社會化媒體發展在檔案管理中的重要性

◎張康玲

社會化媒體發展在檔案管理中的重要性

◎張康玲

移動互聯網的新時代背景下，社會化媒體顯現出與傳統媒體較大的差異性優勢，在以微博、微信、博客為象征的社會化媒體應用下，在社會各個領域產生了顛覆性的影響，給人類社會帶來了包容性、開放性、互動性的新型環境，在這個氛圍之中，我們看到社會化媒體在檔案管理中的應用與發展，需要關注社會化媒體在檔案管理中的應用現狀，剖析其涵義，促進檔案信息管理的良性持續發展。

互聯網正在以驚人的速度迅速波及社會各個領域，社會化媒體在這個技術背景下應運而生，它以其開放的、包容的特征引發了社會的劇烈變革，并在檔案信息化管理中擔當了重要的角色和作用，為了規避負面影響，需要對社會化媒體檔案管理實施有效的管理，在開放的、共享的環境中，在互聯網為基礎的社會化媒介之下，檔案管理可以扭轉原有的管理模式，由傳統的紙質介質轉變為電子介質共存的管理模式，從而，提升檔案管理效率。

社會化媒體的定義界定及其內涵

社會化媒體與傳統媒體不同，它提供了最大限度的開放性空間，可以容納最多的用戶，便于社會用戶之間的參與和溝通，在這個平臺上，信息得以交流和交換，互聯網成為了個人的媒體形式，實現了信息的口耳相傳向網絡傳遞的轉變，并且呈現出豐富多彩的文本、圖像、音視頻等內容。以微博和微信為代表的新媒體，可以最大化地實現全時空的瀏覽、信息分享和傳播，具有以下幾個基本特征：

碎片化。網絡信息環境可以提供碎片化的信息交流和共享，在社會化媒體平臺之下，人們可以利用碎片化的時間進行信息閱讀和分享，在自主地對信息進行篩選的整合過程中，可以實現信息的最大價值。

全民參與化。在社會化媒體環境下，顯現出全民參與的氛圍和環境，具有濃郁的草根性，貼近生活，可以實現信息的全面傳遞和反饋。

交互性。在社會化媒體之中，注重信息的大眾交流和傳遞，顯現出雙向傳播的特征，進而模糊社會化媒體和大眾之間的界限，促進信息的快速、雙向傳播和共享。

社交化。社會化媒體可以不受時間和空間的限制，具有開放性的特征，在這個平臺中，不僅可以增強個人形象，而且可以顯示出個人在社區中的地位和作用，其社交化特點也表現為現實社會中的社交關系以及虛擬網絡中的社交關系，它雖然沒有較大的影響力和公共關注度，然而，對于用戶而言，卻存在極大的歸屬感和社交粘性。

檔案管理的內涵及現狀

檔案管理是對檔案文件和信息進行整合性的規劃、開發和服務利用，并有較多的管理內容，諸如：檔案文件的收集和整理、檔案的修繕、檔案資料的集成與存儲等，為了提升檔案管理的效率，要對檔案管理工作進行簡化，并將檔案管理工作區分為實體管理和網絡管理方式，其中：檔案的實體管理主要是指檔案館和資料室的管理，并對其中的檔案資料進行分類、整理和編輯。檔案的網絡管理主要是線上的管理，是基于互聯網技術之下的檔案數據管理，要建立數字檔案管理庫，進行線上的檔案信息瀏覽和選擇。

現有的檔案管理工作存在一些問題，主要表現為以下幾個方面：

檔案管理的重視度不夠。企業大多將目光集聚在生產經營和效益之上，對于檔案管理的關注度不足，認為檔案管理工作就是簡單的抄寫、分類整理和保管等內容，是工作性質較為簡單的初級工作。在現代網絡信息技術融入企業之中時，社會化媒體也進入了企業的檔案管理，一些管理者還存在意識上的偏差，認為社會化媒體只是檔案管理的填充和輔助，并沒有真正改變檔案管理的工作性質，沒有較大的價值。

檔案管理專業能力欠缺。由于檔案管理工作的重視度不夠，檔案管理的專業人才也顯現出匱乏的現象，專業的檔案管理人員配備不足，檔案管理者的業務能力不夠全面，這在極大的程度上制約了社會化媒體在檔案管理中的價值發揮，不利于構建數字化檔案管理架構。

檔案管理條件不佳。檔案管理在企業之中不受重視，相關的檔案管理設施條件也較為簡陋，由于檔案管理投入較少，檔案資料出現了信息缺失的問題，同時，計算機在一些企業的檔案管理工作中，還處于簡單的操作層面，無法實現社會化媒體的功能。

檔案管理模式還有待提升。傳統的手工檔案管理方式明顯出落后的劣勢，在網絡信息時代迅速發展的背景下，檔案管理要充分發揮出潛在的價值，就需要在網絡信息技術和社會化媒體的應用下，由純粹的紙質介質向電子介質共存的模式轉變，從而提升檔案管理的數字化水平。

社會化媒體在檔案管理中的重要性及應用實踐

社會化媒體——博客在檔案管理中的應用。博客是在網絡信息時代下的產物，它具有顛覆性的意義，它的草根特性使不同階層可以自主表達自己的思想，徹底扭轉了傳統傳媒的壟斷地位，開啟了自媒體新時代，在博客的平臺上，將靜止的文檔信息轉化為了動態的圖文并茂的信息媒介，將社會知識的生產和傳播由中心化過渡到社會化階段。

博客在檔案管理中的應用，成為了傳統檔案管理的有益補充，在金字塔式的檔案管理體系之下，可以長期、完整地保存檔案資料，在博客的社會化媒體應用之下，可以更為直接而全面地對檔案信息進行采集和管理，并推動檔案信息的宣傳和教育功能的實現，使博客不僅成為檔案信息的重要而直接的來源，而且成為檔案管理的關鍵點。

社會化媒體——微博在檔案管理中的應用。微博也是一種新興的自媒體形式，它有強大的功能，可以實現用戶的自主和信息共享，在微博應用于檔案管理的過程中，可以增進檔案管理的透明化管理，在對檔案管理進行優化的過程中，增強各部門之間的良性互動。

微博平臺可以追蹤社會熱點新聞，利用其開放性、交流性的特點，為檔案管理開辟全新的、通暢的渠道，微博也為檔案的全面采集提供了條件，實現了官方微博與網民之間的互動與交流。同時，政務微博還可以通過及時的參與體驗、新穎的互動方式，增加閱讀量和參與度，使檔案信息資料具有代表性和普適性。同時，還要對微博產生的原創內容進行集中歸檔和存儲，要運用科學有效的方法，對微博原創信息進行管理和存儲，要使其具有可操作性。

社會化媒體——微信在檔案管理中的應用。社會化媒體——微信具有注冊簡便、可操作性強、信息精準的社交性能，在微信應用于檔案管理的過程中，可以為檔案管理提供良好的條件，由于微信用戶具有群體穩定、社交粘性高、成本低的特點，因而，檔案管理中微信的運用可以實現檔案信息的廣泛傳播和服務，同時，在微信公眾號的支持環境下，檔案信息管理部門也可以利用微信發布新穎有趣而個性化的檔案信息，扭轉原有檔案管理的沉悶、神秘的形象，顯示出檔案管理的新穎而個性化的服務特點，構建檔案資源的在線社交群，在檔案管理微信公眾號中通過視頻傳播檔案信息，從而增強檔案管理的互動性，提升用戶的忠誠度。

綜上所述，社會化媒體徹底扭轉了原有的信息采集、處理和存儲模式，在網絡信息技術的支撐下，傳統的檔案管理模式要加以改變，充分利用先進的微博、博客、微信等社會化媒體形式，收集檔案管理資源，在轉變檔案管理思路的前提下，建立與市場經濟相契合的檔案管理體制，構建數字化、服務型的檔案管理新模式。

（作者單位：浙江省第七地質大隊）