醫院檔案管理應用信息化手段分析

王琳琳

（集安市榆林中心衛生院，吉林 集安 134200）

醫院檔案管理應用信息化手段分析

王琳琳

（集安市榆林中心衛生院，吉林 集安 134200）

檔案管理內容多且復雜，是醫院工作的一項重要組成部分，醫院檔案管理主要分為：病歷檔案、實物檔案、人事工資檔案及基礎建設檔案等。醫院檔案管理是一項復雜且內容龐大的工作，只有跟隨信息化的腳步，不斷地創新醫院檔案管理模式，才能使這項工作取得實效。本文從醫院檔案管理存在的問題、檔案信息化管理的內涵、具體措施、取得的效果4個方面對醫院檔案管理工作進行分析，為醫院檔案管理工作建立健全信息化管理體系提供參考，促進醫院檔案管理工作實現信息化、電子化和現代化。

醫院；檔案管理；信息化

醫院檔案管理工作是醫院日常工作的一項重要內容，直接或間接地影響著醫院的經營效率。只有把檔案管理工作做好，才能保證醫院日常工作的正常進行，才能為醫院創造最大的經營利潤。隨著現代科技的發展，電子化和信息化逐漸成為管理工作的主要模式，在醫院檔案管理工作中，要建立健全信息化檔案管理體系，才能跟上時代的步伐，并保障醫院經營工作的高效運轉。

1　醫院檔案管理工作存在的問題

醫院檔案管理工作受多個因素的影響，主要存在以下幾個方面的問題。①傳統的醫院檔案存儲方式為紙質、膠帶、磁帶和影像帶，這些媒介都不能長久地保存，會發霉、變黃、破損和受潮，給以后的查詢帶來很多麻煩，所以提高存儲質量是加強醫院檔案管理工作的關鍵。②大多數醫院檔案資料的查詢方式仍然是以人工為主，先查作者，其次查案件目錄，再查文件目錄，最后由工作人員去庫房親自將檔案袋調出，這種費時費力的工作，無疑浪費了醫院的好多資源，檔案資料的查詢工作是一項亟待解決的問題。③由于紙質版檔案的易破損、占用空間大等缺點，使得檔案資料的利用率極低，而一些處方藥的配方、藥效及副作用都需要查清楚才有指導意義，所以，工作量之大使原始資料得不到充分的利用，難免會制約醫院的發展。④檔案信息化管理缺乏有效的管理機制，大多數的醫院都成立檔案室，對檔案信息進行分類歸檔，導致了檔案管理散亂的結果。傳統的檔案管理模式跟不上現代醫療的發展，同時，醫院沒有建立統一的檔案信息化管理標準。⑤檔案管理工作者的綜合素質不高，由于大多數的工作人員并非檔案管理專業出身，加之醫院管理者不重視對檔案管理工作者的培訓，導致檔案管理工作者的整體素質不高。

2　醫院檔案信息化管理的內涵

醫院檔案具有原始記錄、及時查詢、價值保留等功效，是醫院決策者制定方針，科研工作者進行試驗的重要依據。醫院檔案信息化管理利用通訊、網絡、計算機等技術來實現現代化管理模式，以提高服務水平為目標，包括兩個方面的內容。①對檔案信息進行分類、排序、編號和保存，以便以后的查詢研究，只有將各種信息進行分門別類的歸檔整理，才能涵蓋所用數據信息，為醫院的經營管理提供全面的數據支持。②用信息流來調控檔案資料，代替紙質版，最終實現檔案管理的計算機化和信息化，并以檔案信息的有效開發和社會共享為目標。信息化是醫院檔案管理工作取得實效的關鍵，在醫院檔案管理工作中，要積極采用信息化手段。

3　醫院檔案管理應用信息化手段的具體措施

立足醫院檔案管理的實際，遵守醫院檔案管理的原則，運用信息化檔案管理手段，才能保證醫院的經營管理取得實效，在醫院檔案信息化管理模式中，可以從以下3個方面運用信息化手段。①運用信息化手段保存檔案信息，將檔案材料保存為電子版存檔分類，不僅節省了成本，而且提高了保存的質量及檔案管理的水平，滿足了醫院檔案管理的需要。②運用信息化手段管理、查詢檔案資料，傳統的醫院檔案資料查詢是根據文件名查詢，人工檢索，耗時耗力，而信息化的查詢方式是充分利用網絡和計算機等資源，因此可顯著地提高檔案資料的查詢效果。③運用信息化手段調用檔案信息，人工對醫院檔案信息進行調用，工作效率不高且耗時耗力，而利用信息化手段，網絡和計算機的運用使調用變得簡單且快速，并且提高了效率和水平。

4　醫院檔案管理應用信息化手段取得的積極效果

分析當前醫院檔案管理工作，可知，信息化手段的應用促進了醫院日常經營工作的效率，主要表現在以下3個方面。①提高了檔案的保存效果。電子檔案取代了大部分的紙質檔案，不僅節省了成本和存儲空間，而且提高了檔案的存儲質量，加強了保密效果。檔案資料可以在較長的年限里，清晰準確地被查到，滿足了醫院存檔的要求。②滿足了醫院管理和查詢的需要。信息化手段和計算機網絡的應用，使檔案管理工作變得簡單，查詢步驟變得準確快速，提高了醫院檔案管理和查詢的效率。③改善了檔案的調用狀況。傳統的人工調用檔案過程不能滿足實際的需要，信息化手段的運用提高了調用的速度和準確性，實現了高效率地調用檔案信息的目的。

5　結 語

隨著信息技術的推廣和醫療事業的進步，醫院檔案管理工作也變得異常艱巨，醫院需要改善檔案管理的模式，運用信息化手段，充分利用網絡、計算機、通訊等資源，來完成醫院的日常檔案管理工作。醫院管理者應認識到運用信息化手段來處理檔案管理工作的重要性，建立健全檔案管理體系，配備全套的電子設備，保證工作所需硬件設備的齊全。此外，醫院也應重視對檔案管理人員進行定期培訓，確保工作人員掌握最新的技術并應用在工作中，以提高工作效率。

主要參考文獻

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［2］張中平.關于醫院檔案信息化管理的研究［J］.中國醫藥指南，2012（33）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.128

R197.32

A

1673-0194（2016）16-0197-01

2016-07-02