醫(yī)療機構檔案管理初探

趙玉芳林長宇

醫(yī)療機構檔案管理初探

趙玉芳林長宇

隨著醫(yī)療機構的發(fā)展，我國各地各大醫(yī)院都在進行大力度的改革，醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展對傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了更高的要求。目前，醫(yī)療機構人事檔案管理存在諸多不盡如人意的地方，如新員工建檔不全面、后期資料歸檔不及時、檔案借閱管理不嚴、人事檔案資料利用率低等問題。各大醫(yī)院要極力構建完善的人事檔案管理體系，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，進而促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。本文指出了醫(yī)療機構人事檔案管理的重要性，分析了當前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的弊端，提出了創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式的有效策略。

人事檔案管理是醫(yī)療機構的基礎管理工作之一，構建規(guī)范化的檔案管理機制是有效提升醫(yī)療機構管理效率的重要手段。為確保人事檔案管理工作的機密性、完整性和準確性，醫(yī)療機構必須提高檔案管理水平，提升檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，確保人事檔案管理工作的規(guī)范化。醫(yī)院要以檔案管理為抓手構建高效的檔案管理體制，促進醫(yī)療機構的快速發(fā)展，進而推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)療機構人事檔案管理的重要意義

醫(yī)療機構的人事檔案主要是記錄行政部門及醫(yī)療部門人員的個人信息、政治面貌、工作經(jīng)歷、醫(yī)德醫(yī)風等重要信息的資料，是一種有效的憑證和依據(jù)，是醫(yī)療機構開展各項工作的參考資源。人事檔案對于醫(yī)護人員轉正、職務晉升、評定職稱等提供重要的基礎資料，是醫(yī)護人員人生經(jīng)歷、思想文化、科研能力的縮影，檔案中不但記載了其薪資情況和崗位調整，還記錄了受過的獎勵與處罰，為醫(yī)院進行人事安排提供科學而有效的依據(jù)。

人事檔案是醫(yī)療機構檔案的重要組成部分，人事檔案管理工作不容忽視，人事檔案中的資料和內容與員工息息相關，做好人事檔案管理工作有助于提升單位的管理效能，充分發(fā)揮員工的能力和價值。醫(yī)院作為重要的醫(yī)療機構，完善人事檔案管理模式有助于提高人事檔案管理的科學化水平，使人事檔案管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

當前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

管理部門和人員對人事檔案管理不夠重視。目前，我國醫(yī)療機構重視醫(yī)療工作，忽視了檔案管理工作，部分管理者對于人事檔案管理工作不夠重視，沒有認識到檔案管理對于醫(yī)院的重要性。部分醫(yī)院對于人事檔案管理的投入較少，管理效率不高。其次，部分檔案管理人員認為人事檔案管理就是抄寫一些資料，缺少技術專業(yè)技術的指導，沒有將其與醫(yī)院其他管理工作放在同等重要的位置上。

人事檔案管理方式較為落后，管理效率較低。目前，部分醫(yī)療機構的人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理層面，管理方式很落后，個別醫(yī)院檔案檢索、查閱還采用人工方式，人事檔案管理工作缺乏現(xiàn)代性和高效型，人事檔案管理效率有待提升。其次，由于部分醫(yī)療機投入不足，導致現(xiàn)存檔案管理硬件設施難以滿足工作需求。再次，醫(yī)療機構人事檔案管理人員專業(yè)素質有待提升，檔案管理人員在新建和收集檔案資料時，沒有按照醫(yī)院的有關規(guī)定執(zhí)行，對材料的審核和甄別力度不夠，難以保證歸檔材料的完整性和真實性，導致檔案內容存在爭議，檔案價值受到一定的影響。如醫(yī)院存在職工同名現(xiàn)象很普遍，由于檔案管理人員的失職導致檔案張冠李戴，檔案歸檔效率很低。

醫(yī)院員工檔案資料歸檔不及時。醫(yī)療機構人員人事檔案中的具體內容較多，包括幾大類，一是學歷相關資料，包括學歷學位證書、深造教育與函授證明或證書、工作總結報告、醫(yī)療下鄉(xiāng)、防疫工作證明等。二是專業(yè)技術資格材料，任職資格申請表、考核表、職務資格證書、執(zhí)業(yè)證書、聘任合同等。三是醫(yī)療技術成果資料，包括專題研究研究報告、學術論文、技術成果資料、代表性病歷、成功病案等。四是其它材料，包括醫(yī)院內部評價與考核材料、進修結業(yè)證明、參加會議、講座證明、獲獎證書等。但目前，由于醫(yī)療服務人員對于檔案管理不重視，導致這些材料沒有及時歸檔，檔案資料不夠齊全。

創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的有效策略

建立人事檔案管理機制，做好新建及補充檔案管理。醫(yī)療機構要結合醫(yī)院實際，建立完善的人事檔案管理機制，確保人事檔案管理朝著規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。醫(yī)院領導要加強組織和領導，設置專門檔案管理部門，吸引專業(yè)檔案管理人才。制定適合本醫(yī)院的檔案管理制度，做好制度執(zhí)行的監(jiān)督和管理，確保制度落到實處。再次，加強新員工首次建檔管理，后期個人人事資料及時歸檔，包括員工在職期間的考核、崗位調整、職位晉升、培訓記錄、獎勵與處罰等，進而保證檔案的完整性和可查性。

加強管理人員培訓，促進人事檔案管理的規(guī)范化。醫(yī)院要采用有效的方式對人事檔案管理人員進行培訓和教育，針對專業(yè)業(yè)務和崗位技能進行培訓，使檔案管理員熟練掌握檔案管理技巧。其次，檔案管理人員要明確檔案管理規(guī)定和守則。妥善保管人事檔案等機密文件，避免泄露信息。醫(yī)院部門主任以上人員可以查詢本部門員工檔案，無關人員沒有權利查詢任何檔案；任何人不得以任何理由借閱本人檔案；收回檔案時要認真核查，確定檔案沒有缺失和改動方可存檔。再次，提高人事檔案管理的安全性，使用專用柜存儲檔案，做好防火、防潮、防盜工作，檔案管理人員要保證檔案的完整性，不得進行涂改、拆散、圈劃和損壞。

做好醫(yī)療機構人事檔案的信息化管理。醫(yī)療機構要建立信息化的人事檔案管理體制，首先，醫(yī)院要加大投入，購置先進的信息化設備，保證人事檔案管理需要的硬件設施齊全。再次，提高檔案管理人員的信息化技能，熟練地操作信息化設備，提高檔案管理效率。檔案管理員負責建立員工檔案薄，記載檔案的接收、存入、使用和變動情況。要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序。其次，要制定信息化管理方案，提高檔案管理員的信息化技能，運用電子技術進行檔案整理和分類，利用電子文檔紀錄檔案信息，提高檔案檢索效率。

綜上所述，醫(yī)療機構必須加強人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，建立規(guī)范化、科學化的檔案管理機制，提高人事檔案管理的信息化水平，進而確保人事檔案管理為醫(yī)院發(fā)展提供有效的資源，挖掘檔案中的有效資源，實現(xiàn)資源共享，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：黑龍江齊齊哈爾市第一醫(yī)院）