理工作最大限度避免行業風險的極佳方式。

5 結束語

信息系統監理是社會的新興產物，其中途介入有一定困難，文中所述應對措施有一定的實用性，但凡事不可能一勞永逸，監理公司應不斷積累經驗，研究執行監理過程中遇到的問題，積極探究解決信息系統中途介入的有效策略，才能有效避免監理過程中的難題或風險，確保信息系統工程建設的有效推進。

參考文獻

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[4]莊蓉茹.信息系統監理實踐中的困難和解決對策[J].信息化建設，2010（11）：37-40.