淺談商品流通企業業務流程管理在財務管理中的重要性

文/方敏利

淺談商品流通企業業務流程管理在財務管理中的重要性

文/方敏利

現代化精細化管理需要規范的業務流程，本文闡述了商品流通企業加強業務流程管理對財務管理的重要性，以及如何制定有效的業務流程，怎么通過規范流程加強財務管理。

商品流通企業業務流程；財務管理

業務流程是為達到特定的價值目標而由不同的人分別共同完成的一系列活動。活動之間不僅有嚴格的先后順序限定，而且活動的內容、方式、責任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動在不同崗位角色之間進行轉手交接成為可能。而財務管理則是通過財務加強對企業的監督和控制，對企業的各項工作進行梳理和指導，它既是管理的一個獨立方面，又是一項綜合性很強的工作。管理依靠規則，關于事的規則主要是流程、程序，關于人的規則主要是崗位、制度。規則覆蓋我們將要做的所有事情。

一、從此可以看出加強業務流程的管理在財務管理中的重要性。從以下幾方面進行說明

（一）便于監督，防止管理漏洞

傳統的管理靠人，不但管得累，還管不住。而靠流程來管，監督到位，且只要流程合理，很難出現管理死角。因為流程的制定時考慮到了業務部門在實際業務工作中會出現的各種問題，反向思維進行堵塞，所以只要按流程操作，基本上不會造成管理漏洞，且財務管理部門通過對業務部門日常工作流程的抽查，能檢測出業務部門存在的問題。公司通過制定業務流程，督促業務部門改掉一些傳統的容易出現操作辦法，倉管部門按流程操作，監管庫存管理，降低人為因素的影響。銷售部門規范業務流程，在系統中處理各個品種的銷售數據，且細分到各個單位，便于財務與對方進行銷售收款核對，有效杜絕個人私自銷售并收款的行為。通過完善出入庫存手續，分清責任，杜絕互相推諉。及時在系統中進行收貨、退貨，數量不符及時上報，減少庫存的盤虧。通過對發票開具的流程規定，加強對發票的管理，杜絕虛開發票的行為。

（二）簡化工作流程，提高工作效率

讓復雜的事情簡單化，讓員工高效工作，讓企業員工擺脫工作繁忙且理不清頭緒的狀態，按照業務流程操作，員工能很快找到工作重點，制定工作計劃，一步一步不會繞彎路，提高工作效率，且讓所有部門的工作都緊緊圍繞業務，減少無用功。通過業務軟件系統的應用，使訂貨、收貨、退貨、發貨一體化，要求所有收發調全部在系統中體現，簡化了流程，減少人工操作，且準確性更高。

（三）流程規范，暢通了部門之間的溝通

各部門員工通過系統就能將工作流程順利的進行下去，不讓企業的業務開展受其他因素的影響而造成拖延，部門之間工作溝通也更順暢，減少因項目而產生的部門間業務糾紛，流程清楚，責任明確。

（四）環環相扣， 減少失誤， 降低損失

將企業的業務流程及管理流程細化到每一步可操作、易管控的流程，確保每一個員工的工作都符合規范，對公司業務開展有貢獻，環環相扣，讓工作高效開展，且降低工作失誤率。而且按流程操作，能避免工作上的漏洞，進一步加強臨管，降低財產損失。例如嚴格按銷售收款流程，就會減少因手續不全而造成的庫存虧損和貨款壞賬。

二、那么，制定工作流程變顯得至關重要了，要遵循以下原則

（一）重要性與緊迫性原則

重點關注對公司業務有重大影響的關鍵流程。重點關注影響公司發展，需要迫切解決的流程。

（二）價值增值原則

流程中每一個環節的活動盡可能做到最大化增值，盡量減少不必要的無效的活動。

（三）控制與效率相結合

流程設計兼顧控制與效率，在保證對關鍵業務有效控制的前提下，盡量提高度工作效率。

（四）可執行性原則

制定出的業務流程必須可執行力強，不然是無效的流程。

三、企業怎么樣從通過規范流程來加強財務管理呢？

（一）上下溝通，建立一套有效的業務流程

通過對企業業務流程的梳理工作，并將主要業務流程以標準流程圖示匯總上報，此項工作的展開，一方面令各成員對企業的業務所涉及的各項流程有進一步的了解，另一方面在梳理過程中發現不足及時調整，尤其為今后的流程標準化奠定堅實的基礎。自上而下的積極引導和自下而上的自覺響應的常態式管理模式。充分調動職工積極性，發揮員工的聰明才智。

（二）加強電子化管理，服務于業務流程

利用ERP系統，財務、業務一體化。電子化能以智能的方式處理過程，保證工作中的某項任務完成后，按預定的規則實時地把工作傳送給處理過程中的下一步，保留工作流轉過程中的操作痕跡，更重要的是保證相關數據的自動更新。解決了手工操作復雜且易錯的問題。首先，ERP軟件的應用，使企業的商品收、發、存管理精細化且大大簡化，便于財務提取數據，特別是財務、業務一體化的實行，業務處理的數據直接進行財務賬務處理，一方面實行了監控，另一方面為財務分析和決策提供了可靠的依據。

（三）重在執行

嚴格的規則還需嚴格的執行，否則制定的流程就是一句空話。財務管理部門要常規性的對各個業務部門進行檢查和監督，并進行考核，不使業務流程流于形式。另外流程還需隨著環境的變化而考慮到執行難度，不能一成不變，形同虛設，當流程不適應形式時，制定部門要適當的進行調整。

實踐證明，靠人和權力來管的企業不會長久，而靠規范業務流程來加強財務管理的企業往往能走得長遠，現代精細化的管理更需要細化各項業務流程。

（作者單位：湖南省新華書店有限責任公司岳陽縣分公司）