審核整理工作促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化

◎余宗樺唐西春

審核整理工作促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化

◎余宗樺1唐西春2

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，對(duì)干部進(jìn)行考察和了解是一個(gè)重點(diǎn)工作，這一項(xiàng)重點(diǎn)的工作往往是通過干部人事檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)的，通過對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理，可以全面、深刻的了解干部的歷史事件和生活經(jīng)歷，熟悉干部的基本誠信。但是從現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，對(duì)干部的檔案管理還存在著一定的問題，而通過審核整理通過可以促進(jìn)檔案管理的規(guī)劃化，從而不斷提高檔案管理的水平和質(zhì)量。

在很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理，主要是由人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理的，并沒有設(shè)置專門的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，一些干部人事檔案依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存方式，對(duì)檔案的管理也停留在比較落后的傳統(tǒng)手工管理模式，導(dǎo)致檔案管理的效率比較低，并且在檔案管理的過程中也出現(xiàn)了各種問題

現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題

對(duì)干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠.在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，對(duì)干部人事檔案的管理工作是一個(gè)重要的工作內(nèi)容，是了解單位干部的重要憑證和依據(jù)，在用人、以及單位的發(fā)展過程中都發(fā)揮著重要的作用。但是在實(shí)際的檔案管理過程中，相關(guān)部門以及人員并沒有認(rèn)識(shí)到干部認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，相關(guān)的人員對(duì)檔案的管理僅僅停留在將干部檔案材料裝訂成冊(cè)，認(rèn)為只要檔案材料不會(huì)丟失泄露就可以，對(duì)檔案的管理僅僅停留在保存上。這樣就導(dǎo)致檔案管理的工作都是被動(dòng)完成的，往往是需要哪方面的內(nèi)容就找到哪方面的內(nèi)容和資料，沒有充分發(fā)揮檔案的信息利用率，檔案的作用也沒有得到充分發(fā)揮。一些干部自身也沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，在填寫檔案的過程中過于隨意，導(dǎo)致很多檔案信息都是不完善或者不準(zhǔn)確的。

檔案材料不夠完善.在對(duì)檔案材料進(jìn)行管理的過程中，尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案，對(duì)干部的晉升、上崗以及職業(yè)調(diào)動(dòng)等都發(fā)揮著重要的作用。但是由于檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致在檔案管理的過程中，很多檔案材料的內(nèi)容填寫不夠規(guī)范，在內(nèi)容上也不夠完善。在干部人事檔案中，應(yīng)該包括干部的年齡、工齡、黨齡、干部身份、學(xué)歷和工作經(jīng)歷等重要的信息，但是干部在填寫這些材料的時(shí)候，往往過于隨意，很多干部在不同的材料中填寫的內(nèi)容是不一樣的。此外，近年來，很多干部人事的檔案中都出現(xiàn)了基本信息涂改甚至造假的情況，越來越多的干部檔案真實(shí)性得到人們的質(zhì)疑。在干部人事檔案的管理中，檔案的完整性是一個(gè)最基本的要求，隨著時(shí)間的推移，干部人事檔案的資料也越來越多，檔案的不完整性也成為了一個(gè)重大的問題。

審核整理工作促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化的措施

做好干部檔案的整理工作.在對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案進(jìn)行管理的過程中，干部檔案的審核整理是一個(gè)最基礎(chǔ)的工作，也是一個(gè)非常重要的工作，只有做好對(duì)干部檔案的審核整理工作，才能大大提高干部檔案的管理質(zhì)量。因此，在實(shí)際的工作過程中，在對(duì)干部人事檔案資料管理的過程中，必須要仔細(xì)的鑒別，準(zhǔn)確的對(duì)干部檔案資料進(jìn)行分類，在編排檔案資料的時(shí)候要嚴(yán)格按照一定的順序進(jìn)行，這樣才能方便在后期工作中對(duì)檔案資料的查找。在檔案資料的整理過程中，一定要做到編排的目錄要清楚，將所有的檔案資料裝訂整齊，通過細(xì)心、細(xì)致的檔案管理，實(shí)現(xiàn)所有干部的檔案都是真實(shí)有效的，并且完整性高，條理清楚，語言上要精煉。

做好干部檔案的審核工作.在實(shí)際的檔案管理工作中，很多干部的人事檔案存在著不完善的現(xiàn)象，對(duì)干部檔案管理的水平造成了一定的影響。針對(duì)這種現(xiàn)象，在對(duì)檔案材料進(jìn)行整理的時(shí)候，一樣要認(rèn)真審核，并且規(guī)范整理。所有的檔案資料都應(yīng)該按照實(shí)際的要求進(jìn)行規(guī)范化的管理。在對(duì)檔案進(jìn)行審核的時(shí)候，審核的內(nèi)容應(yīng)該主要包括干部檔案的材料是否是完整的，各種資料以及資料中的各種信息是否齊全。同時(shí)也應(yīng)該對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審核，考察檔案內(nèi)容的真實(shí)性和客觀性，當(dāng)干部在不同的材料上填寫相同的信息的時(shí)候，這些信息是否保持一致性，當(dāng)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)不一致信息的時(shí)候，審核人員應(yīng)該提示干部填寫正確和客觀的信息。在對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂和整理的時(shí)候，應(yīng)該保障所有的檔案材料在裝訂上沒有出錯(cuò)，沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤裝訂或者混裝的情況。完成檔案的整理工作之后，還需要對(duì)檔案的整理工作進(jìn)行審核，對(duì)檔案材料的內(nèi)容和信息進(jìn)行逐頁的審核，在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該及時(shí)做好記錄，登記好并及時(shí)核查，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不完善的材料的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)缺乏的材料進(jìn)行收集并補(bǔ)充。如果在審核的過程中，發(fā)現(xiàn)干部的出生年月、學(xué)歷以及參加工作的時(shí)間不一致的，人事部門應(yīng)該根據(jù)政策的規(guī)定進(jìn)行確定，只有這樣才能保障干部人事檔案材料的真實(shí)性和可靠性。在對(duì)檔案材料進(jìn)行整理、分類以及編目的時(shí)候，都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的審核，從而有效提高干部檔案管理的規(guī)范性。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，促進(jìn)檔案管理的規(guī)劃化.為了保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案管理的規(guī)范化，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行整理審核的過程中，如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)量在500卷以上，則應(yīng)該根據(jù)干部人事檔案工作的目標(biāo)管理的考核標(biāo)準(zhǔn)來開展對(duì)干部人事的檔案管理，采用目標(biāo)管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。在目標(biāo)管理的過程中，應(yīng)該在檔案管理之前就確定一個(gè)明確的檔案管理的目標(biāo)，在管理的過程中，應(yīng)該明確的朝著為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)進(jìn)行管理檔案。對(duì)于干部人事檔案數(shù)量比較少的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，也同樣應(yīng)該按照干部檔案的審核項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)以及處理辦法開展檔案管理的工作。所以的機(jī)關(guān)事業(yè)單位都應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔案管理進(jìn)行評(píng)價(jià)和總結(jié)，只有這樣，才能真正促進(jìn)檔案管理的規(guī)劃化。

在機(jī)關(guān)事業(yè)的干部檔案管理工作中，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的規(guī)范化管理，應(yīng)該對(duì)檔案資料的審核整理工作提出更高的重視，在檔案資料的整理過程中要細(xì)致和細(xì)心，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，促進(jìn)檔案管理的規(guī)劃化。

（工作單位：1. 湖北省宜昌市柑桔科學(xué)研究所；2.湖北省宜昌市夷陵東城試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)）