檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

◎衛(wèi)枋

檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

◎衛(wèi)枋

21世紀(jì)是信息技術(shù)飛速發(fā)展的年代，信息化已滲透到社會(huì)生活的各個(gè)角落。信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢，代表著先進(jìn)生產(chǎn)力。它的發(fā)展對(duì)檔案管理工作有著積極的影響，為檔案管理工作帶來了諸多便利。在已經(jīng)無法離開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息科技的今天，檔案信息化已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

所謂檔案信息化，在楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》中被定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。也可以理解為，檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型檔案管理工作模式。

檔案信息化建設(shè)的概念和內(nèi)容

檔案信息化是一個(gè)過程、一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，是指應(yīng)用信息技術(shù)、管理、開發(fā)利用檔案的過程。

檔案信息化的工作主要是以國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導(dǎo)向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

檔案信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境的不斷變化，不同時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和要求不同，但在某一時(shí)期特定的社會(huì)環(huán)境下，受制于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)條件和人文基礎(chǔ)，設(shè)定的檔案信息化目標(biāo)，確立的檔案信息化建設(shè)任務(wù)卻是現(xiàn)實(shí)的、具體的，并相對(duì)穩(wěn)定的。

檔案信息化的內(nèi)容包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)兩個(gè)方面，具體內(nèi)容包括：檔案信息資源建設(shè)、信息化基礎(chǔ)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、保障體系建設(shè)。其中保障體系建設(shè)包括法規(guī)政策、人才隊(duì)伍、安全保障等各方面的保障條件。

如何進(jìn)行檔案信息化建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用最早、最為廣泛的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是數(shù)字檔案資源建設(shè)的首要任務(wù)。對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實(shí)體信息，明確建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)形式和數(shù)據(jù)類型，可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一個(gè)目標(biāo)。信息化建設(shè)的切入點(diǎn)和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案信息的收集和檔案信息的前期處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，并把電子文件收集歸檔是檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的關(guān)鍵步驟。最后，將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴(yán)格的校對(duì)審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長度與確定的結(jié)構(gòu)長度是否符合；各種標(biāo)識(shí)符號(hào)是否有誤等。這其中可能包括對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建等內(nèi)容。數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備，如掃描儀等。網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備，常用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備有網(wǎng)卡、中繼器、網(wǎng)橋、路由器、調(diào)制解調(diào)器、網(wǎng)關(guān)等。以及Web服務(wù)器、電子郵件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)布線等設(shè)施。

要實(shí)現(xiàn)對(duì)管理各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作，必須完善信息化管理平臺(tái)——知識(shí)管理平臺(tái)、信息集成平臺(tái)、日常辦公平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、協(xié)同工作平臺(tái)、辦公流轉(zhuǎn)平臺(tái)、通信平臺(tái)。

檔案管理軟件系統(tǒng)也應(yīng)該符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，具有一定的靈活性和可擴(kuò)充性，具有較高的數(shù)據(jù)處理和檢索性能，同時(shí)還應(yīng)具有開放性和易用性、安全性和可靠性、數(shù)據(jù)的相對(duì)獨(dú)立性和可遷移性。

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)應(yīng)該遵循以下原則：符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策；符合國情并適合國家和不同地區(qū)之間的標(biāo)準(zhǔn)銜接；嚴(yán)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)；具有綜合性和可操作性；具有導(dǎo)向性。

數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，以標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、多媒體技術(shù)等主要手段，以多元化、異構(gòu)性的檔案信息資源為處理對(duì)象，通過對(duì)數(shù)字檔案資源的采集、加工和集成管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的超大規(guī)模、分布式、可擴(kuò)展的數(shù)字信息系統(tǒng)。應(yīng)該以公益性為主，以資源建設(shè)為核心，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，開放建設(shè)與利益共享，開發(fā)與引進(jìn)相結(jié)合。加強(qiáng)數(shù)字檔案館的硬件基礎(chǔ)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建。

檔案信息化保障體系建設(shè)。制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與國家、地區(qū)、行業(yè)的信息化整體規(guī)劃相銜接，應(yīng)明確需求、認(rèn)真論證、因地制宜、正確定位、明確目標(biāo)、科學(xué)分解。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，積極開展檔案信息化人才的教育培訓(xùn)工作，突出檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的重點(diǎn)。加強(qiáng)檔案信息化的社會(huì)服務(wù)體系建設(shè)，并且做好相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理工作，使檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全得到保障。

檔案信息化的意義

提高工作效率。傳統(tǒng)方式下，檔案管理信息需進(jìn)行分類、排序、裝訂等程序，然后由人工撰寫檔案管理的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并且將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。整個(gè)操作過程需要耗費(fèi)大量的勞動(dòng)和時(shí)間，而且易出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致較多檔案被得不到及時(shí)合理的整理歸檔。實(shí)施檔案管理信息化后，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次查找利用，極大的提高了檔案管理工作人員的工作效率。

能夠遠(yuǎn)程傳輸，更好實(shí)現(xiàn)資源共享。如果需要紙質(zhì)檔案，需要到檔案管理部門查找或發(fā)送傳真、郵寄等方式。而電子檔案在檔案管理部門和利用者之間通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的信息傳遞，可以更加快速便捷的傳輸，節(jié)約了大量時(shí)間、人力、物力。如今，“無紙化辦公”已得到廣泛應(yīng)用，檔案信息管理系統(tǒng)可以與辦公自動(dòng)化平臺(tái)系統(tǒng)無縫連接，使電子文件在收集、管理、歸檔和使用過程中具有一體化工作流程，實(shí)現(xiàn)文件生成、歸檔和利用的同步化。

延長檔案壽命。傳統(tǒng)式檔案管理不僅占用大量的庫房空間而且管理成本費(fèi)用較高。由于保管時(shí)間長，檔案容易損壞，紙張易發(fā)黃、易脆等，尤其是長期頻繁調(diào)用，紙張記錄的原始資料出現(xiàn)字跡模糊和破損。而紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，能夠在確保檔案信息真實(shí)性的前提下減少對(duì)存儲(chǔ)的硬件要求。檔案信息化利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段使電子文件和數(shù)字檔案等檔案信息資源轉(zhuǎn)為電子檔案，以光盤、磁盤等媒介存儲(chǔ)，受外界溫度、濕度等影響很小，從而不易發(fā)生檔案文件損壞，信息丟失等情況。

隨著信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主題，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)，高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大，利用信息網(wǎng)絡(luò)科技來實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享勢在必行。實(shí)行檔案資源管理信息化，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)科技服務(wù)于檔案管理工作以便提供更高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

（作者單位：云南建水縣委黨校）