檔案信息化管理措施

曹　晶

（中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司 檔案管理中心，鄭州 450000）

檔案信息化管理措施

曹晶

（中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司 檔案管理中心，鄭州 450000）

在社會的發展變化中，信息作為最重要的資源之一，發揮著創造性的作用，而檔案管理就是對信息整合、處理等一系列工作的總和，在信息化的今天所起到的作用也是無法取代的。但是檔案管理自身具有的工作環節眾多、工作量巨大等情況也阻礙了檔案管理信息化工作的優化、完善。本文分析了檔案管理信息化工作存在的問題，并提出了相應的解決措施，以供參考。

檔案管理；管理信息化；信息

在信息時代下，社會中充斥著各種各樣的信息，令人們眼花繚亂，無法辨別真假，無法及時準確地加以利用，因此，當前各個行業對信息管理的要求愈發嚴格。這使檔案管理信息化工作面臨著的重大機遇和挑戰。因此，要加快檔案管理信息化進程，促進檔案管理信息化技術手段不斷優化升級，發揮檔案管理信息化的積極作用，滿足人們對檔案管理信息化的要求。

1　檔案管理信息化

1.1檔案管理信息化概述

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面地應用現代化的信息技術，如網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現資源共享的過程。檔案管理信息化是將原本的紙質版檔案轉化成電子數據予以保存，更好地實現了檔案的保存，同時能夠進行信息資料的自動化查取，從而達到為人民群眾服務，推動社會向前發展的目的。

1.2檔案管理信息化中存在的問題

首先是檔案管理的信息化相比起傳統的檔案保存增加了安全風險。在網絡的飛速發展之下，互聯網的使用已經遍及社會的各個角落，在如此大面積使用之下，隨之而來的就是網絡安全隱患的增加。這會導致一部分不法分子伺機竊取、攻擊甚至是篡改檔案信息，這樣的情況一直困擾著檔案管理人員，威脅著人民群眾。

其次是檔案管理人員的素質差強人意。檔案管理信息化工作自身的專業性和復雜性，使檔案管理工作對相關人員的素質要求也在不斷提高。而當前的實際情況是，檔案管理工作人員的整體素質不高，管理意識不強，同時，檔案管理信息化工作的方式方法與時代脫軌，不適宜于時代的要求。

最后是檔案管理不夠規范，信息質量不高。主要表現為檔案名錄細則不夠細致、檔案分類不夠準確，對于檔案標號沒有統一的標準，在檔案管理信息化工作的具體實施中常會帶來更多的麻煩。另外，檔案管理信息化后電子數據的易更改性和不穩定性等特征也降低了檔案管理信息的最終質量，無法保證其真實性。

2　提高檔案信息化管理的水平

2.1提高檔案管理工作團隊的整體素質

針對當前工作人員整體素質不高的情況，要做的不僅是逐漸培養他們的專業素質，加強他們的工作能力，還要建立更嚴格的選用機制，將真正有相關技術能力、高素質的人選到檔案管理工作中。此外，還要借鑒國外成熟的技術和管理理念，并并在具體的實踐工作中探索自身獨具特色的工作道路。每一位檔案管理工作人員必須熟練掌握電子檔案的管理方法，相關的網絡技術、圖文表格技術等工作技能。從而正確判斷檔案保密程度和開放程度，保證檔案分類、編號等工作的標準化，實現檔案管理信息化在信息共享方面的積極作用。

2.2轉變檔案管理人員的思想態度

檔案管理的重要性不言而喻，但是實際上一些從事檔案管理工作的人，卻并沒有從內心重視這份工作。所以，應當加強對檔案管理工作人員的思想教育，幫助他們理解自身行為對社會的重要性。唯有轉變檔案管理工作人員的思想態度，令他們從內心熱愛檔案管理工作，才能使工作人員注重自身工作行為的規范性和科學性，在整理有關信息時更加全面細致、小心謹慎。另外，還要培養檔案管理工作人員的責任感，形成認真負責的工作態度，并要求工作人員始終以熱情的態度進行服務。

2.3制定檔案管理的統一標準，重視檔案的安全問題

首先，要以國家有關部門的權力為依托，制定一個檔案管理工作的統一標準，將實際操作中涉及的問題明確展現出來，對行業內所有單位的管理行為予以統一約束。以此令檔案管理各個環節中電子數據可以實現真正的標準化和有效性。其次，要不斷發展科技，對檔案管理信息化工作進行改革創新，使檔案管理的工作方式能夠符合時代發展的要求，滿足人民群眾的需要。同時，還要將更成熟先進的科學技術應用到檔案管理信息化工作中，提高管理工作的專業性。最后，就是要在政府的幫助下，令行業內更多的單位在進行檔案信息化管理時配備足夠專業科學的器材。

以上是針對檔案管理信息化中存在的問題所提出的管理建議。但是保證信息化檔案的安全性和真實性，還需要涉及統一協調所有的環節，使其相互協調配合，才能達到更好的效果。

3　結 語

在時代的飛速發展進步下，如何將信息更及時有效、真實安全地傳達給人民群眾是檔案管理所面臨的重要問題。筆者建議利用高科技技術實現檔案管理信息化，使檔案管理工作更全面、更高效，更好地為人民群眾生產生活服務。因此，在實際工作中，要及時處理檔案管理中存在的問題，不斷革新檔案管理工作方式方法，令檔案管理工作順應時代發展，發揮出應有的作用。

主要參考文獻

［1］崔淑艷.淺談檔案管理信息化的必要性及管理措施［J］.黑龍江史志，2014（5）.

［2］趙萬輝.高科技時期檔案管理信息化的管理措施探討［J］.黑龍江史志，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

G270.7

A

1673-0194（2016）14-0179-01

2016-06-02