社會保障電子檔案管理系統建設的若干研究

程艷

（眉山市人力資源社會保障信息中心，四川 眉山 620010）

社會保障電子檔案管理系統建設的若干研究

程艷

（眉山市人力資源社會保障信息中心，四川 眉山 620010）

社會保險檔案主要含有勞動者的基本信息資料和保險費用繳納明細以及待遇福利等相關的信息，它的準確性和安全性會直接影響到參保人員的切身利益，對參保人員具有十分重要的意義。因此，人社機構一直在積極對自身的檔案管理工作進行調整，并在大力推廣檔案電子化，從而實現公共服務信息化。

人社局；電子檔案管理；系統建設

隨著現在網絡技術的不斷發展，給人們的生活帶來了極大的便捷。而將檔案電子化，可以有效提升檔案管理的工作效率，從而更好地為人民進行服務。

1 建立人社電子檔案管理系統的重要性

以往使用的紙質檔案不僅書寫的字跡、格式都沒有統一的標準，缺乏一定的規范性，而且紙質的檔案，也存在容易損壞、容易丟失等弊端，對人社檔案的管理工作造成了一定的影響。而將檔案電子化，既能保證檔案的格式統一，同時還能實現異地聯網，有效提升檔案管理的工作效率。

因為社會保障是與民眾的利益切身相關的，對于社會經濟更是有著極大的推動作用。因為人社檔案都是群眾辦理社保與其他保障項目時所上交的個人相關信息而形成的，檔案數量極為龐大，而且，由于現在民眾對于社保的重視程度越來越高，民眾的參保熱情也越來越高漲，增加了人社檔案的數量，這就使得整個檔案管理系統整體極為龐大、復雜，單純使用人工的操作方式，很難完成檔案的管理工作。正是因為這一情況，檔案管理部門開始利用計算機技術進行檔案管理，這樣的管理方式既能將管理工作清晰化、規范化，而且還可以提高管理人員專業能力水平。

2 電子檔案管理建議

2.1 電子檔案管理的基本流程

人社電子檔案的管理流程一共分為三個步驟。

2.1.1 檔案收集

首先，相關工作人員要將參保人員的信息統一收集起來，并按照一定的方式對信息進行分類、整理；其次，按照電腦中對檔案編輯的號碼打印出條形碼并將其粘貼到文件上。

2.1.2 檔案整理

在完成文件的收集分類之后，檔案管理人員既要對檔案進行接收，雙方經辦人（檔案管理人員以及業務辦理人員）都要在交接文件上簽字確認，運用掃描儀、高拍儀等電子設備，將參保信息、提交資料、個人簽名等原始檔案轉化為電子檔案，再按照分類目錄保存到電子檔案管理系統中。

2.1.3 檔案保管

檔案管理室接受電子檔案之后，就要將其輸入到檔案信息資源庫。在日常的資料管理中，一方面要做好日常的維護工作，保護紙質與電子檔案不出現受損、丟失的情況；一方面要定期對所有檔案進行盤查。這樣的做法主要有兩個原因：第一，通過盤查能夠及時發現檔案是否有損壞和丟失的情況，一旦出現能夠在第一時間進行處理，對檔案進行有效的管理；第二，就是為了定期對檔案的價值進行確認，對于一些沒有價值的檔案要對其進行銷毀，同時要對檔案目錄等相關文件進行修改。

2.2 提高檔案管理人員隊伍水平

作為檔案電子化的主要推動者，檔案管理人員管理能力和綜合素養會直接影響到檔案管理的發展，因此對整體管理團隊的培養是很有必要的。①要讓檔案管理人員對本職工作又正確的認識，使員工認識到檔案管理工作的重要性，增加他們對于工作的自豪感，從而使他們能夠積極對待每天的工作；②對檔案管理人員進行計算機知識和檔案管理知識的培訓，并舉辦專業技能大比武等形式來激發工作人員學習熱情，從而切實提升職工的檔案管理能力；③要定期檔案管理人員進行綜合素養培養和心理疏導。在心理疏導方面，由于檔案管理工作的內容較為枯燥和繁瑣，長期的工作難免會讓工作人員產生一定的情緒，會對他們的工作造成一定的影響，所以檔案管理機構要對員工予以足夠的關注，一旦員工出現情緒較為低落等問題，就要及時對員工進行詢問；在綜合素養方面，因為人社檔案的性質比較特殊，每一份都有參保人員的詳細資料，因此需要極高的保密性，一旦發生信息泄露等不良情況，會對參保人員造成直接的損失。因此要加強對員工道德方面的培訓，避免檔案信息泄露事件的發生。

2.3 電子檔案的安全保護措施

電子檔案的推廣雖然為檔案的管理工作帶來了一定的便利，但是在網絡安全方面還存在一定的問題，因此檔案管理部門一定要重視電子檔案的安全問題，可以從以下幾個方面入手加強電子檔案的安全。

2.3.1 制定檔案管理制度

要使檔案的管理制度正規化、規范化，要建立相應的管理制度，檔案管理人員要嚴格按照制度進行操作，從而減少因工作人員操作不當造成電子檔案保管不善的問題發生。

2.3.2 聘請專業網絡安全技術人員

各人社機構要根據自己的實際情況聘請專業的網絡安全技術人員，對檔案管理使用的計算機的安全防御系統進行升級，并安裝相應的殺毒軟件以及防火墻，并將基礎的使用方法教授給檔案管理人員，從而有效控制非法入侵和病毒植入的機率，提升電子檔案的安全系數。

2.3.3 購買質量優良的儲存載體

電子檔案基本都會存儲在軟磁盤或光盤之上，相關單位在購買載體時要選擇質量較好、性價比較好的產品，從而延長檔案儲存的時間。

3 結語

總而言之，人社檔案電子化的推動對于社會保障工作而言具有十分重要的意義，人社機構的檔案管理部門要正確認識檔案電子化管理的重要性，加強檔案管理人員的專業能力和綜合素質，為人社工作的發展奠定良好地基礎。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.15.110

G271

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1673-0194（2016）15-0176-02

2016-05-26