檔案管理與知識管理的關系

李曉琨

檔案管理與知識管理的關系

李曉琨

檔案管理與現代的知識管理之間是存在著相應的聯系的，傳統的檔案管理方式能夠目前的知識管理奠定實現的基礎，而知識管理也能夠反作用于檔案管理，給予檔案管理更多的發展空間。本文將針對檔案管理與知識管理的基本內涵進行分析，從而研究二者之間的內在關系。

在企業的發展過程之中，檔案管理與知識管理工作是相輔相成、互相促進的，也是我國檔案事業之中最為基礎的工作組織成分，研究目前的檔案管理與知識管理二者之間的關系，能夠促進檔案管理與知識管理的綜合水平的提升。所以分析二者關系也能夠具有一定的現實意義。

檔案管理與知識管理的基本內涵

檔案管理在我國企業以及事業單位發展過程之中往往起著最為基礎的作用，能夠配合進行人力資源管理工作的同時，能夠有效為管理工作以及人員調動工作提供基本依據。其檔案管理的主要形式以檔案、紙質信息為主，一些企業單位也在適當使用數據庫等信息技術來完善檔案管理的形式，但是還是無法完全脫離紙質檔案的保存形式。隨著企業與社會經濟的發展，目前單一的檔案管理已經不能夠滿足企業的發展需求，想要進一步提升企業的管理工作效率，促進企業的綜合發展，就必須進行相應的轉變。

知識管理這一概念很早就被提出，但是對于概念的界定與實施行為上往往存在著爭論，我國企業在知識管理層面上起步較晚，還缺乏系統的理論體系，無法實現相對獨立實施方式。而知識管理不是僅限于人力資源管理的層面上，而是將企業的組織智力化為相應的一種資產進行記錄，也包括企業員工的有效知識等，利用對知識的管理行為，來為企業提供更大的生產潛力[2]。所以可以說知識管理就是綜合結合集體的知識能力來利用所有的知識去獲取并且創造知識，以此促進集體綜合創效。

檔案管理與知識管理的不同之處

檔案管理的基本管理形式相對于知識管理而言偏向于實體化，檔案管理的本質與核心是對于相關文件，其中包括企業文件以及人力資源信息檔案等的安全性、真實性，這樣所進行管理的方案才能夠確保其相應的應用價值。而檔案管理的配套措施往往偏向于制度化與規范化，需要一定的程序將檔案管理運轉下去。對于企業而言是必不可少的，同時也消耗一定的人力、物力與財力。

知識管理所不同的就是比起形式上的檔案管理，更偏向于顯性信息與隱性信息的有機結合，顯性內容上能夠進行管理之外，同時也更加注重文字信息背后的內部個體知識，這種內部知識我們也可以稱之為內部潛力探索，對于個體所具有的創效潛力予以相應的掌握，從而合理進行資源的有效配置，這樣才能夠實現知識的應用。

檔案管理與知識管理的相似之處

其實檔案管理的形式與知識管理的形式歸根到底都圍繞著價值、以主要提供價值服務于個體或整體發展而存在，所以二者的基本的管理目的都是為了提供價值與實現價值，管理目的相當一致，這也為二者能夠融合統一奠定基礎。無論是知識管理還是檔案管理其管理形式都可以通用，傳統形式上的紙質管理，將文件進行歸納整理等，或者利用信息技術促進檔案的數字化管理等，都可以為二者提供相對完善的管理方式。

除此之外檔案管理與知識管理的管理內容上具有一定的相似之處的，檔案管理強調信息，強調廣泛意義上的資料整理，而知識管理是基于信息整理基礎之上的，對于信息所具有的基本知識屬性上進行收集與管理的。在管理環節上二者之間的管理也大體相同，都是對于信息進行收集之后，加以整理，并且根據實際發展狀況對于信息進行有效地應用，最后進行檔案的保管。

檔案管理與知識管理之間的內在聯系

檔案管理為知識管理奠定相應的基礎。做好檔案管理能為知識管理提供相對基礎性的信息，實施上知識管理也是基于檔案管理信息上而繼續發展的。檔案管理的根本目標就是為企業等各個組織活動提供檔案信息，服務于廣大組織與個體，滿足絕大多數的經營體的發展需求與檔案需求[4]。知識管理的目的也是在為廣大用戶提供相應的知識服務以及實現知識價值等，在檔案管理工作已經完成較好的同時，知識管理能夠省去基礎性的步驟，直接使用需要的相關信息，所以檔案管理為知識管理能奠定相應的基礎，促進信息的交流與共享的同時，促進成本管理。

知識管理能夠反作用于檔案管理。因為知識管理能夠對于信息背后的隱藏信息加以重視的基礎之上進行管理，這些隱形的知識是需要不斷整理總結的，以組織的發展角度上而言，檔案的表現形式相對穩定，是已經固化了的產物知識管理是基于迅速發展的知識經濟下的產物，所以知識管理在某種程度上來看是基于檔案管理的一種創新成果，所以知識管理在發揮更大價值的同時也能夠反作用于檔案管理的發展。

知識管理與檔案管理是相輔相成的關系。傳統的檔案管理往往手段落后，偏向于淺層的信息管理，知識管理更加注重技術的實現，對于基礎信息不是能夠有效掌握，而知識管理與檔案管理的共同的有效運用，能夠在滿足知識需求的同時，實現檔案價值與管理價值，無論是淺層的利用方式還是深層的利用方式，都能夠加強其管理的價值，為企業的發展而提供經營與發展的可靠依據。

目前在對于知識管理與檔案管理的利用方面還有很大的發展空間，我們要在明確知識管理與檔案管理的基本內涵、相似之處、不同之處的基礎之上，進一步加強對于二者關系的理解與研究——檔案管理為知識管理奠定相應的基礎并且知識管理能夠反作用于檔案管理，所以二者之間其實是相輔相成、相互促進的關系，共同在提供服務的同時實現價值并且創造價值，益處促進管理行為與管理活動的開展。

（作者單位：青島市第五人民醫院）