論財務檔案信息化管理的完善策略

張韌生

（漳州市人防指揮所管理處，福建 漳州 363000）

論財務檔案信息化管理的完善策略

張韌生

（漳州市人防指揮所管理處，福建 漳州 363000）

當今社會是信息和網絡的時代，信息和網絡已經滲透到管理的各個方面，企業的財務檔案管理也不例外。信息化管理更高效、簡單、穩定，克服了原有的煩瑣、低效等缺點。因此，財務檔案信息化管理已經成為一種必然趨勢。本文通過分析財務檔案管理信息化的特點和主要內容，提出加強財務檔案信息化管理的建議。

財務檔案；管理；信息化

1　財務檔案管理信息化的特點

當前會計電算化進程不斷加快，財務人員的日常制單、復核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務報表和賬簿也可以根據需要隨時打印輸出。越來越多的企業財務檔案管理也實施了信息化管理，使財務檔案的管理更加便利，磁性介質形式存儲取代了紙介質的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應用。財務管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業未來發展的一種必然趨勢。

2　財務檔案信息化建設的主要內容

2.1建立適合管理的財務檔案動態數據庫

財務檔案管理信息化促使財務檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學合理的數據。計算機硬件和網絡平臺建設是信息化管理的基礎，而軟件建設是信息化管理成功的關鍵。財務檔案管理軟件和信息網絡的應用，提高了系統里各類信息資源的準確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務檔案信息網絡的完善建立，既可以將各類業務文檔和文件錄入數據庫，形成數據動態存儲，保證信息完整，還可以實現聯機公共查詢、遠程服務及傳輸。總之，財務檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態管理模式，實現了向動態管理的轉變，強化了財務檔案的服務職能，大大提高了使用效率。

2.2加強財務檔案的網絡安全建設

財務檔案的信息化和網絡化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數據提取更加準確，形成了全面電子化的檔案管理。財務信息作為內部重要資源，除可對外披露的信息外，應做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務信息更要嚴格保密。加強網絡安全建設，做好信息保密與公開，才能高效地實現信息合理利用。

2.3完善財務檔案管理的輔助系統

財務檔案數據利用網絡化平臺進行采集、分析、整理和傳輸，為領導、決策者和財務人員的決策運用提供準確有效的數據支撐。由于信息量和工作量大，同時對數據的準確性要求高，因此，單單依靠相關人員的經驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進和智能的輔助決策系統來完成。決策支持系統的建立，要以管理科學、電腦科學、控制理論以及行為科學作為基礎，并輔以計算機網絡、人工智能、經濟模型等技術手段，科學合理地建立起適宜決策運用的完善系統。該系統要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進行對比分析，得出最優解決方案，進一步提升財務決策的質量和水平。

3　加強財務檔案信息化管理的建議

3.1注重實效性

財務檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務檔案信息化程度的標尺。首先，在財務檔案建立初期，就要對檔案進行科學分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態數據，進行補充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務數據要確保全面、科學，做到檔案資源共享，檔案資料管理規范。另外，財務檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設備、系統等都有很高要求，要定期對電腦設備進行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2保障網絡安全

財務檔案信息化管理有著非常顯著的特點，就是保存的財務數據量大，保密性要求高。數據的信息化也就代表著網絡化，保障網絡的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務檔案內部管理制度，加強網絡監督，制定嚴格的操作規程，防止財務檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴格保證網絡環境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質儲存設備的病毒傳播。定期對計算機設備進行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網絡環境進行病毒查殺。最后，還要定期做好財務檔案資料的備份，防止財務檔案數據永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3完善管理的各項規章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發揮網絡不受地域、時間等限制的特點，實現專業化精準查詢。

3.4提高管理人員信息化素質

高素質的財務檔案管理人員是財務檔案信息化工作的主體。財務部門要改變人員專業結構單一的現狀，不斷充實計算機和通信等專業的技術人員，以保證信息化建設的需要。加大管理人員培訓力度，分層次和分階段地結合業務要求開展培訓，提高管理人員信息化技術水平，提高其運用各項信息技術和手段的能力。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

F275

A

1673-0194（2016）14-0042-01

2016-06-08