電子檔案管理存在的問題及對策

劉悅捷

（濟南泉城公園管理處，濟南 250002）

電子檔案管理存在的問題及對策

劉悅捷

（濟南泉城公園管理處，濟南 250002）

隨著信息化技術的不斷發展和進步，辦公系統也逐漸朝著電子化和自動化的方向發展。電子檔案管理就是一種典型的信息化技術的產物，它的廣泛應用給傳統的檔案管理造成了巨大的挑戰。與傳統的檔案管理相比而言，電子檔案的管理效率高，使用方便、快捷，因此在企業辦公中應用電子檔案非常有必要。本文首先分析了電子檔案在檔案管理中的應用，然后分析了電子檔案應用中出現的問題，并提出了完善電子檔案管理的有效對策。

電子檔案；管理；信息化技術

1　電子檔案管理的作用

1.1電子檔案可以大大提高工作效率

針對目前的實際情況來看，在長期的社會發展過程中，各項基礎設施建設也得到了進一步的優化與完善。檔案數量的增加，使檔案管理工作面臨著更大的問題。相對于傳統檔案管理來說，電子檔案管理具有更高的效率，能夠有效地減少工作量，對于檔案管理工作效率與水平的提升，起著重要的促進作用。

1.2電子檔案便于查詢

傳統檔案管理過程中，檔案的查詢十分費力，且紙質檔案堆積如山，需要耗費大量的人力、物力。但是電子檔案則不同于紙質檔案，僅僅需要相關的索引查找便可以實現快速借閱。再加上網絡技術的出現與普及，進一步提升了電子檔案管理在企業內部的重視程度。為此，應當對電子檔案信息化進行不斷的研究、調查和總結，在已有基礎上實現管理工作的創新，并且規范操作流程、完善制度及優化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。

2　現階段電子檔案管理中存在的問題

2.1管理水平相對較低

由于電子檔案管理在我國起步較晚，導致其目前仍然處于初步發展階段，管理水平較低。再加上對檔案管理人員培訓教育的欠缺，導致其在進行軟件的選購時缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當中的現代化管理技術不能充分發揮出其自身的重要作用。

2.2安全隱患相對較高

隨著網絡與計算機技術的普及，人們可以任意地進入因特網中獲取信息與數據，這也就導致許多文件通過網絡來發布與流轉，而在實際的電子文件傳輸過程中，就常常會出現泄密問題。

2.3電子文檔的真實性易被破壞

從本質上來說，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對其進行識別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過相應的操作，來將其存貯到辦公自動化系統當中，實現了信息數據的共享。這樣一來，就會導致電子檔案很容易被復制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會導致電子檔案原本的形式特征與內容不復存在，真實性與完整性受到嚴重的影響。

2　提高電子檔案管理有效性的對策

2.1加強電子檔案信息的安全性

相關的檔案管理部門必須強化自身的安全意識，并且能夠對現代化網絡安全技術進行合理的運用，以此來提高網絡及電子檔案信息的安全性。此外，因為電子檔案信息一般都是存儲在相關的介質上，然后通過對介質的安全保管，來實現對信息的安全管理。所以說，在進行電子檔案的安全管理時，要求管理人員必須建立一個適合于光盤與磁盤等介質的保管環境，來提高信息管理的安全性。

2.2完善電子檔案信息服務體系

企業應當建立起完善的檔案數據庫，并通過對各項基礎數據的開發與利用，來實現對電子檔案信息數據的優化整合，開展企業檔案咨詢業務服務。與此同時，企業應當完善檔案信息資源體系，來對檔案信息進行良好的歸檔處理，促進數據資源的科學共享。此外，還要進一步加強對現代信息技術的應用，以此來為電子檔案的科學管理，提供最有力的技術保障。

2.3規范操作流程，完善管理制度

在電子檔案管理過程中，需要重視網絡安全性操作、管理工作人員職業道德及綜合素質等諸多問題，并且對相關工作人員進行定期培訓，加強工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點，從而在一定程度上提高管理工作效率，節約工作時間，與此同時，應該結合實際情況，進一步完善內部管理制度。

2.4加強對電子檔案管理人才的培養

相關的領導與管理部門，必須加強檔案管理工作，并通過加強對管理人員的技能培訓，來為企業的檔案管理，培養一批現代化的高素質管理人才。與此同時，還要優化對人員招聘與隊伍建設，為企業儲備更多優質的電子檔案管理人才，以此來為企業的電子檔案管理打下堅實的基礎。

2.5優化工作人員服務方法

首先，檔案管理工作人員要對內部信息有充分的了解，并且能夠挖掘、發現內部信息資源，合理地對資源進行處理加工，使之與光盤制作、電子化及多媒體等技術相融合。其次，及時儲存電子信息，奠定良好的管理工作基礎。最后，檔案管理工作人員應當秉承“為人民服務”的工作態度，為所有人員提供“微笑式”服務，當然，最重要的一點是構建先進網絡服務體系，提供電子檔案的在線咨詢服務。

3　結 語

隨著計算機技術和網絡技術的普及和發展，電子檔案在企業中的應用也越來越廣泛。企業要不斷地規范電子檔案操作流程、制度，優化電子檔案，并對管理工作進行全面的創新與完善，以此來促進電子檔案管理安全性的全面提升，并進一步提升企業的檔案管理質量。

主要參考文獻

［1］陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用［J］.露天采礦技術，2010（4）.

［2］朱建興.淺析流程管理在電子檔案管理系統中的應用［J］.辦公室業務，2016（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.131

G270.7

A

1673-0194（2016）16-0200-01

2016-07-02