中國石油企業涉密檔案管理探討

張　洋，李　莉

（長慶油田分公司第九采油廠，西安 710000）

中國石油企業涉密檔案管理探討

張洋，李莉

（長慶油田分公司第九采油廠，西安 710000）

中國石油企業涉密檔案關系到國家安全、利益和企業的發展。所以加強石油企業涉密檔案規范化管理，保證涉密檔案信息的安全，最大程度地發掘企業涉密檔案信息的應用價值，獲得顯著的經濟效益，促進企業可持續發展，是現代中國石油企業應考慮的重要問題。

中國石油企業；涉密檔案；管理；可持續發展

1　中國石油企業涉密檔案管理存在的問題

1.1硬件設備缺乏

一部分石油企業對涉密檔案管理區域沒有進行明確的分工，如檔案管理辦公區域與檔案存儲的區域相距太遠，再加上庫房沒有安裝防護、報警裝備及監控設施，如此一來，很容易導致儲存涉密檔案的庫房出現信息被盜取或秘密泄露的安全事件，若未及時發現，會存在極大的安全隱患。

1.2工作人員安全責任意識不夠

工作人員在涉密檔案管理中安全意識薄弱，意識不到涉密檔案對國家、對企業的重要性。這樣會導致工作人員在工作中養成懶散的習性，容易使涉密檔案丟失。

1.3文件登記不科學、手續不規范

石油企業在涉密檔案管理工作中，對來文登記不及時、文件記錄不規范、分類不細致，就會導致涉密檔案混亂，文件丟漏。

1.4管理功能不健全

部分石油企業在涉密檔案管理工作中，人員分配不合理，閱讀、儲存、整理等都在相同區域由相同的人員統一進行，容易導致涉密檔案信息丟漏，檔案整理、校對等一系列工作混亂等。

2　加強涉密檔案管理的對策

2.1配備完善的硬件設施，做好企業涉密檔案安全管理基礎工作

石油企業在管理涉密檔案工作時，應將企業涉密檔案與企業普通檔案分開管理，并且設立專門的房間存放涉密檔案。涉密檔案室必須安裝防盜門窗、報警裝置、監控設施、除濕設備。保管涉密檔案和普通檔案的區域要相隔一定的距離。工作人員若進入涉密檔案區必須確認身份，不相關的人員禁止入內。為確保石油企業涉密檔案的安全性，要有專門的負責人進行管理。

2.2增強工作人員的安全意識，做好保密的宣傳工作

做好保密工作最重要的一點就是要有保密安全責任意識、政治意識、全局意識，宣傳保密的重要性，加強對檔案管理人員的日常管理，把各方面意識較強的工作人員安排在保密工作中。要顧全企業工作大局，加強石油地質資料、工程設計等涉密資料的管理工作，提高工作人員的保密責任意識。然后檔案部門根據每年涉密檔案管理工作中出現的問題進行總結分析并提出解決辦法，對工作人員做好專題性的宣傳教育工作，增強員工的保密意識，使其深刻認識到涉密檔案對國家、企業的重要性。

當今社會已進入信息時代，企業除了讓工作人員加強理論知識學習，還應使他們學習和掌握現代科技手法，做好竊取預防工作，以加強涉密檔案管理工作。企業還應與工作人員簽訂保密責任書，把宣傳工作、安全責任意識貫徹落實到實際的企業涉密檔案管理工作中。

2.3完善規章制度

石油企業涉密檔案管理工作的依據和保證就是法律、法規。有了規章制度的約束企業涉密檔案才有保障。成功的企業檔案管理模式都有合理的制度規范，俗話有“沒有規矩，不成方圓”，合理的制度規定能達到良好的效果。企業涉密檔案管理應有一套完善的管理制度，從涉密檔案的接收、整理到檢驗、借閱等一系列工作都應有相關的監管制度。企業還應根據規章制度定期進行檢查和抽查，以便及時發現漏洞、隱患，從而不斷改進優化企業涉密檔案管理工作，完善檔案管理制度。

2.4做好企業涉密檔案的管理工作

為確保中國石油企業涉密檔案的安全，石油企業涉密檔案部門應做好相應的管理工作。

2.4.1保管職責

企業涉密檔案管理人員不僅要負責文件的接收、整理、分類等日常工作，還應對進入涉密檔案區域的人員嚴格履行登記手續。管理人員應對涉密檔案進行分類，根據文件涉密級別分別放入不同的密碼柜中保管，整理編寫涉密檔案文件目錄，做好涉密檔案借閱、復制的登記記錄。

2.4.2實行資格審核制度，執行嚴格的管理程序

若想借閱、復制涉密檔案必須填寫借閱、復制審批單，由企業涉密檔案委員會審核，確認借閱、復制人員，涉密檔案部門審查、備案，符合條件的借閱者才能借閱。

2.4.3涉密檔案借閱、復制過程的具體要求

如需借閱，借閱者應在指定的地方進行閱讀（管理者的視線范圍內），以防止不法人員破壞或泄露涉密檔案信息。對于涉密檔案不同級別的文件要求也各不相同，借閱人員應嚴格遵守借閱規定，嚴禁偷拍、損壞等破壞行為，如需要復制文件的，在取得上級領導同意后，在指定的復印機上進行復印；復制文件用完后應及時退回檔案室，并由檔案工作人員進行銷毀；如需要攜帶外出，涉密管理工作人員應當面數清楚帶出文件的頁數，查看是否有損壞，借用期限為3～5天，若到期還需要再用需要先歸還再借用。

中國石油企業涉密檔案直接跟國家安全、利益，企業發展直接掛鉤，為確保涉密檔案的安全，石油企業應結合自身實際情況，配備完善的硬件設備，對相關工作人員進行經常性、專題性的保密宣傳教育，提高涉密檔案管理人員的安全責任意識，針對涉密檔案建立一套完整制度，落實管理責任制，切實做好涉密檔案管理工作。

主要參考文獻

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［2］陳芳.企業涉密檔案保密工作思考［J］.今日科苑，2008（14）.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.124

G271

A

1673-0194（2016）14-0173-01

2016-06-12