檔案數字化建設的實踐探討

摘 要：隨著計算機技術的飛速發展，信息化建設已成為了當前我國檔案建設的新趨勢。互聯網的普及，使得檔案建設朝著數字化的方向發展，所以，為了適應社會經濟發展的需求，應當進行檔案的數字化建設。換而言之，研究與建設數字化檔案具有非常重要的理論意義和現實意義。文章通過分析建設檔案數字化的可行性，旨在強調建設數字化檔案的過程中應當考慮的一些問題，以供相關工作人員參考與借鑒。

關鍵詞：檔案；數字化建設；實踐

引言

在經濟與科學技術不斷發展的背景下，傳統的紙質檔案存在著易損壞、效率低占用空間大等問題，很難滿足當前社會發展的實際需求。因此，應對海量的數據膨脹，充分利用信息技術以構建數字化檔案成為了必然選擇。檔案的數字化建設最早出現在美國，主要是指運用相關的數據庫技術、高速掃描技術等手段，將紙質檔案逐漸的轉換為電子文件，從而實現對紙質檔案的保存與檢索，最終建成科學有序的檔案數據庫。隨著計算機技術、互聯網技術的不斷發展，檔案數字化建設這一理念漸漸的滲入到其他的國家或地區。檔案信息經過數字化處理后，具有很多優勢，具體表現為以下幾個方面。首先，能夠減少紙質檔案的磨損。其次，有利于檔案的檢索與利用，提高工作效率。最后，隨著云計算技術的發展與應用，通過有效整合的方式，還能夠實現檔案數字化信息的資源共享，減少大量的重復性工作。因此，我國應當加快檔案數字化建設的步伐，實現更高效率的檔案管理，為社會提供更加快速、靈活、多元化的服務方式。

1 建設檔案數字化的可行性

近年來，檔案信息化的發展非常迅速，“電子檔案”、“數字檔案館”、“數字檔案云平臺”等檔案管理理念也相繼的被提出。在建設數字化檔案的過程中，已經取得了一定的成績。但是，由于我國檔案數字化建設還處于研究與探索的初級階段，無論是技術層面、合作方面，還是數字化、標準化方面，都不可避免存在一定的問題，制約著數字化檔案的發展。使得我國的大部分檔案管理工作仍然呈現出以下幾個方面的問題。首先，整體的效益比較低。其次，資源的不均衡分布。再次，資金的投入量比較大。最后，存在著資源的重復性建設等問題。

因此，要想做好檔案的數字化建設工作，需要依據具體的實際情況，從客觀的角度分析構建數字化檔案的可行性。如果缺乏必要的可行性分析，進行盲目的建設，不僅浪費了大量的資源，還不利于檔案管理工作的有效開展。通常來講，科學、合理的檔案數字化建設需要同時滿足以下幾個方面的條件。第一，具備必要的技術條件。在檔案數字化建設的過程中，如果缺乏技術條件的支持，那么數字化建設只能停留在表面，無法投入到實際的應用階段。其中，涉及到的技術條件包括：多媒體技術、網絡技術、計算機技術、通訊技術、安全防護技術等。換而言之，這些技術條件是建設數字化檔案的基礎。第二，需要建設網絡基礎設施，包括局域網、信息網以及資源網。如果缺乏完善的網絡的基礎設施，那么數字化的檔案信息就無法得到有效的傳輸。因此，網絡基礎設施建設，同樣是構建數字化檔案的基礎條件。第三，在資金方面符合檔案數字化建設的條件。在建設數字化檔案的過程中，涉及到很多方面的影響因素，是一項比較復雜的系統工程。如果缺乏充足的資金支持，或者是對于資金的使用存在錯配、浪費等不合理現象，都將影響數字化檔案建設的最終成果。第四，在人才方面同樣需要滿足檔案的數字化建設需求，尤其是網絡系統的維護與管理方面的專業人才。

2 檔案數字化建設的實施方案的制定

通過上文的分析，可以了解到構建數字化檔案需要滿足多個條件，任務相對來說比較艱巨。所以，通過可行性分析之后，仍然需要制定行之有效的實施方案，以降低數字化檔案在建設過程中遇到的阻力，保證其能夠順利的進入到建設階段，進而為社會提供更加多元化的服務方式。制定方案的過程中，需要注意以下幾個方面的問題。

2.1 制定科學合理的實施目標

在構建數字化檔案的過程中，要想制定一個滿足客觀需求的實施方案，首先需要確立科學、有效并且合理的實施目標。一旦實施目標不合理，那么數字化檔案即使建成以后，也難以有效的投入使用。因此，應當成立專門的領導小組，依據當前的現狀以及未來一定時間內可能的發展趨勢，共同商議，最終制定出科學的、符合實際的實施目標。

2.2 明確實施的要素

在構建數字化檔案的過程中，應當依據已制定好的實施目標，明確具體的實施要素。這樣才能有效保障目標的順利執行。在數字化的過程中，需要重點實施的項目或者是領域，也就是我們常說的實施要素。具體包括：檔案目錄的數字化建設、檔案全文的信息化與數字化、檔案數字化局域網建設等方面。由于這些不同的要素具有不同的指標體系，在建設的過程中，如果缺乏有效的融合，就會在很大程度上影響建設后的使用效果。因此，必須采取適當的措施，促進這些實施要素相互融合，為建設數字化檔案奠定堅實的基礎。

2.3 建立檔案數字化的保障系統

在構建數字化檔案的過程中，還需要建立相應的保障系統。因為檔案信息的數字化如果缺乏統一的標準，那么在實際應用的過程中會出現很多問題，比如說資源無法共享、數據無法有效傳輸等。所以，建立完善的檔案數字化保障機制具有非常重要的意義。檔案數字化的保障機制主要包括以下幾個方面：（1）組織機制。（2）運行機制。（3）管理機制。（4）人、才、物等方面的相關技術支持。（5）其他保障機制。

3 檔案數字化中信息的利用

數字化檔案在應用的過程中，為了提供更加快捷、高效的服務，應當運用先進的科學技術手段，并且改變傳統的操作方式。具體需要注意以下兩個方面的問題。其一，應當加大數字化建設的力度，尤其要注重對于檔案內容的處理與維護。一旦出現數據資源與檔案內容不相符的情況，將直接影響到檔案管理的工作效率，不利于檔案數字化的發展。要知道，檔案數字化建設是主要的發展趨勢，應當做好相關工作，促進檔案數字化建設逐漸有效的開展。其二，在數字化建設的過程中，還應當根據檔案的具體價值，權衡數字化處理的力度。因為在數字化處理檔案信息的過程中，不僅涉及到相關的技術，還需要考慮到相應的成本與收益。如果缺少必要的分析，那么在數字化處理的過程中，容易產生不必要的資源浪費，這對于檔案數字化建設來講，增加了建設成本，進而降低了建設的價值，使其變得沒有實際的意義。

4 結束語

科學技術的發展帶來的不僅僅是成本的節約，生活的便利，還從根本上改變了人們的工作方式，極大地提高了社會生產效率。因此，在檔案管理中，同樣需要有效的利用現代科學技術，以提高工作效率。文章通過分析建設檔案數字化的可行性，強調了在制定檔案數字化建設的實施方案中，首先，應當制定科學合理的實施目標；其次，明確實施的要素；最后，建立檔案數字化的保障系統。現階段我國的檔案數字化建設仍然處于初級階段，但是可以預見，隨著計算機、互聯網技術的不斷發展與應用，檔案管理將實現無紙化、虛擬化，并逐步完善并解決當前存在的問題，通過轉變傳統的紙質檔案管理模式，為社會公眾提供更加靈活、快速、多元化的服務方式，實現高效率的現代化檔案管理。

參考文獻

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