檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

史靈芝

（山東省菏澤市鄆城縣人民醫(yī)院，山東 鄆城 274700）

檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

史靈芝

（山東省菏澤市鄆城縣人民醫(yī)院，山東 鄆城 274700）

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案管理行業(yè)邁上了一個(gè)新臺(tái)階，檔案信息化的出現(xiàn)不僅提高了檔案工作的效率，同時(shí)也提高了檔案信息資源的利用率，本文通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)及其重要性進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，探討檔案信息化建設(shè)與檔案管理的方法措施。

［關(guān)健詞］檔案信息化建設(shè)；檔案管理；

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，它不僅可以提升檔案部門的服務(wù)能力，同時(shí)又能提升檔案工作的管理能力，當(dāng)前，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理的研究已成為檔案工作人員的一向重要任務(wù)。

1　檔案信息化建設(shè)的概況

檔案信息化建設(shè)指的是根據(jù)國(guó)家檔案行政管理部門的規(guī)劃組織，以現(xiàn)代信息化的技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的改革與完善，促使檔案信息資源的收集、管理、利用及服務(wù)能力得到全面提升的過(guò)程，另外，從整體上分析，檔案信息化建設(shè)還具備一定的特征。

1.1檔案信息化建設(shè)具有改革性

檔案信息化建設(shè)通過(guò)將信息化的技術(shù)方法科學(xué)運(yùn)用到檔案工作當(dāng)中，使檔案管理職能、工作機(jī)構(gòu)及人員分工等都發(fā)生了很大變化，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式創(chuàng)新，而與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的不足進(jìn)行了彌補(bǔ)，使檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都形成了自己獨(dú)有的思想與方法，從而使檔案管理工作發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，為檔案工作的改革發(fā)展奠定了有力基礎(chǔ)。

1.2檔案信息化建設(shè)具有時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的建設(shè)工程，它需要用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)支撐，以堅(jiān)韌不拔、開拓創(chuàng)新的精神使檔案信息化建設(shè)朝著良好的方向發(fā)展，而在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)檔案部門的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，并且將系統(tǒng)升級(jí)到最新狀態(tài)，在保持其穩(wěn)定性的同時(shí)還要對(duì)其定期進(jìn)行維護(hù)，使檔案信息化建設(shè)具有長(zhǎng)期性 。

2　檔案信息化建設(shè)的重要作用

通過(guò)檔案信息化建設(shè)可以提高檔案工作的水平，同時(shí)，針對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況能重新進(jìn)行思考并制定出新的解決辦法，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，其作用具體可表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1改善檔案管理工作

檔案工作只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案真正的價(jià)值，檔案部門通過(guò)信息化的建設(shè)使檔案工作從管理利用慢慢向資源采集、管理及服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變，使檔案信息資源得到科學(xué)有效的配置與管理，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.2拓展檔案服務(wù)

檔案管理工作實(shí)質(zhì)上就是信息資源管理，而信息資源的真正價(jià)值在于其如何收集利用，其利用效果更是直接關(guān)系到信息資源的時(shí)效性及利用范圍，因此，檔案信息化建設(shè)對(duì)于現(xiàn)代的檔案工作來(lái)說(shuō)十分重要，其服務(wù)領(lǐng)域更寬。

2.3增加信息儲(chǔ)量

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了信息技術(shù)行業(yè)的發(fā)展，而這其中的信息儲(chǔ)存技術(shù)更是得到了廣泛應(yīng)用，使得檔案信息資源的儲(chǔ)存更加方便，同時(shí)儲(chǔ)存量更加大，儲(chǔ)存密度相比以前的紙質(zhì)儲(chǔ)存要高，而且其儲(chǔ)存的安全系數(shù)也得到了成倍的提高，從紙質(zhì)儲(chǔ)存的信息單一化到現(xiàn)在儲(chǔ)存形式多樣化，不僅有文字、表格，還包含圖片、影像、聲音、動(dòng)畫等。

3　檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對(duì)策

3.1構(gòu)建完善的檔案工作體系

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要有相應(yīng)的工作體系予以支撐，因此，必須構(gòu)建起完善的檔案信息化工作體系，其構(gòu)建方法主要有以下幾個(gè)方面：首先要明確檔案工作的管理機(jī)制，并完善檔案工作的運(yùn)行機(jī)制，主要可以針對(duì)各部門的聯(lián)動(dòng)情況建立相應(yīng)的聯(lián)動(dòng)電子管理體系，實(shí)現(xiàn)全程管理與監(jiān)控，其次要提升檔案信息化工作在檔案常規(guī)工作中的比重，使其與電子化的建設(shè)同步進(jìn)行，再次，要針對(duì)檔案信息化進(jìn)行相應(yīng)的法律完善，使檔案工作得到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的約束，具體可以制定檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)工作任務(wù)并進(jìn)行分配，明確任務(wù)目標(biāo)及期限。

3.2推進(jìn)檔案建設(shè)的工作進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)的核心工作內(nèi)容便是信息資源建設(shè)，因此，要將工作重點(diǎn)放在推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)與信息資源共享上，首先對(duì)于推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)要制訂出科學(xué)合理的建設(shè)計(jì)劃，同時(shí)還要強(qiáng)化監(jiān)督檢查，在用戶使用需求得到滿足的情況下建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案目錄，并加大人力、資金等方面的投入，使各部門的工作得到協(xié)同發(fā)展，其次在推進(jìn)檔案信息的資源共享方面，要根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立統(tǒng)一的信息管理體系，并使其與辦公系統(tǒng)有效融合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上管理操作。

4　結(jié) 語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，是其發(fā)展改革的必然選擇，在如今新的社會(huì)環(huán)境下，檔案管理部門應(yīng)重視起檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)其建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，使促檔案工作的信息資源得到開發(fā)利用，提高檔案工作的服務(wù)水平。本文簡(jiǎn)要分析檔案信息化建設(shè)及其重要性，探討檔案信息化建設(shè)與檔案管理的方法，以期對(duì)我國(guó)的檔案管理提供相應(yīng)幫助。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.138

G271

A

1673-0194（2016）14-0187-01

2016-06-08