高校二級學院電子與紙質教學檔案管理規范化研究

王雅新

（內蒙古財經大學 資源與環境經濟學院，呼和浩特 010070）

高校二級學院電子與紙質教學檔案管理規范化研究

王雅新

（內蒙古財經大學 資源與環境經濟學院，呼和浩特 010070）

教學檔案管理工作是學院教學管理工作的重要部分，是維護學院的歷史真實情況的重要組成工作之一，也是提高學校教學質量的必備條件。隨著我國高等教育事業的飛速發展和教育改革的不斷完善、深化，檔案工作也愈發重要。本文主要是結合當前高校二級學院教學工作的真實情況，來探討教學檔案的含義及其存在的重要性，以進一步完善高級二級學院的檔案管理工作。

教學檔案管理；二級學院；規范化

1　教學檔案概述

教學檔案是指二級學院本科教學科研以及學生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學院的發展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學院的發展軌跡。

2　教學檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學院辦學的自主權和管理權也隨之加大，相關教學管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學檔案的收集管理及保存工作，作為學院管理工作的重要組成之一，應該得到相關學校管理人員的重視。

隨著學院管理范圍的不斷擴大，許多教學、行政相關文件及實施都由二級學院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰和改變，二級學院的在檔案管理工作出現很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀以來，高等院校的格局組成發生了很大變化，二級學院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學院的高度重視。因為檔案是回顧總結和評估教學的重要依據，而且通過研究學習檔案能不斷提高教學水平。這就是檔案作為紙質資料的重要意義，要通過自身的優秀管理，嚴格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學院中完整的檔案管理系統。并且還要引進現代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學院的檔案的管理工作。

3　教學檔案管理的工作內容

3.1學院的管理類文檔

管理類檔案有學院教學相關資料、學院的管理機制、學院設施管理、各類學院會議的文字記錄以及學院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2教學科研類檔案

教學科研類檔案作為學院教學工作的一個重要組成部分，包括教學中的成果與改革創新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關于科研類的檔案文檔。

3.3教學日常運行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態、課程教案、教學計劃、教學事故等有關資料，同時也包括各個學科的專業建設材料、教學質量的管理材料、實踐教學材料等。

3.4學生學籍、畢業考核、畢業設計類的文檔

其中存放有全部學生學籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業設計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。

4　教學檔案管理的規范化措施

4.1設備管理人員要配備齊全

本科教學檔案資料庫的構建，本身就是一項日常化的教學管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關工作人員必須重視起來，由院長等相關領導帶頭監督管理，制定相關管理規則，成立獨立的機構管理工作，要做到任務分工明確，落實好每個管理人員的任務，責任到人，長久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級學院本科的教學工作，加強學院教學檔案管理，建議學院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據相關檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關的調節溫度濕度的設備，則要把溫度的變化控制在2℃之內，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2建立并完善檔案管理的相關制度

檔案管理工作下放到二級學院后，相關工作便成了學院教職工教學工作必不可少的一部分內容，需得到相關領導的重視。二級學院自主權不斷擴大，相關管理體系和制度也要進行適應性的改變。

從目前情況來看，大多數二級學院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關問題，學院領導要引起重視，加快完善相關管理制度。具體的著力點應該在二級學院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責，職責也不明確，教學檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學校的檔案管理工作中時有發生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規范化的基礎。學院在擁有更多自主權的同時，應當抓住機遇面對挑戰，真正做好學院檔案管理工作，結合自身的實際情況和相關檔案管理的規則要求，制定一套符合自身發展的制度規則。在管理機構的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業性、規范性。

4.3嚴格把控檔案內容，明確教學檔案收集入檔的時間點

確定歸存內容，建立“本學科教學基本原始資料庫”目錄，這是建設本科教學基本資料庫的第一步。從各學院有第一屆本科生的學期開始，二級學院本科教學資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關于學院發展和建設的資料要長期保存，如重大事件或者優秀的畢業設計論文；對于學生考卷或者一般類畢業設計論文，保存4年即可；對于學生日常的實習、實驗等相關資料保存至學生畢業后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對于一些日常的教學資料文檔，一般在學期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學季，學校都會對各學院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學期中，學院也會根據管理規定對各學院的教學工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關的檔案管理工作進行復查。因為學校對二級教學單位的年度考核很重要的依據便是本科教學基本的原始檔案庫的建設和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關工作人員積極工作，避免檔案庫建設完善工作卻無人執行的現象。

5　結 語

教學檔案工作作為一個本科二級學院對教學管理和發展軌跡的真實記錄，是對高等學校教學水平和管理水平評價的重要指標和依據，也是高等學校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發展有很好的輔助作用，能為今后的教學工作提供借鑒。所以，要重視和發展高校二級學院教學檔案工作，嚴格執行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構筑高校二級學院教學檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應用計算機相關快捷便利的管理系統，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

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1673-0194（2016）14-0166-02

2016-06-08